§ 2 Kanzleiorganisation / d) Arbeitsanweisung Posteingang bei "versteckten" Fristen

Rz. 83

Ein besonderes Augenmerk muss auf "versteckte Fristen" gerichtet sein. Akten mit "versteckten Fristen" müssen einer täglichen Kontrolle unterliegen.

Beispiel für eine "versteckte Frist"

In einem zivilrechtlichen Verfahren vertreten Sie den Beklagten. Im Anschluss an die mündliche Verhandlung erlässt der Richter/die Richterin den nachfolgenden Beschluss, der dem Beklagten und Ihnen in den folgenden Tagen zugestellt wird:

1.	Dem Kläger wird eine Frist zur Erwiderung des Schriftsatzes des Beklagten vom … (Datum) innerhalb von drei Wochen gesetzt.
2.	Dem Beklagten wird eine Frist zur Stellungnahme auf den zu erwartenden Schriftsatz des Klägers innerhalb von weiteren drei Wochen gesetzt.

Für den Kläger in dem Verfahren ist es unproblematisch, die ihm gesetzte Frist zu ermitteln und zu berechnen. Für den Beklagten (in Ihrem Fall) kann keine zutreffende Frist ermittelt werden, da Sie zum einen nicht wissen, wann dem Kläger der Beschluss zugestellt wurde und sie zum anderen demzufolge nicht wissen können, wann die Stellungnahme des gegnerischen RA zugestellt werden wird.

Rz. 84

Zunächst können Sie tagtäglich eine Sonderwiedervorlagen-Frist für diese Akte notieren. So ist gewährleistet, dass Ihnen die Akte täglich zur Kontrolle und Prüfung vorliegt.

Es ist zu empfehlen, auf die versteckte Frist hinzuweisen. Dies sollte nicht mit einem kleinen Klebezettel oder kurzen Satz erfolgen. Vielmehr ist zu empfehlen, für den Fristen-Vermerk einen DIN-A4-Bogen zu verwenden. Dieser ist fest an die Akte anzubringen. Ggf. klammern Sie ihn an der Akte fest, um zu verhindern, dass sich der Zettel von der Akte löst.

Die Akte darf nicht in den Schrank gehängt werden, sondern muss sich an einem festen Platz befinden. Sie darf nicht mit anderen Akten "zugestapelt" werden. Sie sollte sich am Arbeitsplatz der Fristensachbearbeiterin befinden. Sobald der RA die Akte zwecks Bearbeitung benötigt, muss eine Arbeitsanweisung regeln, dass diese Akte wieder an ihren Ursprungsort (der Arbeitsplatz der Sachbearbeiterin) zurückgelegt wird, sowie dass die Fristensachbearbeiterin schriftlich über die Wegnahme der Akte zwecks Bearbeitung zu informieren ist.

Da "versteckte Fristen" in Kanzleien nicht unüblich sind, sollte eigens für diese Akten ein besonderes Fach oder Ablageort eingerichtet werden. In einer Arbeitsanweisung kann festgehalten werden, dass dieses Fach täglich zu prüfen und zu kontrollieren ist.

Rz. 85

Ein Hinweiszettel für eine versteckte Frist könnte wie folgt lauten:

Muster 2.4: Hinweiszettel für versteckte Frist

Muster 2.4: Hinweiszettel für versteckte Frist

ACHTUNG!!!!!!

VERSTECKTE FRIST

FRISTABLAUF

Sobald in dieser Akte ein Schriftsatz der Gegenseite eingeht, ist sofort die gem. Beschluss des Amtsgerichts vom _________________________ (Datum) gesetzte und genannte Frist unter Nr. 2.) zu notieren.

Der Gegenseite wurde durch Beschluss des Amtsgerichts vom _________________________ (Datum) eine Frist zur Stellungnahme auf unseren Schriftsatz vom _________________________ (Datum) innerhalb von drei Wochen gesetzt.

Auf diesen zu erwartenden Schriftsatz der Gegenseite hat uns das Gericht eine Frist zur Stellungnahme innerhalb von drei Wochen seit Zustellung gesetzt.

1.	Sobald der Schriftsatz der Gegenseite eingeht, ist zu prüfen, ob es sich um den Erwiderungsschriftsatz der Gegenseite handelt.
2.	In diesem Fall ist sofort die Frist zu ermitteln, zu berechnen und zu notieren.
3.	Die Akte darf nicht ohne Rücksprache mit dem/der Fristensachbearbeiter/in von ihrem Standort entfernt werden. Ist eine Rücksprache mit dem/der Fristensachbearbeiter/in nicht möglich, ist der/die Fristensachbearbeiter/in schriftlich, durch Hinterlegung einer Benachrichtigung in dem Fach darüber zu informieren, wer die Akte aus dem Fach entnommen hat und wo sie sich befindet.
4.	Sofern es erforderlich ist, die Akte von diesem Standort zu entfernen, ist sie nach erfolgter Bearbeitung unverzüglich wieder dorthin zurück zu bringen.

_________________________, _________________________

(Name Fristensachbearbeiter/in), (Datum)