Die Identität des bevollmächtigenden Gesellschafters muss anhand des Beglaubigungsvermerks zur notariell beurkundeten Vollmacht für den Abschluss des Gesellschaftsvertrages zweifelsfrei feststellbar sein.
Eine sich im Ausland aufhaltende Person beabsichtigte eine Gesellschaft in Deutschland zu gründen. Zu diesem Zweck bevollmächtigte der künftige Gesellschafter einen Vertreter für den Abschluss des Gesellschaftsvertrages. Die Vollmacht war zwar von der hierfür zuständigen Konsularbeamtin der Botschaft beglaubigt. Jedoch wies der Beglaubigungsvermerk lediglich den Namen des Bevollmächtigenden (also des künftigen Gesellschafters) in teils abgekürzter Form auf. Weitere Angaben zu Geburtsdatum und Wohnort des Bevollmächtigenden waren nicht vorhanden. Für die Gründung der Gesellschaft unterzeichnete der Vertreter den Gesellschaftsvertrag unter Vorlage der beglaubigten Vollmacht. Die Notarin meldete schließlich die Ersteintragung der Gesellschaft in das Handelsregister an.
Das Registergericht verweigerte die Ersteintragung mit dem Hinweis darauf, dass der Beglaubigungsvermerk der Konsularbeamtin, mit der die Unterschrift des Bevollmächtigenden unter die Vollmacht zum Abschluss des Gesellschaftsvertrages beglaubigt worden war, unzureichend sei, weil dieser nur den Namen des Erklärenden ohne weitere individualisierende Zusätze ausweise. Hiergegen erhob die Notarin Beschwerde.
Der Beschluss des OLG Bremen v. 14.12.2021 (2 W 31/21)
Die Beschwerde blieb ohne Erfolg. Das Registergericht machte die Anmeldung auf Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister zu Recht von der Vorlage eines Beglaubigungsvermerks abhängig, der eine eindeutige Identitätsprüfung erlaubt.
Denn das Registergericht hat bei Ersteintragung insbesondere zu prüfen, ob die Gesellschaft ordnungsgemäß errichtet ist, was unter anderem die Prüfung der formellen und materiellen Wirksamkeit des Gesellschaftsvertrages umfasst. Gemäß § 2 Abs. 2 GmbHG ist die Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrages durch Bevollmächtigte nur auf Grund einer notariell errichteten oder beglaubigten Vollmacht zulässig. Dies soll Zweifel und Streitigkeiten über die Legitimation der Vertreter verhindern. Die Anforderungen an die Beglaubigung ergeben sich dabei insbesondere aus dem Beurkundungsgesetz sowie aus der Dienstordnung für Notare, wobei der deutsche Konsularbeamte im Ausland hierfür zuständig ist. Demgemäß muss sich die Bezeichnung der unterzeichnenden Person aus dem Beglaubigungsvermerk selbst ergeben – eine Hinzuziehung des unterschriebenen Textes ist zur Identifizierung der Person nicht ausreichend und auch nicht zulässig.
Die in den Beglaubigungsvermerk aufzunehmenden Merkmale zur Bezeichnung des Unterzeichners sind verbindlich bestimmt: bei der Bezeichnung natürlicher Personen ist neben dem Namen das Geburtsdatum, der Wohnort und die Wohnung, ggf. auch ein abweichender Geburtsname anzugeben. Diese Regelung gilt auch für einen Konsularbeamten. Die vorgelegte Vollmacht entsprach den Anforderungen nicht – der Beglaubigungsvermerk wies kein Geburtsdatum oder den Wohnort des Erklärenden aus, sondern lediglich den Namen des Bevollmächtigten, teils in abgekürzter Form. Eine solche Beglaubigung lässt die vom Registergericht von Amts wegen zu treffende Feststellung, dass der im Gesellschaftsvertrag bezeichnete Gesellschafter, für den der Bevollmächtigte unterzeichnet hat, auch die hierzu erforderliche Vollmacht erklärt hat, nicht zu. Angesichts dessen hat das Registergericht zu Recht den Nachweis einer ordnungsgemäßen Gründung der Gesellschaft als nicht geführt angesehen, so dass die Beschwerde als unbegründet zurückzuweisen war.
Anmerkung
Die Entscheidung des OLG Bremens ist begrüßenswert. Denn eine Gesellschaft sollte durch Eintragung in das Handelsregister nicht zur Entstehung gelangen, soweit das Registergericht aufgrund der eingereichten Unterlagen berechtigte Zweifel an der ordnungsgemäßen Errichtung hat und die Eintragungsvoraussetzungen nicht erfüllt sind. Daher ist das Registergericht grundsätzlich verpflichtet, die Eintragungsvoraussetzungen im Rahmen der Gründungsprüfung vollumfänglich zu prüfen. Die Gründungsprüfung erstreckt sich auf das Vorliegen sämtlicher Eintragungsvoraussetzungen und damit insbesondere auch auf die Prüfung der formellen und materiellen Wirksamkeit des Gesellschaftsvertrages.
Hintergrund ist zum einen, spätere Zweifel und Streitigkeiten über die Legitimation des Vertreters zu verhindern. Zum anderen besteht das Wirksamkeitserfordernis für die Vollmachtserteilung auch im Interesse des Gläubigerschutzes sowie hinsichtlich eines präventiven Schutzes der Mitgesellschafter, insbesondere wegen der weitreichenden sachlichen und oft auch zeitlichen Wirkungen eines GmbH-Gesellschaftsvertrags. Formzweck von § 2 Abs. 2 GmbHG ist dabei allein die Feststellung der Identität des Vollmachtgebers. Die Identitätsfeststellung hat nach verbindlichen Anforderungen zu erfolgen und die Beteiligten sind so genau zu bezeichnen, dass Zweifel und Verwechslungen ausgeschlossen sind. Diese Anforderungen gelten auch für den Konsularbeamten, der eine notarielle Urkunde errichtet.
Um eine Gesellschaft ordnungsgemäß zu errichten und im Handelsregister eintragen zu lassen, empfiehlt es sich, den Gründungsprozess samt Erstellung und Prüfung der erforderlichen Unterlagen von Fachkundigen begleiten zu lassen – das gilt gerade auch bei Gesellschaftsgründungen, die „aus dem Ausland heraus“ erfolgen. Damit werden Rückfragen oder gar eine Zurückweisung der Eintragung seitens des Registergerichts vermieden. Das gilt auch für die künftige Neuerung im Bereich der GmbH-Gründung: Ab dem 1.8.2022 wird unter bestimmten Voraussetzungen eine Gründung mittels Videokommunikation („Online-Gründung“) gemäß dem künftigen § 2 Abs. 3 GmbHG möglich sein. Hiernach können die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrages sowie im Rahmen der Gründung der Gesellschaft gefasste Beschlüsse der Gesellschafter im Fall einer Gründung ohne Sacheinlagen auch mittels Videokommunikation gemäß den neuen §§ 16a bis 16e des Beurkundungsgesetzes erfolgen. Die nähere Ausgestaltung und die Auswirkungen, insbesondere bzgl. einer Gründung im Ausland, bleiben noch abzuwarten. Die Erteilung einer Vollmacht wird für den im Ausland befindlichen Gesellschafter jedenfalls für die Eintragung der Anmeldung zum Handelsregister weiterhin erforderlich bleiben.
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