Liegt kein Werkzeuggeld i. S. d. § 3 Nr. 30 EStG vor, kann eine Entschädigung für die betriebliche Benutzung von Werkzeugen eines Arbeitnehmers (Werkzeuggeld) nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei sein.[1]
Grundsätzlich ist zwischen durchlaufenden Geldern, Auslagenersatz und Werbungskostenersatz abzugrenzen.
Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz liegen vor, wenn
- der Arbeitnehmer die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers macht, wobei es gleichgültig ist, ob das im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht, und
- über die Ausgaben im Einzelnen abgerechnet wird.
Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.[2]
Pauschaler Auslagenersatz
Damit die Entschädigung steuerfrei anerkannt wird, muss der Arbeitnehmer über die Kosten für einen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen die Belege und Kosten dokumentieren. Hierunter fällt auch die Instandhaltung.[3]
Der in diesem Wege ermittelte Durchschnittswert kann solange steuerfrei erstattet werden, wie sich die Umstände nicht wesentlich ändern. Es empfiehlt sich dies als Arbeitgeber regelmäßig anzufragen (z. B. jährlich).
Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Personal Office Platin. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen
Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen