Abrechnung der Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung

Zusammenfassung

 

Überblick

Eine Betriebsveranstaltung ist eine vom Betrieb organisierte Zusammenkunft der Betriebsleitung mit der Belegschaft aus besonderem Anlass, die den Charakter einer Gesellschaftsveranstaltung und Feier hat, z. B. Jubiläums- und Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge. Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich von Betriebsveranstaltungen sind steuerfrei, soweit sie einen Freibetrag von 110 EUR nicht überschreiten. Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn arbeitgeberseitig eine Veranstaltung durchgeführt wird, die geselligen Charakter hat und an der überwiegend die eigenen Arbeitnehmer teilnehmen. Darüber hinaus kommt es darauf an, dass die Veranstaltung grundsätzlich allen Arbeitnehmern offensteht. Begünstigt sind max. 2 Veranstaltungen pro Kalenderjahr und Arbeitnehmer. Steuerpflichtige geldwerte Vorteile aufgrund einer Betriebsveranstaltung können mit 25 % pauschal versteuert werden.

Sozialversicherungsrechtlich stellen Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kein Arbeitsentgelt dar, soweit sie zusätzlich zum regulären Entgelt gezahlt werden und lohnsteuerfrei sind. Gleiches gilt für Zuwendungen, bei denen der Arbeitgeber von der Möglichkeit der Pauschalbesteuerung Gebrauch macht.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Einzelheiten zur steuerlichen Betriebsveranstaltung regelt § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG. Ergänzende Regelungen enthalten R 19.5 LStR sowie H 19.5 LStH, die ihre Gültigkeit behalten, soweit sie nicht ab 1.1.2015 durch die ausdrücklichen gesetzlichen Bestimmungen ersetzt werden. Das BMF-Schreiben v. 14.10.2015, IV C 5 - S 2332/15/10001, BStBl 2015 I S. 832 klärt Zweifelsfragen der gesetzlichen Neuregelung. Die Lohnsteuerpauschalierung steuerpflichtiger geldwerter Vorteile regelt § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG. Das LfSt Bayern, 22.11.2017, S 2371.1.1 - 3/1 St 31 fasst die einkommensteuerliche, lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Behandlung zusammen.

Sozialversicherung: Die Beitragsfreiheit basiert auf der Lohnsteuerfreiheit bzw. Pauschalversteuerung und ist in § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 3 SvEV geregelt. Zusätzlich ist § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV zu beachten.

 

Praxis-Beispiele

  • Betriebsausflug einzelner Abteilungen
  • Motivationsveranstaltung
  • Konzertbesuch
  • Betriebsausflug mit Werksbesichtigung beim Kunden
  • Mehr als 2 Veranstaltungen/Jahr
  • Ausflug mit Übernachtung
  • Angehörige feiern mit
  • Umsatzsteuer

Lohnsteuer

1 Steuerlich begünstigte Veranstaltungen

Betriebsveranstaltungen bleiben seit 2015 steuerfrei, wenn 3 Kriterien erfüllt sind:

  1. Die Veranstaltung muss den steuerlichen Begriff der Betriebsveranstaltung erfüllen.
  2. Die Kosten der Veranstaltung dürfen nicht mehr als 110 EUR brutto pro Veranstaltung und pro teilnehmendem Arbeitnehmer betragen.
  3. Pro Jahr und Arbeitnehmer dürfen max. 2 begünstigte Veranstaltungen durchgeführt werden.

Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn arbeitgeberseitig eine Veranstaltung mit geselligem Charakter durchgeführt wird, an der überwiegend die eigenen Arbeitnehmer teilnehmen. Darüber hinaus kommt es für die Steuerfreiheit darauf an, dass die Betriebsveranstaltung grundsätzlich allen Arbeitnehmern offensteht.

Steuerliche Definition der "Betriebsveranstaltung"

Nach der gesetzlichen Begriffsbestimmung sind Betriebsveranstaltungen Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter.[1] Eine Betriebsveranstaltung ist eine vom Betrieb organisierte Zusammenkunft der Betriebsleitung mit der Belegschaft aus besonderem Anlass, die den Charakter einer Gesellschaftsveranstaltung und Feier hat, z. B. Jubiläumsfeiern, Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge. Eine Feier i. d. S. ist anzunehmen, wenn die Betriebsveranstaltung ein gewisses Eigengewicht hat, sie muss über den Rahmen einer bloßen Geschenkverteilung hinausgehen.[2] Dies ist z. B. der Fall, wenn Festvorträge, Musik, Vorführungen, Bewirtung und Genussmittel dargeboten werden. Reine Opern- und Kinobesuche oder Besuche sportlicher Veranstaltungen sind keine Betriebsveranstaltung, auch wenn alle Arbeitnehmer teilnehmen können. Die gemeinsame Unternehmung muss zumindest einen Bestandteil mit gesellschaftlichem Charakter aufweisen, um die gesetzliche Definition der Betriebsveranstaltung zu erfüllen.

Schädlich: Teilnahme betriebsfremder Personen

Unerlässlich für den Charakter einer Betriebsveranstaltung – und damit für die Abgrenzung gegenüber werbewirksamen PR-Veranstaltungen für Geschäftspartner und/oder die Öffentlichkeit – ist, dass die "betriebseigenen Teilnehmer" an der Betriebsveranstaltung überwiegen.[3] Der Teilnehmerkreis muss sich deshalb mehrheitlich aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und ggf. auch aus Leiharbeitnehmern[4] oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzen (mehr als 50 %). Leiharbeitnehmer und Konzernmitarbeiter werden insoweit den eigenen Arbeitnehmern gleichgestellt.

Arbeitgeber muss nicht der Veranstalter sein

In der Regel wird eine Betriebsveranstaltung vom Arbeitgeber durchgeführt. Entscheidend ist dies jedoch nicht. Auch in de...

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