Praxis-Beispiele: Auslagenersatz / 3 Telefonkosten mit Gesprächsnachweis

Sachverhalt

Der Arbeitgeber ersetzt seinen Außendienstmitarbeitern die Kosten, die ihnen für berufliche Telefongespräche sowie berufliche Internetnutzung an ihrem Privatanschluss entstehen.

Ein Mitarbeiter, der erst seit wenigen Monaten im Unternehmen arbeitet, legt die Rechnungen mit Einzelverbindungsnachweis und Kennzeichnung der beruflichen Nutzung für Januar bis März vor:

• 30 % beruflicher Nutzungsanteil des privaten Telefon- und Internetanschlusses,
• 400 EUR Grundgebühren für den Telefon-Anschluss sowie Verbindungsentgelte.

Wie ist der Sachverhalt lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlich zu behandeln und wie können die Erstattungen zukünftig möglichst einfach geregelt werden?

Ergebnis

Die Erstattung beruflicher Telefonkosten stellt steuer- und sozialversicherungsfreien Auslagenersatz dar. Pauschaler Auslagenersatz ist zulässig, wenn mindestens für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten Aufzeichnungen geführt werden. Diese Voraussetzung ist durch die vorgelegten Rechnungen erfüllt.

Für die Monate Januar bis März kann der berufliche Anteil der Aufwendungen für Telefon und Internet in nachgewiesener Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzt werden.

Insgesamt ergibt sich eine Erstattung von 400 EUR × 30 % = 120 EUR.

Ab April besteht die Möglichkeit, den ermittelten Aufteilungsmaßstab fortzuführen und den steuerfreien Auslagenersatz mit 30 % der vom Mitarbeiter weiterhin vorzulegenden Monatsabrechnungen des Telekommunikationsanbieters vorzunehmen.