Die an das Verzeichnis zu stellenden formellen Anforderungen folgen aus §§ 2314 Abs. 1, 260 Abs. 1 BGB. Aufgrund der dortigen Formulierung ("vorzulegen") bedarf das Verzeichnis der Schriftform[41] und muss transparent sowie übersichtlich sein.[42] Auf Grundlage der geschuldeten geordneten Zusammenstellung müssen eine Nachprüfung der Angaben sowie eine Berechnung des Nachlasswerts möglich sein.[43] An einer solchen Zusammenstellung fehlt es häufig dann, wenn mehrere notarielle Teilverzeichnisse vorgelegt werden, etwa weil der Nachlass an verschiedenen Orten belegen ist oder Erben mithilfe weiterer Verzeichnisse Angaben aus früheren Verzeichnissen ergänzen bzw. korrigieren wollen. Die Auskunftserteilung durch mehrere Teilverzeichnisse ist nur ausreichend, wenn diese in ihrer Gesamtheit die erforderliche Auskunft geben, zugleich die Übersichtlichkeit gewahrt wird und die Erklärung des Erben vorliegt, dass die Teilauskünfte in ihrer Zusammenschau den Anspruch auf Auskunft erfüllen sollen.[44]
Ferner muss sich entsprechend § 37 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BeurkG die vom Notar vorgenommene Belehrungs-, Prüfungs- und Ermittlungstätigkeit dem Verzeichnis entnehmen lassen.[45] Da der Notar also gehalten ist, seine einzelnen Arbeitsschritte in der Urkunde niederzulegen, sind nicht nur die von dem Notar ergriffenen Kontrollmaßnahmen, sondern etwa auch die Belehrung und Angaben des Erbens zu dokumentieren. Daher muss der Notar beispielsweise mit Blick auf die geschuldete Auskunft zu evtl. ausgleichungspflichtigen Schenkungen festhalten, dass er den Erben über die Bedeutung dieses Rechtsbegriffs aufgeklärt und welche Erklärungen er sodann vom Erben entgegengenommen hat. Wenn dagegen keine ausdrücklichen Angaben zu evtl. ausgleichungspflichtigen Schenkungen in dem Nachlassverzeichnis gemacht werden, ist die Auskunft unzureichend. Das gilt selbst dann, wenn das Verzeichnis die häufig anzutreffende Formel enthält, in der Erben angeben, die Auskunft sei vollständig und kein Vermögen vorhanden, das über das angegebene hinausgehe. Aus einer solchen pauschalen Negativerklärung lässt sich entgegen dem Sinn des § 2314 BGB nicht entnehmen, ob dem Erben die Bedeutung des Rechtsbegriffs der ausgleichungspflichtigen Schenkungen bekannt war und welche Erklärungen er hierzu abgegeben hat.[46] Ein Nachlassverzeichnis kann also selbst dann lückenhaft sein, wenn den Angaben des Erben zu einzelnen Vorgängen eine einleitende oder abschließende Negativauskunft voraus- bzw. nachgestellt wird, die den gesamten Bereich des fiktiven Nachlasses abdecken soll. Das gilt nur dann nicht, wenn keinerlei Zweifel darüber bestehen, welche der vom Pflichtteilsberechtigten verlangten Bezugspunkte von der pauschalen Negativerklärung umfasst sind.[47]
Ebenfalls sollte der Notar in der Urkunde die Erklärungen des auskunftspflichtigen Erben wiedergeben, und zwar, da nur sie Gegenstand der Versicherung nach § 260 Abs. 2 BGB sein können, in einem Abschnitt, der von den Ausführungen zu den vom Notar selbst vorgenommenen Tätigkeiten abgegrenzt ist.[48] Insofern ist in Erinnerung zu rufen, dass sich die Vollständigkeit einer Auskunft iSd § 2314 Abs. 1 Satz 3 BGB nicht allein danach beurteilt, ob der Notar die vorerwähnten ihn bei der Verzeichniserstellung treffenden Pflichten erfüllt hat. Maßstab ist vielmehr der Kenntnisstand sowie die Kenntnismöglichkeiten des auskunftspflichtigen Erben selbst. Denn die Erstellung und Vorlage eines notariellen Nachlassverzeichnisses betreffen lediglich die Form der Auskunftserteilung, für deren Richtigkeit sowie Vollständigkeit der Erbe entsprechend § 260 Abs. 2 BGB weiterhin die Verantwortung trägt.[49]
Wertangaben in dem Verzeichnis sind dagegen nicht zwingend,[50] aber sinnvoll, da bei plausiblen Wertangaben oftmals auf eine Wertermittlung nach § 2314 Abs. 1 Satz 2 BGB verzichtet wird und die mit einer solchen Ermittlung einhergehenden Kosten vermieden werden. Schließlich bedarf das Verzeichnis gem. §§ 37 Abs. 3, 13 Abs. 3 BeurkG der Unterschrift des Notars.[51]
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