Wie Remote und Hybrid Onboarding gelingen kann / 5.1 Kontaktmöglichkeiten vor dem ersten Arbeitstag

Es gibt einige Möglichkeiten, wie HR und Vorgesetzte mit einem remote Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag Kontakt aufnehmen können, z. B. durch:

1. E-Mails oder Nachrichten über eine Onboarding Software oder Chat-App, um ihm mitzuteilen, dass sich das Team schon auf seine Unterstützung freut.
2. Video-Anrufe oder eine Webkonferenz, um das Team vorzustellen. Ein Buddy oder Mentor kann sich ebenfalls persönlich vorstellen und Hilfe bei Fragen und Anliegen anbieten.
3. Wichtige Dokumente und Informationen schonvor dem ersten Arbeitstag, z. B. die Leitlinien des Unternehmens, Richtlinien zum Arbeiten im Homeoffice und die Kontaktdaten von wichtigen Ansprechpartnern.
4. Erste Einladungen schon vor dem Start zu besonderen Anlässen, wie z. B. Teamevents oder Feiern.

5.1.1 Patenschaft auch beim Remote Onboarding

Ein Pate kann das Remote Onboarding unterstützen, indem er als Ansprechpartner und Mentor für den neuen Mitarbeiter fungiert. Er hat eine wichtige Unterstützungs- und Vernetzungsfunktion.

Der Pate kann den neuen Mitarbeiter durch die Abläufe und Prozesse des Unternehmens führen und ihm bei der Orientierung helfen. Vor allem die Integration ins Team kann ein Pate unterstützten, indem er den neuen Kollegen bei allen wichtigen Kontakten vorstellt, bei der Kommunikation mit den Kollegen unterstützt und dem Onboardee die Möglichkeit bietet, an Teammeetings und Aktivitäten teilzunehmen.

Er kann dem neuen Mitarbeiter bei der Identifizierung von Ressourcen und Unterstützungsangeboten helfen und ihm oder ihr bei Bedarf eine Verbindung zu den richtigen Ansprechpartnern vermitteln. Sollte es Probleme bei der Einrichtung von Tools und Zugängen geben, kann er dabei helfen und erste Schulungen anbieten. Der Pate sollte regelmäßig Feedback einholen und sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter die notwendige Unterstützung erhält.

Praxis-Tipp

Preboarding auch remote nicht vergessen

Der Pate kann den neuen Mitarbeiter schon vor seinem ersten Arbeitstag kontaktieren, um sich vorzustellen und ihm mitzuteilen, dass er zur Verfügung steht, um Fragen zu beantworten und Unterstützung anzubieten. Das signalisiert, dass sich alle bereits auf die Zusammenarbeit freuen.