ZAP 14/2023, beA – Anwalts Liebling? Praxistipps für den ... / I. Anleitung zum reibungslosen beA-Betrieb

Wenn es funktioniert, ist es ein Quell der Freude – wenn nicht, ist es ein Grund zum Verzweifeln oder gar für einen Anruf bei der eigenen Haftpflichtversicherung. Die Rede ist vom besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA). Man kann es fast nicht glauben, aber es wurde bereits Ende November 2016 (sic!) freigeschaltet und seit dem 1.1.2022 besteht bekanntlich die aktive Nutzungspflicht für die Anwaltschaft. Nach einigem Auf und Ab ist es zwar inzwischen halbwegs alltagstauglich, aber im Jahre 2023 wird sich die Anwaltschaft dennoch nach wie vor mit Fehlermeldungen, ungewissen Übermittlungsergebnissen und flickenteppichartiger Verbreitung bzw. Nutzung bei Gerichten und Behörden herumschlagen müssen.

Insgesamt überwiegen jedoch die Vorteile des Systems, nämlich effizienteres Arbeiten, digitale Arbeitsabläufe (Stichwort: papierlose bzw. papierarme Kanzlei), kurze Übermittlungszeiten, Einsparung von Portokosten oder auch sichere und geschützte Kommunikation mit Behörden und Anwälten.

Der möglichst reibungslose oder zumindest reibungsarme beA-Praxisbetrieb in Kanzleien setzt diverse Aspekte voraus:

• Sicherheit: Die Sicherheit der anwaltlichen Kommunikation hat oberste Priorität. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr System mit der aktuellen Software sowie einem aktuellen Betriebssystem ausgestattet ist und Sie regelmäßige Sicherheitsupdates durchführen. Verwenden Sie außerdem starke Passwörter.
• Benachrichtigungen: Nutzen Sie die Benachrichtigungsfunktion, um keine wichtigen Nachrichten zu verpassen. Sie können diese Funktion so einstellen, dass Sie eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten, wenn Sie eine neue Nachricht in Ihrem beA haben.
• Dokumentenverwaltung: Das beA ermöglicht es Ihnen, eine Nachricht inkl. Anhänge aktuell bis zu einer Größe von insgesamt 200 MB (bei max. 1.000 Dateien) zu versenden (s. https://handbuch.bea-brak.de/arbeiten-mit-ihrem-bea/nachrichten/erstellen-und-senden/anhaenge-hochladen). Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Dokumente richtig formatieren. Sie sollten das PDF-Format für Dokumente und das TIFF-Format für Bilder verwenden (vgl. § 130a ZPO, § 2 Abs. 1 ERVV i.V.m. 2. ERVB 2022).
• Datenschutz: Beachten Sie die Datenschutzvorschriften, insb. aus DSGVO und BDSG, wenn Sie personenbezogene Daten z.B. von Mandanten, Gegnern, Zeugen, Mitarbeitern etc. über das beA austauschen.
• Kommunikation mit Gerichten/Behörden: Mit dem beA können Sie Dokumente direkt an Gerichte bzw. an Behörden senden. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Behörden diese Form der Kommunikation akzeptieren. Informieren Sie sich immer vorher über die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Gegenstelle.
• Schulung: Wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeitenden neu im Umgang mit beA sind, sollten Sie überlegen, ob Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden an einer Schulung teilnehmen. Viele regionale Anwaltskammern oder auch verschiedene Drittanbieter offerieren solche Schulungen. Zudem finden sich auf dem Portal https://portal.beasupport.de diverse Video-Anleitungen sowie aktuelle Themen und Hinweise zum beA.
• Technischer Support: Wenn Sie technische Probleme mit Ihrem beA haben, zögern Sie nicht, den technischen Support unter https://portal.beasupport.de zu kontaktieren. Sie können die Problembehebung beschleunigen, indem Sie möglichst genaue Informationen über das Problem und die Fehlermeldungen bereitstellen. Es besteht die Option der „Fernwartung” auf der Portalseite.
• Back-up: Denken Sie daran, regelmäßig Back-ups Ihrer Kommunikation zu erstellen. Dazu sollten Sie die einzelnen beA-Nachrichten exportieren und auf Ihrem Kanzleirechner speichern.
• Integration mit anderen Systemen: Sie können Ihr beA in Ihre Kanzleisoftware integrieren. Dies vereinfacht die Arbeitsprozesse und verbessert die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams. Alternativ können beA-Tools von Drittanbietern genutzt werden, z.B. für die mobile Nutzung auf Smartphone und Tablet, aber auch auf Ihrem Arbeitsplatzrechner.

Hinweis:

Denken Sie daran, dass das beA ein Werkzeug ist, das Ihnen dabei hilft, Ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Je besser Sie mit dem System vertraut sind, desto mehr Vorteile können Sie daraus ziehen.

Folgende Hilfsmittel eignen sich gut als Ergänzung i.R.d. beA-Nutzung:

• Websites: Es gibt viele Online-Ressourcen, die hilfreiche Informationen und Anleitungen zum beA bieten. Eine hervorragende Anlaufstelle ist der beA-Support der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) unter https://portal.beasupport.de/. Die Website bietet umfangreiche Informationen, häufig gestellte Fragen (FAQs), Anleitungen und Videos zur Nutzung des beA.
• Apps: Neben der Webanwendung für Desktop-Computer gibt es auch mobile Apps für das beA, sowohl für Android als auch für iOS. Diese ermöglichen den Zugriff auf Ihr beA von unterwegs und bieten viele Funktionen der Webversion.
• Blogs und Foren: Einige juristische Fachmedien und Kanzleien teilen ihre Erfahrungen und Tipps im Umgang mit dem beA in Blogs oder Foren (z.B. das ZAP-begleitende „Anwaltspraxis Magazin”, abrufbar unter https://anwaltspraxis-mag...