Zeit- und Zielmanagement / 4 Methoden fürs Zeitmanagement

4.1 ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ursprünglich ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren. Übertragen auf das Zeitmanagement bedeutet das, Aufgaben zu klassifizieren. Die Kategorien A, B und C geben die jeweilige Prioritätsstufe an. A-Aufgaben sind ohne Zeitdruck und mit hoher Qualität zu erledigen. B-Aufgaben werden in den Tagesablauf eingebunden und sollten so effizient wie möglich bearbeitet werden. Und C-Aufgaben sollten wenig Zeit kosten oder delegiert werden.

4.2 Eisenhower-Prinzip

Auch beim Eisenhower-Prinzip (Abb. 1) – benannt nach dem früheren US-Präsidenten – werden anstehende Aufgaben in Kategorien eingeteilt. Dabei wird zwischen "dringend" und "wichtig" unterschieden. Was dringend und wichtig ist, muss sofort erledigt werden, etwa das Geschäftsessen mit einem wichtigen Kunden. Wichtige Aufgaben werden terminiert. Dringende lassen sich meist delegieren, wie etwa das Ausstellen des Zeugnisses für einen Praktikanten, so dass man sich selbst voll aufs Kerngeschäft konzentrieren kann. Was dagegen unwichtig und nicht dringlich ist, gehört in den "Papierkorb". Das kann z. B. der „perfekte Feinschliff“ einer Präsentation sein.

Abb. 1: Eisenhower-Prinzip

Praxis-Tipp

Delegieren

Man kann und muss nicht alles selbst machen. Neben dem Zeitgewinn – etwa für Folgetätigkeiten oder die eigene Freizeit – werden dank Delegation an Mitarbeiter alle Aufgaben effizienter durchgeführt. Denn es gibt immer Personen, die in einem bestimmten Bereich kompetenter, besser und schneller sind. Wer diese Ressourcen nutzt, verringert den eigenen zeitlichen Druck und die Last der Verantwortung.

Lesen Sie dazu den Beitrag "Aufgaben an Mitarbeiter richtig delegieren" und nutzen Sie die Checkliste "Richtig delegieren". Damit fördern Sie außerdem die Leistungsmotivation, die Zufriedenheit und den Gemeinschaftssinn im Unternehmen.

4.3 PEPE-Regel

"Leadership bedeutet, die richtigen Dinge zu tun", so der amerikanische Wirtschaftswissenschaftler Peter F. Drucker. Dabei hilft die PEPE-Regel mit dem Grundsatz: Priorität vor Eiligkeit vor Perfektion vor schnellem Erfolg. Allerdings muss man dafür wissen, was die "richtigen Dinge" sind. Dazu gehören vor allem die Kernaufgaben des eigenen Arbeitsbereichs. Erst an zweiter Stelle stehen die Aufgaben, die an diesem Tag unbedingt erledigt werden müssen. Danach kommen die Dinge an die Reihe, die "perfekt "sein müssen. Perfektionismus kostet viel Zeit und Energie, denn oft müssen solche Aufgaben mehrfach oder mit anderen zusammen bearbeitet werden. Am Schluss wird das erledigt, was schnellen Erfolg bringt. Dazu gehören Aufgaben, die wenig Ausdauer und kaum Energie benötigen. Solche Erfolgserlebnisse am Ende eines Arbeitstags vermitteln ein gutes Gefühl.

4.4 ALPEN-Methode

Die A-L-P-E-N-Methode nach Lothar J. Seiwert, Experte für Zeit- und Lebensmanagement, ist eine einfache und schnelle Art, einen Tagesablauf nur mit Papier und Stift zu planen. Die fünf Eckpunkte dafür lauten:

• Aufgaben (Termine und Aktivitäten) notieren,
• Länge der jeweiligen Bearbeitung schätzen,
• Pufferzeiten einplanen,
• Entscheidungen treffen,
• Nachkontrolle.

Der Tagesplan ist realistisch, wenn er nur das beinhaltet, was auch tatsächlich in der zur Verfügung stehenden Zeit bewältigt werden kann.

Praxis-Tipp

Pufferzeiten

Jeder weiß: „Es kommt immer anders, als man denkt.“ Unvorhergesehenes kann einen Zeitplan zum Scheitern bringen. Vor allem dann, wenn er zu knapp geplant wurde. Zeitmanagement-Coach Lothar Seiwert empfiehlt deshalb eine Pufferzeiten von 40 %. Das sind bei einem 8-Stunden-Arbeitstag rund 3 Stunden, die für Unvorhergesehenes freibleiben sollten.

4.5 Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, benannt nach dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto, wird auch 80:20-Regel genannt. Hier gilt die Annahme, dass 80 % der Ergebnisse, Erfolge bzw. Gewinne mit 20 % des Gesamtaufwandes erzielt werden. Allerdings funktioniert das nur, wenn die wichtigen Dinge im Vordergrund stehen. Häufig wird jedoch 80 % der Arbeitszeit – oder sogar mehr – mit Nebensächlichkeiten vertan.

4.6 Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik wurde von Francesco Cirillo entwickelt. Sie heißt so, weil der Küchenwecker, den er dafür benutzt hatte, die Form einer Tomate (ital. pomodoro) hatte. Die relativ kurzen Zeitintervalle sollen innere Widerstände verringern und häufige Pausen die geistige Beweglichkeit fördern. Bei der Methode wird eine Aufgabe 25 Minuten ungestört bearbeitet, dann folgt eine fünfminütige Pause. Nach vier Einheiten sollte eine längere, 15-20-minütige Pause erfolgen. Die Aufgaben sind vorab schriftlich zu formulieren, zu priorisieren und nach dem Erledigen durchzustreichen.

Praxis-Tipp

Pomodoro-Timer fürs Handy

Gerade auf dem Handy lässt sich schnell und unkompliziert ein Fokus- oder Pomodoro-Timer installieren und nutzen. Ein minimalistischer Pomodoro-Timer für Mac, iPhone und iPad ist z. B. die App Flow, um die eigene Produktivität zu steigern und gleichzeitig Stress zu reduzieren. Damit lassen sich Apps oder Websites auf dem Mac blockieren, um Ablenkungen zu vermeiden. Android-Nutzer können z. B. mit dem Pomororo Timer ebenfalls einen extre...