Urlaub: Neue Urlaubsmodelle / 1.1 Allgemeine rechtliche Rahmenbedingungen

Auch beim Modell Vertrauensurlaub haben Arbeitgeber allerdings grundlegende rechtliche Rahmenbedingungen des BUrlG zu beachten:

1. Am gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub nach dem BUrlG ist nicht zu rütteln. Es muss sichergestellt werden, dass Mitarbeiter zumindest den gesetzlichen Mindesturlaub tatsächlich nehmen. Die Beschäftigten können darauf auch nicht verzichten. Mitarbeitern mit einer 5-Tage-Woche steht ein Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen im Kalenderjahr zu. Der Arbeitgeber sollte deshalb die Mindestzahl der zu nehmenden Urlaubstage in die Vereinbarung über den Vertrauensurlaub aufnehmen und festlegen, dass genommener Urlaub zunächst auf den gesetzlichen Mindesturlaub angerechnet wird.
2. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Mitarbeitern während ihres Urlaubs das Entgelt fortzuzahlen – unabhängig davon, ob diese 20 Tage oder 40 Tage im Jahr Urlaub nehmen.
3. Sollen Regelungen zur Inanspruchnahme des Urlaubs getroffen werden, muss der Arbeitgeber den Betriebsrat beteiligen. Hierbei handelt es sich um die Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze, für die § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht vorsieht. Über das "Ob" des Vertrauensurlaubs kann der Arbeitgeber allerdings ohne Beteiligung der Arbeitnehmervertretung entscheiden.

Die wichtigsten Punkte sollten in einer Vereinbarung zum Vertrauensurlaub klar geregelt werden. Wichtig ist insbesondere die Differenzierung zwischen gesetzlichem Urlaub nach dem BUrlG und dem vertraglichen Mehrurlaub in Form des Vertrauensurlaubs. Der Arbeitgeber sollte in der Vereinbarung verdeutlichen, dass der Vertrauensurlaub nicht in das folgende Jahr übertragen wird und stets zum 31.12. des Urlaubsjahres verfällt – und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seinen Hinweispflichten nachgekommen ist oder nicht. Wenn der Mitarbeiter auch im Folgejahr unbegrenzt Urlaub nehmen kann, benötigt er keinen Vertrauensresturlaub aus dem Vorjahr. Auch sollten Beschäftigte sowie Vorgesetzte zu einer lückenlosen Dokumentation im Hinblick auf die Urlaubstage verpflichtet werden, damit beispielsweise bei einem Arbeitsunfall die versicherungsrechtliche Lage geklärt werden kann.