KI-Einsatz zur Verbesserung von Controlling-Prozessen

Für uns Controller stellen sich dabei mehrere Fragen, wie zum Beispiel: Wird es überhaupt noch Controller geben? Die Antwort ist ganz klar JA. Es wird sich allerdings das Berufsbild verändern. Zu Beginn des Controllings waren es “Excel-Nerds“, die im stillen Kämmerlein an großen Excel-Tapeten gearbeitet haben und später kamen Soft-Skills, Big-Data Management und Co. hinzu.

Die KI ist hier in etwa vergleichbar mit dem Autopiloten eines Flugzeugs. Zunächst muss erlernt werden, wie das Flugzeug geflogen wird, ehe der Autopilot zum Einsatz kommen kann. Ähnlich verhält es sich mit dem Einsatz einer KI im Controlling.

KI im Controlling effektiv einsetzen

Schauen wir uns einmal ein Praxisbeispiel an. Zur Verwendung empfehle ich Ihnen die kostenlose KI ChatGPT. Hier können Sie mit der Version 3.5 rund 40 Fragen / Aufgaben in 3 Stunden stellen.

Erstellen Sie hierzu in Excel folgende Finanzkennzahlen mit Ist-Werten aus Ihrem Unternehmen (alternativ können Sie natürlich auch Fake-Werte verwenden):

1. Liquiditätsgrad II
2. EBIT-Marge
3. Cashflow-Marge
4. ROI
5. Eigenkapitalrentabilität
6. Anlagendeckungsgrad II
7. Zinsdeckungsquote
8. Dynamische Verschuldungsgrad

Danach nehmen Sie die gleichen Kennzahlen und fügen die Planwerte, oder Benchmarks hinzu.

Im Anschluss geben Sie als Prompt folgenden Befehl bei ChatGPT ein: „Deine Rolle ist die eines Finanz-Controllers mit 10 Jahren Berufserfahrung aus DAX-Unternehmen. Neben einem BWL-Studium mit Schwerpunkt Controlling besitzt Du die Zusatzqualifikation eines Bilanzbuchhalters IHK“ (Mit der Rollen-Zuteilung erhalten Sie noch bessere Ergebnisse).

Fügen Sie nun die Finanzkennzahlen mit den Ist-Werten und Benchmarks hinzu und bitten Sie um eine Analyse.

Es kann unter Umständen sein, dass eine Zahl falsch interpretiert wird, insbesondere was den Liquiditätsgrad II betrifft.

In diesem Fall greifen Sie allerdings als “Pilot“ ein und schreiben: „Bitte um Korrektur: Ein guter Wert für die Zahl X liegt in unserer Branche bei X%“.

ChatGPT wird sich an Ihre Anweisung halten und dies bei einer nächsten Analyse mit neuen Werten berücksichtigen. Nachdem Sie eine Analyse erhalten haben, können Sie ChatGPT eine weitere Rolle hinzufügen: „Du hast jetzt 2 Rollen. Einmal die des bereits erwähnten Finanzcontrollers und dann die Rolle eines Unternehmensberaters der Top 5 Beratungen. Jede Rolle soll nun 3 geeignete Vorschläge für die Kennzahlen machen, um die Leistung zu verbessern“.

ChatGPT wird Ihnen hier mehrere Vorschläge unterbreiten, und zwar aus der Sicht des Finanzcontrollers und des Unternehmensberaters. Für Ihre Branche können Sie auch einen Ingenieur, Arzt oder Rechtsanwalt hinzuziehen, um noch bessere Ergebnisse zu bekommen.

Im Reporting erwarten die Manager vom Controller ja auch Vorschläge, welche Maßnahmen bei Abweichungen in Betracht gezogen werden könnten und mit Hilfe der KI können Sie neben Ihren eigenen Ideen weitere Punkte hinzuziehen. Somit können Sie also die KI gewinnbringend in Ihrem Unternehmen einbringen.

Weitere Einsatzgebiete der KI im Controlling

• Analyse einer GuV
• Erstellen von Präsentationen mit Screenshots von Excel-Tabellen
• Schreiben von VBA-Codes und Formeln für Excel
• Optimierung von Controlling-Prozessen
• Erstellen von Finanzberichten

Fazit und Zusammenfassung

Abschließend ist zu sagen, dass Sie schon die “Hacks“ kennen müssen, um das “Flugzeug zu steuern“. Ein ein­faches Copy Paste und der KI sagen „mach mal!“ wird nicht funktionieren. Einer der häufigsten Fehler ist das blinde Vertrauen in die KI. Denken Sie also am besten ­immer an das Beispiel mit dem Autopiloten! 

Der Beitrag erschien erstmals in Controller Magazin 5/2024.