Verfahrensanweisungen

Zusammenfassung

 

Begriff

Verfahrensanweisungen sind verbindliche (dokumentierte) Anweisungen des Unternehmens bzw. von verantwortlichen Personen zur Durchführung benannter Verfahren, Prozesse oder Abläufe. Sie beinhalten Festlegungen zu: was, wann, wo, wie, durch wen und unter Einsatz welcher Betriebs- und Hilfsmittel und unter Berücksichtigung welcher Dokumente zu tun ist. Zudem legen sie fest, wie die Ausführung gelenkt werden muss und was, wann, wie und durch wen aufzuzeichnen ist.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Verfahrensanweisungen werden v. a. durch Managementsystem-Normen (z. B. DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001) sowie AMS-Konzepte (z. B. OHSAS 18001, SCC) explizit gefordert. Durch sie weist der Unternehmer bzw. eine von ihm autorisierte Person die Führungskräfte und Mitarbeiter schriftlich an, wie sie bei entsprechenden betrieblichen Aufgaben (z. B. der Ermittlung der Kundenanforderungen, der Herstellung eines Produktes, der Durchführung interner Audits) konkret vorgehen müssen.

Durch Verfahrensanweisungen kann ein Arbeitgeber auch die im Arbeitsschutzgesetz (z. B. §§ 4, 9 und 12 ArbSchG) geforderten geeigneten Anweisungen für sicheres und gesundes Verhalten bei der Arbeit erfüllen. Die in unterschiedlichen Verordnungen (z. B. § 12 BetrSichV oder § 14 GefStoffV) geforderten Betriebsanweisungen entsprechen ihrem Charakter nach im weiteren Sinne einer Verfahrensanweisung – sie sind i. d. R. weniger detailliert. Gleiches gilt auch für Prüfanweisungen – also für Anweisungen zur Prüfung von Arbeitsmitteln (z. B. gem. BetrSichV) etc.

1 Sinn und Zweck von Verfahrensanweisungen

Ein wesentliches Prinzip jedes Managementsystems sind festgelegte Vorgehensweisen. Durch sie wird ein Unternehmen angeleitet, sich vorab Gedanken über die Vorgehensweise bei wesentlichen Aufgaben, die durch das Managementsystem gemanagt werden sollen, zu machen. D. h., für spezielle Tätigkeiten und Prozesse (Abläufe) sind Verfahrensanweisungen zu erstellen und die Ausführenden zu verpflichten, sich an die dort beschriebene Vorgehensweise zu halten. Wo erforderlich, nehmen diese dokumentierten Verfahren auf Arbeitsanweisungen oder Betriebsanweisungen Bezug oder verweisen auf sie.

Verfahrensanweisungen zielen darauf ab,

  • die Verfahrensweise eindeutig zu regeln, einschließlich der Verantwortlichkeiten, Befugnisse, Vorgehensweisen, verfügbaren Ressourcen etc.,
  • die Erfüllung der Kundenanforderungen (die definierte Qualität), der öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen sowie der betrieblichen Standards (z. B. Regeln gegen Korruption) sicherzustellen,
  • die wiederholte Durchführung von Tätigkeiten (z. B. Erstellung eines Angebotes), Aufträgen (z. B. Abwicklung eines Kundenauftrages) oder Aktionen/Maßnahmen (z. B. Durchführung von internen Audits oder Management Reviews) nachhaltig zu stabilisieren und beherrschbar zu machen;
  • eine wirksame und gleichmäßige Vorgehensweise sicherzustellen,
  • die Einarbeitung in neue Arbeitsfelder und die schnelle Einweisung neuer Mitarbeiter zu erleichtern,
  • eine Basis für die Bestimmung von Verbesserungsmöglichkeiten zu schaffen.

Damit wird deutlich: Verfahrensanweisungen haben einen handlungsanleitenden und einen verpflichtenden Charakter. Ihre Akzeptanz ist bei den Beschäftigten dann höher, wenn das Management ihnen die Notwendigkeit aufgezeigt hat, die Inhalte (v. a. die Forderungen) der Verfahrensanweisung nachvollziehbar sind sowie ggf. Möglichkeiten zur Mitwirkung bei der Erstellung bestehen.

 

Wichtig

Kontinuierliche Verbesserung von Verfahrensanweisungen

Auch Verfahrensanweisungen müssen regelmäßig im Hinblick auf ihre Eignung, Praktikabilität und Wirksamkeit überprüft und verbessert werden. Dazu dienen auch die für das jeweilige Verfahren zu erarbeitenden Prozesskennzahlen.

2 Abgrenzung zur Prozessbeschreibung

Eine Prozessbeschreibung beschreibt die Aktivitäten, die zur Umwandlung einer Eingabe in ein Ergebnis notwendig sind (vgl. Prozesse). Im Gegensatz dazu stellt eine Verfahrensanweisung dar, wie eine für das Managen einer betrieblichen Funktion (z. B. Qualitätssicherung oder Arbeitsschutz) als qualitäts- oder sicherheitsrelevant erachtete Tätigkeit, Maßnahme etc. konkret und nachweisbar auszuführen ist. Die Unterscheidung ist eher akzentuierend und verschwimmt durch die wachsende Relevanz der Prozessorientierung in der Praxis immer mehr.

3 Erstellung von Verfahrensanweisungen

Ein Unternehmen muss festlegen, wer Verfahrensanweisungen erstellen darf, wer sie prüft und freigibt, an wen sie verteilt und wie Änderungen vorgenommen werden.

 

Wichtig

Handlungsspielraum bei der Erstellung von Verfahrensanweisungen

Die äußere Form der Verfahrensanweisung kann jedes Unternehmen selbst festlegen. Sinnvoll ist die Erarbeitung eines internen Standards zur Erstellung von Verfahrensanweisungen, der auch die Strukturierung und Detaillierung festlegt.

Die Vorgehensweisen bei der Erstellung einer Verfahrensanweisung kann entweder im Managementhandbuch beschrieben oder durch spezielle Verfahrensanweisungen festgelegt werden.

Verfahrensanweisungen sollen einen schnellen Überblick verschaffen. Deshalb empfiehlt sich eine tabellarische Form ggf. ergänzt durch ein ...

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