Martina Westner

Die Intention der Heizkostenabrechnung besteht darin, demjenigen, der Wärme und Warmwasser in Anspruch nimmt, eine verbrauchsabhängige Abrechnung zu erstellen. Dies setzt das Funktionieren, den einwandfreien Betrieb sowie eine ordnungsgemäße Ablesung der Geräte voraus. Fehlt es daran, kann unter bestimmten Umständen ein Ersatzverfahren angewendet werden (§ 9a HeizKV) oder bei Nutzerwechsel eine andere Kostenaufteilung erfolgen (§ 9b HeizKV).

3.1 Kostenverteilung in Sonderfällen (§ 9a HeizKV)

Lässt sich der Wärme- oder Warmwasserverbrauch von Nutzern für einen Abrechnungszeitraum wegen Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfassen, regelt § 9a HeizKV die weitere Vorgehensweise. Anstelle der Verbrauchserfassung ist eine Verbrauchsermittlung durchzuführen. Der so ermittelte Verbrauch wird dann der Kostenverteilung und somit auch der Abrechnung zugrunde gelegt.

 
Achtung

Nur Ermittlung des Verbrauchs

Das Ersatzverfahren bezieht sich nur auf die Ermittlung des Verbrauchs, die Verteilung des Grundkostenanteils ist davon nicht betroffen.

3.1.1 Geräteausfall

Die Anwendung des Ersatzverfahrens setzt voraus, dass für einen Abrechnungszeitraum die Erfassung durch Geräte nicht möglich war. Ein Geräteausfall kann aber nur dann vorliegen, wenn Geräte auch vorhanden sind. Voraussetzung ist daher, dass überhaupt Erfassungs- oder Messgeräte in den Räumen installiert werden müssen (Ausstattungspflicht, § 5 HeizKV), auch tatsächlich installiert sind und keine Ausnahme vorliegt, zum Beispiel nach § 11 HeizKV. Besteht nämlich eine Ausnahme vom Anwendungsbereich der Heizkostenverordnung oder von der Ausstattungspflicht[1], kann das Ersatzverfahren nach § 9a HeizKV nicht angewendet werden.

Beispiele, wann ein Geräteausfall angenommen werden kann:

  • Batterie oder Ampulle wurde nicht gewechselt,
  • Messampulle ist zerstört,
  • Fremdkörper in Erfassungsgerät behindert Funktionstüchtigkeit,
  • Stillstand von Zählern.
 
Achtung

§ 9a HeizKV gilt nicht bei fehlenden Geräten

Fehlen Erfassungsgeräte, obwohl eine Ausstattungspflicht besteht, findet § 9a HeizKV keine Anwendung! In diesen Fällen ist als Verteilerschlüssel auf die Wohnfläche zurückzugreifen mit der Folge, dass dem Mieter ein Kürzungsrecht nach § 12 HeizKV zusteht.[2]

3.1.2 Andere zwingende Gründe

Neben dem Geräteausfall können andere Gründe vorliegen, die einem Geräteausfall gleichzusetzen sind, das heißt, dass eine Nachholung der Verbrauchserfassung objektiv unmöglich ist. Beispiele dafür sind diese Fälle:

  • Nutzer verweigert Mitarbeitern von Servicefirmen Zutritt zu den Räumen,
  • Nutzer reagiert nicht auf Terminvorschläge,
  • Ablesung erfolgte nicht, da sie vergessen wurde,
  • es wurde zwar abgelesen, aber die Zuordnung der Erfassungswerte bzw. -geräte wurde vertauscht,
  • es wurde zwar korrekt abgelesen, die Unterlagen sind aber abhanden gekommen, ohne dass sie wiederbeschafft werden können (zum Beispiel durch Wasserschaden, Brand, Diebstahl).
 
Achtung

Fehlende Erfassungsgeräte

Kommt ein Vermieter seiner Verpflichtung zur Anbringung von Erfassungsgeräten nicht (rechtzeitig) nach, kann er sich nicht auf das Ersatzverfahren nach § 9a HeizKV berufen. Es liegt dann kein zwingender Grund im Sinne der Vorschrift vor. Vielmehr muss er als Verteilerschlüssel auf die Wohnfläche zurückgreifen und eine Kürzung nach § 12 HeizKV[1] in Kauf nehmen.[2]

Vermeidbare Hindernisse oder das Unvermögen des Gebäudeeigentümers scheiden aus, da sie nicht zwingend sind. So wurde die unterlassene Reparatur eines Geräts nicht als zwingender Grund für die Anwendung des Ersatzverfahrens angesehen.[3] Infrage kommen lediglich solche Gründe, die nach objektiven Gesichtspunkten dem Geräteausfall gleichzusetzen sind. Darüber hinaus darf eine Nachholung der Verbrauchserfassung, das heißt eine zeitnahe Ablesung, objektiv nicht möglich sein.[4]

In der Praxis schwierig zu handhaben sind die Fälle, in denen ein Mieter der Messdienstfirma, die die Ampullen austauschen soll, wiederholt, das heißt über mehrere Abrechnungszeiträume hinweg, die Tür nicht öffnet. Auch wenn Heizkörper durch Einbaumöbel verstellt sind, sodass sich die Heizkörper nicht erreichen lassen, liegt ein zwingender Grund im Sinne des § 9a HeizKV aus Sicht des Vermieters vor. Was jedoch bei dauerhafter Unmöglichkeit der Verbrauchserfassung passieren soll, ist strittig. Zum Teil wird vertreten, das eine Dauerschätzung erfolgen kann.[5] Nach anderer Auffassung dürfen Ersatzverfahren jedoch nicht mehrmals, das heißt mehrere Abrechnungszeiträume hintereinander, angewendet werden.[6]

Als Lösung für solche Fälle, in denen die Verbrauchserfassung dauerhaft unmöglich ist, kann auch auf § 11 Abs. 1 Nr. 1b HeizKV verwiesen werden. Danach liegt unter anderem eine Ausnahme für die Verpflichtung zur Verbrauchserfassung von Räumen vor, wenn die Erfassung des Wärmeverbrauchs nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten möglich ist. So kann zum Beispiel bei verbauten Heizkörpern der Kostenaufwand für das Freilegen unverhältnismäßig hoch ...

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