Sozialversicherungskonten abstimmen

Zusammenfassung

Überblick

Die gesamten Beiträge zur Sozialversicherung müssen bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Arbeitsmonats bezahlt sein. Zu zahlen sind die Beiträge in Höhe der voraussichtlichen Beitragsschuld des jeweiligen Monats, in dem die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung ausgeführt wird oder als ausgeführt gilt. Dabei wird für den laufenden Monat die Beitragshöhe geschätzt; zusätzlich wird eine Restforderung/Restverbindlichkeit des Vormonats verrechnet. Die Abstimmarbeiten des Kontos "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit" bereiten durch diese Regelung in der Finanz- und Lohnbuchhaltung nicht selten Probleme.

1 "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit" oder "Voraussichtliche Beitragsschuld" – welches ist das richtige Konto?

Durch die vorgezogene Beitragsfälligkeit werden die Beiträge zur Sozialversicherung bezahlt, bevor die endgültige Höhe der Verbindlichkeit feststeht. Zu diesem Zweck wurde im DATEV-Kontenrahmen das Konto "Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern (SKR03 1759/SKR04 3759)" eingerichtet.

Praxis-Tipp

Lohnzahlung vor Fälligkeitstermin der Beitragsnachweise

Wenn der Zahltag bzw. Abrechnungstag für die Löhne und Gehälter vor dem Fälligkeitstag der Beitragsnachweise liegt, gibt es keine Probleme mit der Abstimmung. Sofern die endgültige Abrechnung vor oder an dem Tag der Fälligkeit der Beitragsnachweise erstellt wird, entfällt die Schätzung und die voraussichtliche Beitragsschuld entspricht der tatsächlichen Verbindlichkeit. Änderungen, die sich nach dem Abrechnungstag ergeben, werden im Folgemonat berücksichtigt und beeinflussen nicht die Beiträge des laufenden Monats. Wenn aber zum Monatsende abgerechnet, ergeben sich regelmäßig Differenzen zwischen voraussichtlicher Beitragsschuld und endgültiger Verbindlichkeit.

Es gibt 2 Möglichkeiten:

• monatliche Buchung der "voraussichtlichen Beitragsschuld" und Verrechnung am Ende des Monats anhand des Lohnbuchungsbelegs mit der endgültigen Verbindlichkeit oder
• Buchung ausschließlich über das Konto "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit (SKR03 1742/SKR04 3740)" und monatliche Abstimmung dieses Kontos.

Der Aufwand erhöht sich in beiden Fällen mit der Anzahl der abzurechnenden Krankenkassen.

Praxis-Beispiel

Praxisbeispiel (Ausgangssituation): Darstellung der Betragsveränderung

Im Unternehmen wird mit folgenden Krankenkassen abgerechnet: AOK, DAK, TK. Die Abrechnung und Abstimmung der SV-Beiträge wird über 2 Monate verfolgt.

Die Restverbindlichkeit 12/01 sowie das neue Schätzungssoll 01/02 betragen:

Krankenkassen	Restverbindlichkeit per 12/01 [EUR]	Schätzung. Monat 01/02 [EUR]	Zahlsummen 01/02 [EUR] = voraussichtliche Beitragsschuld = Beitragsnachweis
AOK	1.770	12.000	13.770
DAK	200	5.200	5.400
TK	500	4.700	5.200
Summen	2.470	21.900	24.370

Anmeldung und Überweisung der Beiträge zum 27.1.02 (2 Tage vor Fälligkeit): 24.370 EUR

Endgültige Werte per 31.1.02:

Krankenkassen	Schätzung. Monat 01/02 [EUR]	Endgültige Verbindlichkeit lfd. Monat 01/02 [EUR] lt. Buchungsbeleg	Restverbindlichkeit/-forderung [EUR]
AOK	12.000	11.900	– 100
DAK	5.200	5.500	+ 300
TK	4.700	4.700	+/– 0
Summen	21.900	22.100	+ 200

Die Restverbindlichkeit 01/02 sowie das neue Schätzungssoll 02/02 betragen:

Krankenkassen	Differenz Vormonat (EUR)	Schätzung lfd. Monat 02/02 [EUR]	Zahlsummen 02/02 [EUR] = voraussichtliche Beitragsschuld = Beitragsnachweis
AOK	– 100	12.700	12.600
DAK	+ 300	5.600	5.900
TK	+/– 0	4.700	4.700
Summen	+ 200	23.000	23.200

Anmeldung und Überweisung der Beiträge zum 24.2.02 (2 Tage vor Fälligkeit): 23.200 EUR

Endgültige Werte zum 28.2.02:

Krankenkassen	Schätzung Monat 02/02 [EUR]	Endgültige Verbindlichkeit lfd. Monat 02/02 [EUR] lt. Buchungsbeleg	Restverbindlichkeit/ -forderung [EUR]
AOK	12.700	12.550	– 150
DAK	5.600	5.600	+/– 0
TK	4.700	4.620	– 80
Summen	23.000	22.770	– 230

2 Buchung über das Konto "Voraussichtliche Beitragsschuld"

Buchung der Überweisung zum 27.1.02 anhand der aktuellen Beitragsnachweisübersicht:

Konto SKR 03/04 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
1742/3740	Verbindlichkeit 12	2.470 EUR
1759/3759	Vorauss. Beitragsschuld 01	21.900 EUR
			1200/1800	Bank	24.370 EUR

Die "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit" per 31.12.01 sind damit ausgeglichen. Die "voraussichtliche Beitragsschuld" wird ausgeglichen, wenn die endgültigen Verbindlichkeiten feststehen.

Buchungsbeleg zum 31.1.02 mit den endgültigen Werten:

Konto SKR 03/04 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
4100/6000	Löhne bzw. Gehälter	50.000 EUR
4130/6110	Gesetzliche soziale Aufwendungen	10.000 EUR
			1740/3720	Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	29.900 EUR
			1741/3730	Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer	8.000 EUR
			1742/3740	Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit	22.100 EUR

Umbuchung der Vorauszahlung:

Konto SKR 03/04 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
1742/3740	Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit	21.900 EUR	1759/3759	voraussichtliche Beitragsschuld	21.900 EUR

Das Konto "voraussichtliche Beitragsschuld"...