Für ein erfolgreiches Zeitmanagement braucht es mehr als die Wahl des richtigen Instruments. Kommunikationstrainer Heinz-Josef Botthof erklärt, wo typische Fallen und Risiken im Zeitmanagement lauern und wie sie mit den 4-S-Bausteinen gemeistert werden können.
„Das richtige Instrument gewählt, und schon geht im Zeitmanagement alles besser. Bisher hatte ich die Zeit nur nicht im Griff, weil mir das tolle Instrument fehlte.“ Diese Aussagen bringen uns leider nicht weiter. Es liegt weiterhin an der persönlichen Einstellung, was man aus dem Zeitkontingent macht. Instrumente schärfen unseren Umgang mit der Zeit oder helfen uns, die Kontrolle zu behalten. Unser Bewusstsein gibt den Rest dazu.
Methoden und Techniken sind nur Teil der Lösung
Bei dem Thema Zeitmanagement haben wir alle ein wenig bis hin zu jahrzehntelanger Erfahrung. Dennoch sind wir mit der Gestaltung nie fertig. Die Lebensumstände wechseln, die Rahmenbedingen sind andere und unsere Einstellung hat sich geändert. Immer wieder war es erforderlich, das eigene Zeitmanagement auf den Prüfstand zu stellen und den neuen Bedingungen anzupassen. Neue Technologien erobern unseren Alltag und geben uns ungeahnte Flexibilität. Am Abend zu Hause schnell noch einige E-Mails zu abzuarbeiten, ist daher zum Beispiel völlig unproblematisch geworden. Bei derartigen Veränderungen haben wir bisher nach neuen Methoden gesucht und diese gerne umgesetzt, versprachen sie doch Verbesserungen. Das gilt für die Vergangenheit und wird ebenso für die Zukunft gelten. Es gibt zahlreiche Methoden und Techniken, mit denen wir unser Zeitmanagement optimieren können. In allen Fällen müssen wir dennoch konsequent handeln. Davon hängt unser Erfolg ab.
Fallen und Risiken im Zeitmanagement
Eine große Falle ist es, stets die beruflichen Belange den privaten vorzuziehen. Geplant wollten Sie schon gleich nach Hause, um mit Freunden ins Kino zu gehen. Nun aber erhalten Sie die Aufforderung, den Bericht für das morgige Meeting nochmal zu verändern. Pflichtbewusst stürzen Sie sich in die Aufgabe und sagen den privaten Termin ab. Kein Problem – lässt sich nachholen!
Wie oft haben Sie schon private Planungen verändert, damit Sie den beruflichen Anforderungen gerecht werden konnten? Haben Sie dabei über Alternativen nachgedacht? Warum / warum nicht? Um weniger reflexartig zu handeln, brauchen wir Transparenz.
- Was genau steht an?
- Welchen Aufwand erfordert es?
- Können wir alleine Handeln oder muss es gemeinsam mit anderen erfolgen?
Liegen uns diese Daten vor, gibt es sicherlich Alternativen. Dazu einige Beispiele:
- Der private Termin bleibt unverändert und nach dem Kinobesuch kümmere ich mich um den Bericht.
- Jetzt folgt der private Termin und morgen früh komme ich so rechtzeitig, dass ich die Arbeit dann erledigen kann.
- Ich teile die Aufgabe mit einer Kollegin oder einem Kollegen und kann meinen Part noch rechtzeitig erledigen, bevor ich gehen muss.
Sicherlich fallen Ihnen weitere Lösungen ein, bei denen beide Seiten zufriedengestellt werden. Wenn Sie diesen Reflex nicht durchbrechen können, geraten Sie in den Teufelskreis unzureichender Zeitplanung. Eine unerledigte Aufgabe am Abend zwingt Sie dazu, den Tag zu verlängern. Sie kommen später als geplant nach Hause und die privat geplanten Dinge verschieben sich oder entfallen. Wenn diese Situation bei Ihnen selten entsteht, können Sie sich glücklich schätzen.
Erkennen Sie aber das Muster und müssen zudem zugeben, dass es häufiger vorkommt, geraten Sie in eine kritische Falle. Sie kommen abends nach Hause und sind ausgelaugt und müde. Der Antrieb für private Aktivitäten fehlt Ihnen. Ihr Umfeld hat sicherlich Verständnis.
Stress baut sich auf
Im weiteren Verlauf werden Sie Ihr Privatleben weiter vernachlässigen und es macht sich Unzufriedenheit breit. Mit der beruflichen Situation sind Sie unzufrieden, weil Ihnen die Arbeit keine Zeit mehr für andere Dinge lässt. So baut sich permanenter Stress auf, der Sie gesundheitlich beeinträchtigt und Ihnen die Konzentration raubt. Jetzt kommt es zu Fehlern. Falsche Zahlen, falsche Darstellungen, der falsche Anhang usw. Daraus entstehen Misserfolge. Die notwendige Korrektur benötigt erneut mehr Zeit und das Spiel beginnt von vorne. Nein, nicht ganz: es wird schlimmer.
