Auslagenersatz

Zusammenfassung

 

Begriff

Unter Auslagen versteht man die Gelder, die zur Erbringung einer Leistung oder Erfüllung eines Auftrags verwendet werden müssen, für die der Leistungserbringer häufig in Vorlage tritt. Es handelt sich also um Gelder, die der Arbeitnehmer nach der Aufwendung erhält.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Die Pflicht zum Auslagen- oder Aufwendungsersatz folgt aus §§ 670 ff. BGB.

Lohnsteuer: Die Steuerfreiheit von Auslagenersatz ergibt sich aus § 3 Nr. 50 EStG.

Sozialversicherung: § 14 Abs. 1 SGB IV definiert das zur Beitragspflicht in der Sozialversicherung heranzuziehende Arbeitsentgelt aus einer Beschäftigung. § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV legt fest, unter welchen Bedingungen bestimmte Entgeltbestandteile kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen.

 

Kurzübersicht

 
Entgelt LSt SV
Ersatz von Ausgaben, die der Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber geleistet hat frei frei
Durchlaufende Gelder, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben frei frei
Übernahme von Strafen und Geldbußen des Arbeitnehmers pflichtig pflichtig
 

Arbeitsrecht

1 Allgemeines

Der Arbeitgeber ist, vorbehaltlich einer anderen Vereinbarung, gem. §§ 670, 675 BGB verpflichtet, dem Arbeitnehmer als Aufwendungs- oder Auslagenersatz diejenigen Aufwendungen zu ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeiten gemacht hat und den Umständen nach für erforderlich halten durfte (z. B. Reisespesen, Auslagen zur Beschaffung von Werkzeugen; dagegen nicht persönliche Aufwendungen des Arbeitnehmers wie Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb). Dabei ist es gleichgültig, ob die Aufwendungen im Interesse des Arbeitgebers objektiv notwendig waren; es genügt, dass der Arbeitnehmer sie ohne Verletzung seiner Sorgfaltspflicht für erforderlich halten durfte.

2 Schäden am Arbeitnehmer-Eigentum

Nach § 670 BGB hat der Arbeitnehmer auch einen Anspruch auf Erstattung der Sach- und Vermögensschäden, die ihm bei der Arbeit ohne Verschulden des Arbeitgebers entstanden sind. Voraussetzung hierfür ist, dass der Schaden nicht dem Lebensbereich des Arbeitnehmers, sondern dem Betätigungsbereich des Arbeitgebers zuzurechnen ist und der Arbeitnehmer ihn nicht selbst tragen muss, weil er dafür eine besondere Vergütung erhält.

Zum Betätigungsbereich des Arbeitgebers gehören grundsätzlich alle Risiken, die im Zusammenhang mit der vom Arbeitgeber veranlassten Arbeit entstanden sind und die der Arbeitgeber hätte tragen müssen, wenn er die Arbeit selbst vorgenommen hätte oder dem Arbeitnehmer eigene Geräte zur Durchführung der Arbeit überlassen hätte.

Deshalb muss der Arbeitgeber die am Kraftwagen des Arbeitnehmers (Nutzfahrzeugen u. a.) ohne Verschulden des Arbeitgebers entstandenen Unfallschäden ersetzen, wenn das Fahrzeug mit Billigung des Arbeitgebers bei der Arbeitsleistung eingesetzt worden ist und der Arbeitgeber ohne Einsatz des Arbeitnehmerfahrzeugs ein eigenes Fahrzeug hätte einsetzen und damit dessen Unfallgefahr hätte tragen müssen. Das BAG hat die Kostentragungspflicht auch in einem Fall bejaht, in dem der Arbeitnehmer zur Rufbereitschaft eingeteilt war und aufgrund eines Notrufs mit seinem eigenen Fahrzeug zur Arbeit gefahren ist, um rechtzeitig am Arbeitsort zu erscheinen. Bei einem Mitverschulden des Arbeitnehmers ist § 254 BGB entsprechend anzuwenden und die Grundsätze über den innerbetrieblichen Schadensausgleich sind zu beachten. Das bedeutet: Bei geringer Schuld (leichteste Fahrlässigkeit) muss der Arbeitgeber grundsätzlich vollen Ersatz leisten; bei normaler Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers ist der Schaden anteilig unter Berücksichtigung der Gesamtumstände des Einzelfalls nach Billigkeitsgrundsätzen und Zumutbarkeitsgesichtspunkten zu verteilen; bei grob fahrlässiger oder vorsätzlicher (Mit)verursachung entfällt der Ersatzanspruch des Arbeitnehmers in der Regel ganz. Im Einzelfall ist allerdings auch bei grober Fahrlässigkeit eine Schadensteilung nicht ausgeschlossen.

Trifft den Arbeitgeber ein Verschulden, haftet er u. a. wegen Verletzung der Fürsorgepflicht.

3 Ersatz von Bußgeldern und Strafverfolgungsmaßnahmen

Verursacht ein Berufskraftfahrer bei einer betrieblichen Tätigkeit unverschuldet einen schweren Verkehrsunfall und wird deswegen gegen ihn zunächst ein staatsanwaltliches Ermittlungsverfahren (hier wegen fahrlässiger Tötung) eingeleitet, hat ihm der Arbeitgeber entsprechend § 670 BGB die erforderlichen Kosten der Verteidigung zu ersetzen. Dies sind grundsätzlich nur die gesetzlichen Rechtsanwaltsgebühren, nicht vereinbarte höhere Gebühren. Etwas anderes gilt ausnahmsweise dann, wenn Rechtsanwälte zur Übernahme der Verteidigung zu den Rahmengebühren des RVG nicht bereit waren.

Arbeitsrechtlich ist ein Berufskraftfahrer ohne besondere Vereinbarung und Vergütung nicht zum Abschluss einer Rechtsschutzversicherung v...

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