Workation, Ein- und Durchführung / Checkliste zur Durchführung der Workation

Während der Arbeitszeit innerhalb der Workation hat der Beschäftigte sicherzustellen, dass er in technischer Hinsicht arbeitsfähig ist.

• Dies umfasst insbesondere die Sicherstellung eines ausreichend leistungsfähigen und stabilen Internets, die notwendige Versorgung mit Strom und eine gute Verbindung im Telefonnetz.
• Weitere Regelungen z.B. die Kostentragung bei der Nutzung mobiler Netze für Dienstgeräte, die Kameranutzung bei Meetings, etc. sind denkbar.

• Tatsächlich erbrachte Arbeitszeit im Ausland während der Workation ist entsprechend den jeweils geltenden Regelungen des Betriebs zu erfassen bzw. zu dokumentieren.
• Evtl.: Vereinbarung, dass der Beschäftigte neben den in Deutschland geltenden Regelungen zur Arbeitszeit die lokalen, im Ausland geltenden Regelungen zur Arbeitszeit einschließlich lokaler Feiertagsarbeitsverbote etc. zu beachten hat.

• Allgemeine Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes:

  1. Gefährdungsbeurteilung
  2. Unterweisung in Sicherheits- und Gesundheitsgefahren
• Eine Sicherheitsunterweisung sollte erfolgen, auch vor Ort in der Unterkunft
• Sinnvoll kann dabei auch sein, abzuklären, wo vor Ort Notausgänge sind und wie im Gefahrenfall zu reagieren ist.

• Dieser kann nur bestehen, wenn die Workation beantragt und genehmigt wurde und es sich um einen Arbeitsunfall i.S.d. § 8 Abs. 1 SGB VII handelt.
• Der Beschäftigte hat auch einen bei mobiler Arbeit im Ausland erlittenen Unfall unverzüglich zu melden und dabei die erforderlichen Angaben zum Unfallort und -hergang zu machen bzw. nachzuweisen.

• Im Falle von Verstößen gegen diese Regelungen oder gegen lokales ausländisches Recht, die mit Bußgeldern, Geldstrafen o. ä. sanktioniert werden oder zu Schäden für den Betrieb führen, trägt der Verursacher diese selbst.
• Es gelten darüber hinaus die Grundsätze der beschränkten Arbeitnehmerhaftung.

• Besonders komplex und im besten Fall mittels eines Steuerberaters zu bewerten.
• Die Auswirkungen von grenzübergreifendem Arbeiten betreffen sowohl Arbeitgeber als auch Beschäftigte und können mitunter schwerwiegend sein, z. B. die unbeabsichtigte Begründung einer steuerlichen Betriebsstätte und der Einkommenssteuerpflicht im Ausland.

• Problem Betriebsstätte:

  • Was als Betriebsstätte angesehen wird, legen die Länder selbst fest.
  • Innerhalb der meisten EU-Staaten sprechen insbesondere folgende Kriterien gegen eine Betriebsstätte: keine Verfügungsmacht über die (privaten) Räumlichkeiten, keine physischen Meetings in den (privaten) Räumlichkeiten, keine Kostenübernahme für die Workation im Ausland durch den Arbeitgeber, kein durch den Arbeitgeber eingerichteter Arbeitsplatz (§ 2 Abs. 7 ArbStV) sowie kein Bezug der erbrachten Arbeitsleistung zur Geschäftstätigkeit des Arbeitsgebers im jeweiligen Land. Diese Kriterien sind auch im Rahmen des Lohnsteuerrechts von Bedeutung.
• Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und diversen Ländern regeln zwar die steuerlichen Grundsätze von grenzübergreifenden Tätigkeiten, sollten aber immer von einem Experten im Einzelfall geprüft werden.
• Ausgenommen von den Tätigkeiten im Rahmen der Workation im Ausland sollten der Abschluss sowie die Zeichnung von Verträgen für und im Namen des Betriebs sein, denn dies könnte im Einzelfall mitunter steuerlich eine Niederlassung begründen.
• Vorbehaltlich weiterer Prüfung bleibt es bei der Versteuerung in Deutschland, wenn der in Deutschland ansässige und bei einem deutschen Arbeitgeber angestellte Mitarbeitende sich nicht länger als 183 Tage im Ausland aufhält.