Zeitmanagement (Teil 2): Lösungen und Instrumente

Zusammenfassung

Zeitmanagement zu optimieren bedeutet, alte Gewohnheiten zu verlassen und sich an neue Routinen zu gewöhnen. Aus Bequemlichkeit fallen wir jedoch immer wieder in alte Verfahren zurück.

Ein gutes Zeitmanagement ist ein wichtiges Instrument in der täglichen Arbeit. Es sorgt für Ruhe und Leistungsfähigkeit.

Im Zeitmanagement gibt es nicht den richtigen Weg. Jeder muss den Weg und die Instrumente auswählen, die zu seiner Persönlichkeit und seinem Lebens- und Arbeitsstil passen und von deren Nutzen er überzeugt ist.

Jeder muss seinen eigenen Weg für das Zeitmanagement finden. Standards alleine helfen nicht. Instrumente müssen zur jeweiligen Person passen. Wer die Instrumente konsequent umsetzt, erreicht das Ziel.

Der Beitrag erläutert wichtige Methoden des Zeitmanagements, die auch zu einer besseren Work-Life-Balance führen.

1 Veränderte Rahmenbedingungen erfordern angepasstes Zeitmanagement

Dieser Beitrag ergänzt den Beitrag "Zeitmanagement (Teil 1): Hintergründe, Fakten und Analyse". der sich mit der Analyse des persönlichen Zeitmanagements beschäftigte. Wenn Sie diesen Beitrag gelesen und die Übungen darin gemacht haben, wissen Sie nun, wie Sie mit ihrer Zeit umgehen. Sie wissen natürlich auch, wie zufrieden Sie mit dem Zustand sind. Je höher Ihr Leidensdruck ist, umso mehr sind Sie bereit, Änderungen anzupacken.

Die wirtschaftliche Situation in den meisten Unternehmen ist durch eine sehr hohe Komplexität gekennzeichnet. Gleichfalls beobachten wir eine zunehmende Dynamik die sich u. a. durch die internationale Vernetzung ergibt. Kundenorientierung spielt eine wesentliche Rolle. Diese Situation hat natürlich auch erhebliche Auswirkungen auf das Zeitmanagement der handelnden Personen. Hohe Flexibilität gekoppelt mit hoher Geschwindigkeit wird verlangt. Dazu sind geeignete und wirkungsvolle Instrumente notwendig.

Alte Gewohnheiten überwinden

Wenn wir schon einige Jahre Berufserfahrung haben, hat sich bei uns bereits ein Zeitmanagement eingestellt. Im ersten Teil haben wir durch die Analyse festgestellt, wie gut Sie mit dieser Form des Zeitmanagements die aktuellen Herausforderungen bewältigen können. Sie müssen die angewendeten Instrumente aktualisieren oder neue Instrumente einführen.

Damit ergibt sich eine Umstellung. Es geht allerdings nicht darum, nur etwas Neues anzuwenden, sondern wir müssen uns bewusst von alten Verfahrensweisen verabschieden. Die größte Aufgabe beim Zeitmanagement ist, diese alten Gewohnheiten zu verlassen und neue Verfahren einzuführen. Aus Bequemlichkeit rutscht man sehr schnell wieder zurück in die gewohnten Bahnen. Genau dies gilt es, aktiv zu verhindern.

Controller-Know-how ist immer starker gefragt

Für Controller ergeben sich daraus weitere Aufgabengebiete, in denen ihre Unterstützung gewünscht wird, um die notwendigen Steuerungsinformationen zu erhalten. Dadurch steigt die Arbeitslast im Controlling. Viele Aktivitäten sind fremdgesteuert und müssen dennoch zeitnah erledigt werden – angefangen mit Ad-hoc-Reports bis hin zu zusätzlichen Kalkulationen und Auswertungen. Die Zeitplanung muss für diese Aufgaben Pufferzeiten vorsehen. Ansonsten weitet sich ein im Grunde ausgelasteter Arbeitstag immer weiter aus. Ergeben sich Überstunden unregelmäßig, ist es keinesfalls kritisch. Die Häufigkeit macht den entscheidenden Unterschied.

Einfache und praktikable Verfahren

Der Controller kann mit seinem Know-how einen guten und wichtigen Beitrag in vielen Bereichen des Unternehmens leisten. Allerdings ist gerade im Controlling ein Arbeiten unter Zeitdruck mit enormem Risiko behaftet. Ein Controller darf in seinem Handeln keine Fehler machen. Dementsprechend braucht er Zeit, um die Arbeiten ordentlich auszuführen und vor allem prüfen zu können. Zeitmanagement darf dementsprechend keine Betrachtung für einen Tag sein, sondern über einen längeren Zeitraum:

• Wann stehen welche Arbeiten an?
• Wie viel Zeit muss dafür zur Verfügung stehen?
• Welche Arbeiten können vorgezogen werden?
• Welche Arbeiten können nach hinten verschoben werden?

Wenn diese Fragen klar zu beantworten sind, kann Zeitmanagement helfen, die Aufgabe zu bewältigen.

2 Methoden und Instrumente

Ziele des Zeitmanagements

Zeitmanagement ist Beeinflussung von Verhalten durch Verfahren. Grundlagen, Methoden und Instrumente des Zeitmanagements werden unter dem Blickwinkel der effektiveren Zeitnutzung betrachtet.

Der Nutzer soll durch Zeitmanagement

• seine Ziele präzisieren,
• Prioritäten sehr bewusst setzen,
• seine Leistung steigern und
• über Zeiteinsparung seine persönliche Zufriedenheit fördern.

Der Nutzungsgrad des menschlichen Zeitpotenzials in der Wirtschaft wird auf 30 bis 40 % geschätzt. Die meiste Energie verpufft, weil klare Ziele, Planung, Übersicht, Ordnung, Prioritäten usw. sowie die Bereitschaft zu Kooperation und Delegation fehlen. Vor allem stehlen Konflikte, Intrigen, Streitigkeiten und schlechte Kommunikation unsere Zeit. In unserer High-Speed-Gesellschaft kümmert sich jeder um sich.

Zeitmanagement hilft dem Nutzer, von einer verrichtungsorientierten zu einer ziel- und stärker ergebnisorientierten Arbeits- und Lebensweise zu kommen.

2.1 Ohne Ziele kein Erfolg!

Private und ...