Verfahrensanweisungen / Zusammenfassung

Unternehmen (Organisationen) legen ihre Prozesse, Abläufe und Arbeitsvorgänge in Vorgabedokumenten fest. Gängig für solche Darlegungen des "Wie", der geplanten Vorgehensweise, der Zuständigkeiten sowie Festlegungen zu den Beteiligten, deren Beiträge und den Wechselbeziehungen, sind Verfahrensanweisungen. Hierzu zählen Verfahrens-, Prozess- und Arbeitsanweisungen. Die aktuellen Normen für Managementsysteme, z. B. die ISO 9001 (QMS) und die ISO 45001 (AMS), haben die Anforderungen an die Dokumentation reduziert und geben den Anwendern mehr Freiräume. Nichtsdestotrotz fordern sie weiterhin für die als wichtig erachteten Prozesse und Verfahren entsprechende Vorgabedokumente, die sie zu der neu gebildeten Gruppe der "dokumentierten Informationen" zählen. Die Managementsystem-Normen verwenden deshalb den Begriff Verfahrensanweisungen nicht mehr. Da für Prozesse, Abläufe, Arbeitsvorgänge etc. weiterhin Vorgabedokumente als Bestandteil der dokumentierten Informationen erforderlich sind, macht es Sinn, diese Vorgabedokumente im Unternehmen weiterhin als Verfahrensanweisungen zu bezeichnen.

Verfahrensanweisungen werden v. a. durch Managementsystem-Normen (z. B. DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001) sowie AMS-Konzepte (z. B. DIN ISO 45001:2023, SCC) indirekt und teilweise auch direkt gefordert. Durch sie weist der Unternehmer bzw. eine von ihm autorisierte Person die Führungskräfte und Mitarbeiter schriftlich an, wie sie bei entsprechenden betrieblichen Aufgaben bzw. Prozessen (z. B. der Ermittlung der Kundenanforderungen, der Herstellung eines Produktes, der Durchführung interner Audits) konkret vorgehen müssen. Des Weiteren kann es hilfreich oder notwendig sein, mithilfe von Verfahrensanweisungen Dokumentationspflichten zu erfüllen oder die Erfüllung rechtlicher Anforderungen nachweisen zu können.

Durch Verfahrensanweisungen kann ein Arbeitgeber auch die im Arbeitsschutzgesetz (z. B. §§ 4, 9 und 12 ArbSchG) geforderten geeigneten Anweisungen für sicheres und gesundes Verhalten bei der Arbeit erfüllen. Die in unterschiedlichen Verordnungen (z. B. § 12 BetrSichV oder § 14 GefStoffV) geforderten Betriebsanweisungen (BA) entsprechen ihrem Charakter nach Verfahrensanweisungen – BA sind i. d. R. weniger detailliert. Gleiches gilt auch für Prüfanweisungen – also beispielsweise für Anweisungen zur Prüfung von Arbeitsmitteln (z. B. gem. BetrSichV) etc.