Praxis-Beispiele: Auslagenersatz / 7 Arbeitnehmer verauslagt Kosten

Sachverhalt

Ein Erste-Hilfe-Beauftragter stellt bei der Kontrolle der Erste-Hilfe-Kästen im Unternehmen diverse Mängel fest. Daraufhin erwirbt er in einer Apotheke Verbandsmaterial und füllt damit die Erste-Hilfe-Kästen auf. Er legt dem Arbeitgeber am nächsten Tag den Kassenzettel vor und erhält den verauslagten Betrag von 123,70 EUR erstattet.

Wie ist die Erstattung steuer- und sozialversicherungsrechtlich zu behandeln?

Ergebnis

Es handelt sich um Auslagenersatz. Die Auszahlung bleibt steuer- und beitragsfrei.

Steuerfreier Auslagenersatz liegt vor, wenn es sich um Kosten oder Ausgaben des Arbeitgebers handelt, an denen der Arbeitnehmer kein oder nur ein sehr geringes eigenes Interesse hat. Werden Gegenstände angeschafft, muss der Arbeitgeber i. d. R. juristischer Eigentümer werden. Eine Ausnahme gilt für den Einkauf von Hilfs- und Betriebsstoffen, z. B. Büromaterial, Porto, Benzin, Diesel, Öl für den Dienstwagen. Dort liegt immer Auslagenersatz vor. In diesem Fall spielen die Eigentumsverhältnisse beim Erwerb keine Rolle, weil beim Arbeitnehmer keine Bereicherung eintreten kann.