ZAP 1/2022, Aktive Nutzungspflicht ab 1.1.2022 für das b ... / 2. Checklisten helfen

Vergleichbar mit einer Flugzeug-Crew, die vor dem Start alle Systeme überprüft, um die Sicherheit von Mannschaft und Passagieren zu gewährleisten, hilft eine Checkliste auch im ERV, Fehler zu vermeiden. Erstellen Sie Ihre eigenen Checklisten, damit Sie im "worst case" nachweisen können, dass es Regeln gibt, um Fehler zu verhindern.

a) Technische Eigenschaften der Dokumente

Nach Ziffer 6. der ERVB 2022 (BAnz AT 26.11.2021 B2) der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 22.11.2021 sind ab 1.1.2022 bis mind. 31.12.2022 folgende Vorgaben zu beachten:

1. druckbar,
2. die Länge von Dateinamen beträgt max. 90 Zeichen einschl. der Dateiendungen und

3. Dateinamen enthalten nur:

   • alle Buchstaben des deutschen Alphabetes einschl. der Umlaute ä, ö, ü und ß,
   • alle Ziffern und
   • die Zeichen Unterstrich und Minus,
   • Punkte, wenn sie den Dateinamen von Dateiendungen trennen und
   • eine logische Nummerierung, wenn mehrere Dateien übermittelt werden.

Hinweis:

Aktuell verhindert das beA ein Hochladen von Dateien, wenn die geltenden Voraussetzungen nicht beachtet werden. Ob die derzeit nicht zulässigen Leerzeichen wieder erlaubt sind (da sie in der ERVB 2022 nicht erwähnt werden), wird sich zeigen.

b) Arbeitsabläufe festlegen

• Wer erstellt die Dokumente?
• Wo und wie werden diese in welchem Format abgespeichert? (Tipp: Speichern Sie im Word-Format, damit Änderungen schnell durchgeführt werden können). Speichern Sie zusätzlich als PDF/A die Dokumente, die über beA versandt werden. Nutzer ohne Kanzleisoftware können z.B. mit Ordnern "beA-Eingang" (für alle Eingänge), "beA-Ausgang" (für alle zu versendenden Dokumente) und "beA-Gesendet" (für alle gesendeten Dokumente) arbeiten, um den Überblick zu behalten.
• Wer lädt die Dokumente (Schriftsatz und Anlagen) ins beA?
• Wann und wie werden die Dokumente signiert? (intern/extern), nur durch die Rechtsanwält:in oder die Vertretung (Anlagen müssen nicht signiert werden).
• Wie ist der Workflow bei der Abgabe von eEB?
• Wer kontrolliert die Vollständigkeit/ordnungsgemäße Signatur?
• Wer versendet die Dokumente?
• Wer kontrolliert den erfolgreichen Versand? vgl. (https://bea-abc.de/blog/aus-dem-workshop-anwaltspostfach-bea-fettnaepfchen-folge-3-bgh-kontrolle-der-eingangsbestaetigung/ )
• Wer exportiert die empfangenen und gesendeten Nachrichten?
• Nach welchen Regeln (Löschfristen § 27 RAVPV, Wiederauffindbarkeit, Aufbewahrungsfristen) wird exportiert?
• Die Rechtsprechung fordert eine stichprobenartige Überprüfung durch die Anwält:in.