Erhaltungsmaßnahmen durchführen - Leitfaden für Verwalter / Leitfaden

Zuständigkeit geprüft?

Zunächst hat der Verwalter zu prüfen, ob es sich bei den instand zu erhaltenden Bereichen um solche des gemeinschaftlichen Eigentums handelt. Sind Erhaltungsmaßnahmen im Bereich des Sondereigentums erforderlich, sind diese vom jeweiligen Wohnungseigentümer zu veranlassen und nicht vom Verwalter.

Entsprechendes gilt, wenn die Erhaltung bestimmter Bereiche des Gemeinschaftseigentums durch Vereinbarung den Wohnungseigentümern übertragen ist. Dies ist häufig bezüglich der Außenfenster und Eingangstüren der Fall. Allerdings bedarf es hierfür einer ausdrücklichen und eindeutigen Regelung in der Gemeinschaftsordnung oder anderweitigen Vereinbarung.^[1]

Budgetierung durch Beschluss oder im Verwaltervertrag?

§ 27 Abs. 2 WEG verleiht den Wohnungseigentümern die Ermächtigung, dem Verwalter durch Beschluss weitere, über seine gesetzlichen Rechte hinausgehenden Befugnisse einzuräumen. Insoweit entspricht es ordnungsmäßiger Verwaltung, dem Verwalter durch Beschluss ein Budget einzuräumen, das es ihm erlaubt, erforderliche Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung auch ohne vorherige Beschlussfassung der Wohnungseigentümer durchführen zu können. Wichtig ist hierbei, dass das Budget gedeckelt ist, dem Verwalter also keine "Narrenfreiheit" eingeräumt ist. Stets muss ein jährlicher Höchstbetrag geregelt sein. Welcher Betrag hier noch ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht, hängt insbesondere von der Größe der Eigentümergemeinschaft ab. Im Regelfall sollte das Budget jedenfalls einen Betrag von insgesamt 5.000 EUR nicht überschreiten.

Ist die Ermächtigung bereits im Verwaltervertrag geregelt, sollte im Rahmen der Beschlussfassung über den Verwaltervertrag nochmals ausdrücklich Bezug auf die entsprechende Ermächtigung genommen werden.

Siehe hierzu: Erhaltungsmaßnahme: Verwalterbudget für eigenständige Vornahme (Beschluss)

Sonderfachmann erforderlich?

Stets muss der Umfang des Erhaltungsbedarfs geklärt sein. Insbesondere bei größeren Erhaltungsmaßnahmen mit Bezug auf Dach und Fach der Wohnanlage hat der Verwalter zu prüfen, ob die Beauftragung eines Sonderfachmanns zur Klärung des Instandsetzungsbedarfs erforderlich ist und auch um die Durchführung der Erhaltungsmaßnahme zu begleiten.

Ist die Hinzuziehung eines Sonderfachmanns erforderlich, hat der Verwalter für eine entsprechende Beschlussfassung zu sorgen. Bereits in diesem Stadium ist es erforderlich, Vergleichsangebote bezüglich des Sonderfachmanns einzuholen, da sich das Honorar nach § 7 Abs. 1 Satz 1 HOAI nach der Vereinbarung richtet, die die Vertragsparteien treffen und die Honorare insoweit differieren können. Allerdings wird auch vertreten, dass es entsprechender Vergleichsangebote dann nicht bedarf, wenn insoweit eine Kostengrenze von 3.000 EUR nicht überschritten wird.^[2] Auch hier sollte der Verwalter aber sichergehen und Vergleichsangebote einholen.

Siehe hierzu: Erhaltungsmaßnahme: Verwalterbudget für Sachverständigenbeauftragung (Beschluss)

Vergleichsangebote eingeholt?

Ist der Umfang der Erhaltungsmaßnahme geklärt, hat der Verwalter Vergleichsangebote geeigneter Fachunternehmen einzuholen. Dies gilt jedenfalls dann, wenn die Maßnahme Kosten in Höhe von 3.000 EUR^[3] bis 5.000 EUR^[4] überschreitet. Grundsätzlich sind insoweit mindestens 3 Angebote einzuholen. Nun ist es in Zeiten der Hochkonjunktur nicht immer möglich, 3 Angebote einholen zu können, weil die Fachunternehmen ausgelastet und nicht bereit sind, Angebote überhaupt abzugeben. Allerdings hat der Verwalter die Unternehmen zumindest um Angebotsabgabe zu bitten – und dies beweisbar für den Fall einer Anfechtungsklage, die sich gerade auf das Argument fehlender Vergleichsangebote stützt. Vorsichtshalber sollte der Verwalter stets auch mehr als 3 Unternehmen zwecks Angebotsabgabe kontaktieren, so dies im Einzelfall möglich ist.

Finanzierung geklärt?

Der Beschluss über die Durchführung einer Erhaltungsmaßnahme entspricht stets nur dann ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn die Finanzierung gesichert ist. Je nach Umfang der Erhaltungsmaßnahme kann diese

• aus den laufenden Hausgeldern,
• durch Rücklagenentnahme oder
• durch Erhebung einer Sonderumlage erfolgen.

Sind Fördermittel zu berücksichtigen?

Der Verwalter selbst ist kein Fördermittelberater und sollte bereits auch aus Haftungsgründen selbst eine Fördermittelberatung nicht erbringen. Wohl aber kann sich die Beschlussfassung über eine Fördermittelberatung anbieten. Dies gilt insbesondere mit Blick auf energetische Erhaltungsmaßnahmen.

Beschlussfassung vorbereitet und durchgeführt?

Die zu beschließende Erhaltungsmaßnahme ist selbstverständlich im Ladungsschreiben anzukündigen. Hier sind den Wohnungseigentümern auch die Angebote der Fachunternehmen zu übersenden. Bei umfangreichen Angeboten ist ein Preisspiegel zu erstellen, mit dem Ladungsschreiben zu versenden und den Wohnungseigentümern anzubieten, die Angebote während der üblichen Bürozeiten einsehen zu können.

Insbesondere bei umfangreichen Instandse...