Wie kommt man aus diesem Teufelskreis wieder heraus?
Alleine schafft man das oft nicht mehr. Der klare Blick und das Bewusstsein für die Situation sind nicht mehr vorhanden. Sie brauchen Hilfe von außen. Das private oder das berufliche Umfeld kann Ihnen aus der Falle helfen. Insbesondere Lebenspartner und die Führungskraft haben eine wichtige Rolle. Diese Personen können Ihnen durch das Fremdbild helfen, Ihre eigene Wahrnehmung zu ändern. Gemeinsam können Sie Ihre Aktivitäten genau anschauen und prüfen, welche Ihnen wirklich wichtig sind und auf welche Sie verzichten können. Es geht jetzt darum, schnell wieder Erfolgserlebnisse zu haben und Selbstvertrauen zu tanken. Die Aufgabenpakete zu reduzieren ist sehr hilfreich. Empfunden wird es aber von Betroffenen leider oft als Degradierung.
Wir leben in einer High Speed-Gesellschaft
Oft habe ich das Gefühl als müsse immer alles schneller gehen. Die Mengen pro Zeiteinheit müssen erhöht werden. Der Bericht konnte früher in drei Tagen erstellt werden, heute wird er real time erwartet. Der One-Pager soll in der gleichen Zeit erzeugt werden wie der 10-seitige Bericht. Vielleicht ist es ja nur ein Gefühl. Wie geht es Ihnen bei diesen Gedanken?
Oft sind wir wirklich getrieben. Keiner hat mehr Zeit und Geduld. Jeder will alles ad hoc. Der technische Fortschritt und die daraus erwachsenden Begehrlichkeiten und Möglichkeiten heizen die Situation zusätzlich an. Private Zeit und Arbeitszeit verwischen zunehmend und unser Stresslevel steigt. Wir können dann nicht mehr abschalten und stehen ständig unter Strom. Prioritäten der Aufgaben werden nicht mehr hinterfragt oder diskutiert: alles ist superwichtig. Die einzige Rettung in der Situation scheint die Reaktion zu sein, weil für das Agieren keine Zeit bleibt. Wir erhöhen die Drehzahl und versuchen so dem Zeit- und Leistungsdruck zu begegnen.
Für einige Zeit wird das sogar funktionieren, aber leider nicht mittelfristig und schon gar nicht langfristig. Wir Menschen reagieren in solchen Situationen unterschiedlich. Selbstbewusste und stressresistente Menschen bewältigen die Situation in der Regel deutlich besser, weil sie sich nicht so oft in selbst in Frage stellen oder aus der Ruhe bringen lassen.
Die 4-S-Bausteine der Lösung
Wann immer wir etwas verändern wollen, müssen wir uns zunächst ein genaues Bild der IST-Situation machen. Dazu beobachten wir unseren Umgang mit der Zeit genau. Wir erkennen Muster, Routinen, Marotten und vieles mehr. Dann müssen wir deren Beitrag zum Zeitmanagement bewerten. Ist es ein positiver oder ein negativer Einfluss? Den positiven wollen wir selbstverständlich verstärken, den negativen natürlich begrenzen oder beseitigen.
An dieser Stelle werden wir Methoden auswählen, mit denen wir diese gesetzten Ziele erreichen können. Die Wahl ist nicht schwierig, da wir in der Fülle des Angebots bestimmt fündig werden. Wir wenden gezielt die neuen Methoden an und verändern unsere Selbststeuerung. Dazu kommt, dass wir Gewohnheiten mit negativem Einfluss auf das Zeitmanagement überwinden müssen, damit wir in stressigen Situationen nicht in alte Muster und Routinen zurückfallen.
Das Wichtigste der 4-S ist die Selbstdisziplin. Es muss uns gelingen, die neuen Erkenntnisse in den Alltag einfließen zu lassen. Je disziplinierter wir die Methoden anwenden, umso schneller spüren wir den Erfolg.
Fazit
Auf dem Weg zu einem guten Zeitmanagement gibt es zahlreiche Fallen und Risiken. Einige davon haben wir aufgezeigt. Sie müssen im Alltag sehr genau hinschauen und beobachten, um kritische Situationen frühzeitig zu erkennen. Nur dann haben Sie die Möglichkeit, Fehler zu vermeiden und neue Wege zu gehen. Das bedeutet immer wieder alte Muster zu durchbrechen und neue Dinge zu probieren. Den Erfolg mit allen Maßnahmen werden wir nur haben, wenn wir die 4-S einhalten.