Last-Minute-Leitfaden beA / II. Kontrolle des Posteingangs

Rz. 239

Es bietet sich an, feste Zeiten sowie konkrete Personen für die Prüfung des beA auf Posteingänge festzulegen. Wie häufig die Posteingangskontrolle erfolgt, dürfte von der Größe und Struktur der Kanzlei sowie der Frage abhängig sein, ob der Anwalt forensisch tätig ist und sich das beA bereits im Vollbetrieb befindet. Nach unserer Auffassung bietet sich eine Prüfung des beA 2x täglich (z.B. gegen 11:00 Uhr vormittags und 15:00 Uhr nachmittags) an. Die Einführung eines Kontrollzettels, der vom jeweiligen Mitarbeiter abgezeichnet wird, kann sinnvoll sein.

Rz. 240

Post kann auf vielfältige Weise die Kanzlei erreichen. Z.B. via:

• Postfach bei der Post,
• Brief- und Paketpost per Briefträger und Paketdiensten,
• Gerichtspostfach,
• Fax,
• übliche E-Mail-Konten wie z.B. Outlook,
• Kurieren oder Kurierdiensten,
• Boten (z.B. bei Zustellung von Anwalt zu Anwalt),
• Gerichtsvollzieher,
• Haus-Briefkasten,
• und eben nunmehr zusätzlich via beA.

Rz. 241

Auch für die bisherigen "Briefkästen" sollte schon heute eine klare Regelung mit Zuweisungen von Zuständigkeiten getroffen sein. Besonders wichtig wird die Frage der Rechtevergabe, wenn die Posteingangsbearbeitung an das Fristennotieren gekoppelt ist.

In der Anfangszeit wird es sicher einige Kanzleien geben, die sämtliche Posteingänge aus dem beA ausdrucken. Hier kann sich dann die Postbearbeitung wie bisher anschließen.

Rz. 242

Soll mit DMS oder E-Akte gearbeitet werden, ist es wichtig, den E-Workflow konkret zu definieren, damit keine Fristen untergehen.

Rz. 243

Das beA-System "merkt sich", welcher Nutzer auf eine Nachricht zugegriffen hat und darin bestimmte Änderungen vorgenommen hat. Sobald eine Anmeldung im System mit der beA-Karte des Anwalts erfolgt, wird im System auch der Anwalt als Nutzer erfasst. Daher sollte es selbstverständlich sein, dass Mitarbeiter bei der Posteingangsbearbeitung ausschließlich ihre beA-Karte Mitarbeiter bzw. das Softwarezertifikat nutzen.