Workation, Ein- und Durchführung

Kurzbeschreibung

In dieser Checkliste werden die für die Ein- und Durchführung einer Workation relevanten Fragen und Aspekte aufgeführt.

Vorbemerkung

Entscheidet sich ein Unternehmen dazu, den Beschäftigten Workation zu ermöglichen, sollte ein einheitlicher Prozess eingeführt werden. Die erste Checkliste zeigt, welche Aspekte Unternehmen bei der Einführung und der Durchführung von Workation beachten sollten.

Checkliste zur Einführung von Workation

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[ ] Festlegung des persönlichen Geltungsbereichs: Wer erhält die Möglichkeit einer Workation?

• alle Arbeitnehmer i.S.d. § 5 Abs. 1 BetrVG des Betriebs
• einschließlich Bachelor-/Masterstudenten
• Leiharbeitnehmer nach dem AÜG mit EU-, EWR- oder Schweizer Staatsbürgerschaft

• Ausnahmen? In Betracht kommen etwa

  • Auszubildende nach dem BBiG,
  • Praktikanten und Werkstudenten,
  • Beschäftigte, deren arbeitsvertragliche Tätigkeit funktional regelmäßig nur an einem vom Arbeitgeber festgelegten Ort erbracht werden kann (z.B. Empfang, Lager),
  • Beschäftigte in Wartezeit^[1],
  • Beschäftigte, die vor Beginn der Workation nicht mindestens einen Monat in Deutschland sozialversicherungspflichtig beschäftigt waren,
  • Beschäftigte in gekündigtem Arbeitsverhältnis,
  • Beschäftigte mit Grenzgängerstatus.^[2]

• Besondere Vorschriften zu beachten?:

  • Organe muss der Aufsichtsrat regeln, § 112 AktG; § 52 GmbHG.
  • Leitende Angestellte müssen mit dem Sprecherausschuss geregelt werden, § 28 SprAuG.

[ ] Festlegung des sachlichen Geltungsbereichs

• Ermöglichung von mobiler Arbeit aus dem Ausland

  • von einer festen, privaten, nicht zwingend dauerhaften oder längerfristigen, Adresse aus (ausgeschlossen z.B. Boot/Wohnmobil ohne festen Standplatz)
  • aus privat-gesetzten Motiven
• Festlegung der möglichen Workation-Länder z.B. innerhalb einer zusätzlich vereinbarten Länderliste

[ ] Festlegung der Dauer

• mögliche Gestaltung: pro Beschäftigtem z.B. maximal 20 Arbeitstage im Kalenderjahr bei zugrundeliegender 5-Tage-Woche; bei unterjährigem Ein-/Austritt sowie Beschäftigung an regelmäßig weniger als 5 Arbeitstagen/Woche anteilige Berechnung
• mögliche Gestaltung der Verteilung: z.B. nur Beantragung mit mind. je 5 Tagen (um sehr kurze Anträge zu vermeiden)

• Ausschluss der Übertragung der Tagesanzahl auf das nächste Jahr

  Hinweis für die Entscheidung:

  • Wenn die Workation nicht länger als 4 zusammenhängende Wochen dauert, entsteht kein arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf. Erbringt der Mitarbeitende die Arbeitsleistung länger als einen Monat außerhalb Deutschlands, wird § 2 Abs. 2 NachwG relevant. Danach sind die Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit, die Gehaltsabrechnung und Vergütung sowie auch die Bedingungen der Rückkehr festzulegen; ferner wird die Thematik einer Versetzung nach dem BetrVG^[3] relevant.
  • Zu empfehlen ist darüber hinaus eine klare Rechtswahl. Fehlt sie, kommt es nach Art. 8 Abs. 2 Rom-I-VO auf das Recht des Landes des gewöhnlichen Arbeitsorts an.
  • Beschäftigte, die im Kalenderjahr mind. 183 Tage im gewünschten Workation-Land tätig sein werden oder tätig waren, sollten daher keine Workation in diesem Land in Anspruch nehmen können.

[ ] Festlegung des Antragsprozesses

• Bei wem ist der Antrag zu stellen, z.B. HR, Abteilungsleiter, Vorgesetzter?
• Erstellung einer Bestätigung und/oder Vertragsergänzung, Regelung der Zuständigkeiten
• ggf. Verwendung eines IT-Tools, möglicherweise auch Verknüpfung mit Bestätigung oder Beantragung A1 Formular

[ ] Festlegung der Antragsfrist

• Mit welcher Vorlaufzeit muss der Mitarbeitende die Workation beantragen, z.B. mindestens 14 Arbeitstage vor Beginn der Workation?
• evtl.: Ausschluss einer Umdeutung auf anderes Datum bei fehlender Genehmigung^[4]

[ ] Festlegung der Ablehnungsgründe

• Wann darf Arbeitgeber den Antrag ablehnen, z.B. aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen?

[ ] Gestaltung der Organisation

• z.B. Stellung eines IT-Mitnahmeantrags, um Hard-/Software (Laptop) mitnehmen zu dürfen
• Ausschluss der Verwendung privater Hard-/Software zu dienstlichen Arbeitszwecken im/aus dem Ausland

[ ] Festlegung von Rückkehrmodalitäten

• evtl.: während genehmigter Workation Verlangen des Arbeitgebers der Rückkehr an den Arbeitsort bei dringenden betrieblichen Erfordernissen möglich; dann jedoch Verpflichtung zur Erstattung der damit verbundenen nachweislichen Reisekosten des Beschäftigten^[5]

[ ] Vorweggenommene Einigung über Ausschluss einer Versetzung

• mögliche Gestaltung: Die Betriebsparteien sind sich einig, dass die Workation keine Versetzung i.S.v. §§ 99, 95 Abs. 3 BetrVG darstellt.

[ ] Abbedingung von Kosten

• Formulierungsvorschlag: Kosten für einen privaten Zusatzversicherungsschutz im Ausland des Beschäftigten für eine privat veranlasste Workation übernimmt der Betrieb nicht nach § 670 BGB.
• § 670 BGB ist dispositiv.
• Der Betrieb übernimmt keine durch die Workation veranlassten Kosten (Hotel, Flug, Strom, Internet, Verpflegung etc.).

[ ] Workation-Richtlinie

• Während der Vorbereitungsphase kann es hilfreich sein, begleitend eine Workation-Richtlinie zu erstellen und diese an das Team zu kommunizieren, dies beugt möglichen Konflikten und Unklarh...