Der Mieter muss gegen Ende des Abrechnungszeitraums nicht jederzeit damit rechnen, dass bei ihm abgelesen wird und sich deshalb nicht ständig hierzu bereithalten. Der Gebäudeeigentümer oder das von ihm beauftragte Abrechnungsunternehmen muss dem Nutzer den Ablesetermin rechtzeitig schriftlich mitteilen. Nach den von der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung entwickelten Richtlinien (Fassung Dezember 2002) soll der Ablesetermin den Nutzern mindestens 10 Tage im Voraus angekündigt werden. Sie sollen entweder einzeln oder durch Aushang an gut sichtbarer Stelle darüber informiert werden.[1]
In der Ankündigung muss der Vermieter den Ablesetag mit Zeitraumangabe, den Hinweis auf die Kontrollmöglichkeiten der Ableseergebnisse sowie Namen, Anschrift und Telefonnummer der Ablesefirma bekannt geben. Sind Nutzeinheiten beim ersten Ablesetermin nicht zugänglich und wurde kein individueller Termin vereinbart, wird im Abstand von mindestens 10 Tagen der Termin für eine Zweitablesung bestimmt, der auch den Zeitraum nach 17:00 Uhr berücksichtigt. Außerdem muss der Nutzer den Hinweis erhalten, dass – falls erneut keine Ablesung stattfindet – sein Verbrauch geschätzt wird. Die Schätzung[2] hat gemäß § 9a Abs. 1 HeizKV zu erfolgen.[3] Die Besichtigung muss den Mietern rechtzeitig angekündigt werden. Dafür sind alle Kommunikationswege möglich, also ein Telefonat, eine E-Mail, ein Brief oder für den Ablesetermin auch ein Hausaushang an der Hauseingangstür, im Hausaushangkasten oder am Aufzug. Es muss aber darauf geachtet werden, dass der Aushang so platziert wird, dass alle Hausbewohner von ihm Kenntnis nehmen können.
So hat das LG Freiburg[4] entschieden, dass für einen im Vorderhaus wohnenden Mieter eine an der Zwischentür zum Hinterhof angebrachte Ankündigung nicht ausreicht, da keine Verpflichtung besteht, in Erwartung einer jährlich anstehenden Ablesung auch diesen nicht zu ihrer Wohnung führenden Bereich regelmäßig daraufhin zu überprüfen, ob dort ein Termin angekündigt ist. Dies gelte auch dann, wenn dort der Zugang zum Keller ist, da dieser, anders als der Zugang zur Wohnung oder zum Briefkasten, nicht regelmäßig genutzt werde. Insbesondere begründe das Unterlassen einer solchen Überprüfung keine eine Kündigung rechtfertigende Zugangsvereitelung. Ebenfalls genügt es nach diesem Beschluss nicht, wenn der Vermieter oder das beauftragte Unternehmen dem Mieter eine Nachricht mit der Bitte um einen Anruf zur Vereinbarung eines Termins hinterlässt. Denn es bestehe keine mietvertragliche Verpflichtung, eigeninitiativ einen Termin mit einem von der Klägerin beauftragten Unternehmen zu vereinbaren.
Der Nutzer ist gemäß § 4 Abs. 2 HeizKV verpflichtet, das Ablesen der Messgeräte durch die Ablesefirma zu dulden. Der Mieter verletzt seine Duldungspflicht erst dann, wenn er rechtzeitig über den Ablesetermin informiert wurde und schuldhaft 2 Ablesetermine nicht wahrgenommen hat. Das LG München I[5] hält die Durchführung von 2 Ableseterminen – ohne Kostenpflichtigkeit der Zweitablesung – für notwendig und angemessen. Hält der Mieter grundlos auch den zweiten Termin zur Ablesung nicht ein, kann der Vermieter seinen Zutrittsanspruch im Wege der Klage oder durch eine einstweilige Verfügung erzwingen.[6] Möglicherweise ist der Mieter dem Vermieter sogar zum Schadensersatz verpflichtet, wenn der Vermieter durch Verschulden des Mieters eine ordnungsgemäße Abrechnung nicht aufstellen und deshalb Nachforderungsansprüche gegenüber anderen Mietern nicht geltend machen kann.[7]
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