Erhaltungsmaßnahmen durchführen - Leitfaden für Verwalter

Kurzbeschreibung

Der Verwalter hat sämtliche für die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu erkennen, zu initiieren und durchzuführen. Dieser Leitfaden gibt Schritt-für-Schritt-Hinweise für Verwalter.

Vorbemerkung

Nach der Bestimmung des § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG hat der Verwalter eigenständig sämtliche Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Pflichten der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer führen. Inwieweit der Verwalter insoweit eigenständig Erhaltungsmaßnahmen für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer in Auftrag geben darf, hängt maßgeblich von der Größe der jeweils verwalteten Gemeinschaft ab. So reichen die gesetzlichen Befugnisse in größeren Gemeinschaften weiter als in kleineren. Zweifellos aber ist der Verwalter auf Grundlage des § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG unabhängig von der Größe der verwalteten Gemeinschaft verpflichtet, das Gemeinschaftseigentum auf etwaigen Erhaltungsbedarf zu überprüfen und die für die Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen.

Gemäß § 27 Abs. 2 WEG können die Wohnungseigentümer die Befugnisse des Verwalters durch Beschluss erweitern oder beschränken. Insoweit können dem Verwalter durch entsprechenden Beschluss etwa bis zu einer bestimmten jährlichen Höchstgrenze eigenständige Befugnisse eingeräumt werden. Entsprechende Regelungen können bereits im Verwaltervertrag enthalten sein, wenn den Wohnungseigentümern der Verwaltervertrag vor Beschlussfassung bekannt gemacht wurde und im Beschluss über den Verwaltervertrag nochmals ausdrücklich auf die entsprechenden Konkretisierungen Bezug genommen wird.

Im Übrigen bedürfen größere Maßnahmen der Erhaltung des Gemeinschaftseigentums der Beschlussfassung der Wohnungseigentümer. Von ganz erheblicher Bedeutung ist dabei, dass der Verwalter im Vorfeld entsprechender Beschlussfassung Vergleichsangebote einzuholen hat.

Leitfaden

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□	Zuständigkeit geprüft? Zunächst hat der Verwalter zu prüfen, ob es sich bei den instand zu erhaltenden Bereichen um solche des gemeinschaftlichen Eigentums handelt. Sind Erhaltungsmaßnahmen im Bereich des Sondereigentums erforderlich, sind diese vom jeweiligen Wohnungseigentümer zu veranlassen und nicht vom Verwalter. Entsprechendes gilt, wenn die Erhaltung bestimmter Bereiche des Gemeinschaftseigentums durch Vereinbarung den Wohnungseigentümern übertragen ist. Dies ist häufig bezüglich der Außenfenster und Eingangstüren der Fall. Allerdings bedarf es hierfür einer ausdrücklichen und eindeutigen Regelung in der Gemeinschaftsordnung oder anderweitigen Vereinbarung.[1]
□	Budgetierung durch Beschluss oder im Verwaltervertrag? § 27 Abs. 2 WEG verleiht den Wohnungseigentümern die Ermächtigung, dem Verwalter durch Beschluss weitere, über seine gesetzlichen Rechte hinausgehenden Befugnisse einzuräumen. Insoweit entspricht es ordnungsmäßiger Verwaltung, dem Verwalter durch Beschluss ein Budget einzuräumen, das es ihm erlaubt, erforderliche Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung auch ohne vorherige Beschlussfassung der Wohnungseigentümer durchführen zu können. Wichtig ist hierbei, dass das Budget gedeckelt ist, dem Verwalter also keine "Narrenfreiheit" eingeräumt ist. Stets muss ein jährlicher Höchstbetrag geregelt sein. Welcher Betrag hier noch ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht, hängt insbesondere von der Größe der Eigentümergemeinschaft ab. Im Regelfall sollte das Budget jedenfalls einen Betrag von insgesamt 5.000 EUR nicht überschreiten. Ist die Ermächtigung bereits im Verwaltervertrag geregelt, sollte im Rahmen der Beschlussfassung über den Verwaltervertrag nochmals ausdrücklich Bezug auf die entsprechende Ermächtigung genommen werden. Siehe hierzu: Erhaltungsmaßnahme: Verwalterbudget für eigenständige Vornahme (Beschluss)
□	Sonderfachmann erforderlich? Stets muss der Umfang des Erhaltungsbedarfs geklärt sein. Insbesondere bei größeren Erhaltungsmaßnahmen mit Bezug auf Dach und Fach der Wohnanlage hat der Verwalter zu prüfen, ob die Beauftragung eines Sonderfachmanns zur Klärung des Instandsetzungsbedarfs erforderlich ist und auch um die Durchführung der Erhaltungsmaßnahme zu begleiten. Ist die Hinzuziehung eines Sonderfachmanns erforderlich, hat der Verwalter für eine entsprechende Beschlussfassung zu sorgen. Bereits in diesem Stadium ist es erforderlich, Vergleichsangebote bezüglich des Sonderfachmanns einzuholen, da sich das Honorar nach § 7 Abs. 1 Satz 1 HOAI nach der Vereinbarung richtet, die die Vertragsparteien treffen und die Honorare insoweit differieren können. Allerdings wird auch vertreten, dass es entsprechender Vergleichsangebote dann nicht bedarf, wenn insoweit eine Kostengrenze von 3.000 EUR nicht überschritten wird.[2] Auch hier sollte der Verwalter aber sichergehen und Vergleichsangebote einholen. Siehe hierzu: Erhaltungsmaßnahme: Verwalterbudget für Sachverständigenbeauftragung (Beschluss)
□	Vergleichsangebote eingeholt? Ist der Umfang...