4.1 Abruf und Anwendung der ELStAM
Der Arbeitgeber muss die für die Lohnsteuerberechnung erforderlichen persönlichen Besteuerungsmerkmale, also insbesondere die Steuerklasse seiner Arbeitnehmer aus der ELStAM-Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) abrufen und anwenden.[1]
Zum Abruf der ELStAM muss sich der Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung einmalig über das Elster-Online-Portal registrieren.[2]
ELStAM-Abruf bei eingetragener Lebenspartnerschaft
Für die Partner einer eingetragenen Lebenspartnerschaft erfolgt die Bildung der für Ehegatten möglichen Steuerklassenkombinationen ebenfalls automatisch über die ELStAM-Datenbank. Die Familienstände "verheiratet" und "eingetragene Lebenspartnerschaft" werden in der ELStAM-Datenbank identisch behandelt. Über die Identifikationsnummer (IdNr) des Lebenspartners wird die Verknüpfung der Lebenspartnerschaft aufgebaut und die Steuerklassenkombinationen IV/IV und III/V elektronisch gewährt. Analog zur Verfahrensweise bei Ehegatten wird den beiden Arbeitnehmern einer Lebenspartnerschaft im elektronischen Abrufverfahren automatisch jeweils die Steuerklasse IV zur Verfügung gestellt.
Ungünstigere Steuerklasse bei eingetragener Lebenspartnerschaft oder gleichgeschlechtlicher Ehe
Der Arbeitnehmer konnte in Fällen einer eingetragenen Lebenspartnerschaft die Bescheinigung der ungünstigeren Steuerklasse I in der Datenbank beantragen (amtlicher Vordruck "Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen"). Die Vergabe der Steuerklasse I anstelle der IV bewirkt, dass der Arbeitgeber den aktuellen Familienstand seines Arbeitnehmers nicht über den elektronischen Abruf der ELStAM herleiten kann. Ist für den Arbeitnehmer das Merkmal "ungünstige Steuerklasse" gespeichert, wird dadurch die automatische Vergabe der Steuerklassenkombination IV/IV ausgeschlossen. Die bescheinigte ungünstige Steuerklasse bleibt auch nach Umwandlung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft in eine Ehe gültig.
4.2 Steuerklassenwechsel bei Ehe-/Lebenspartnern
Änderungen der ELStAM sind laufend vorzunehmen. Der Arbeitgeber muss die von der ELStAM-Datenbank mitgeteilten Steuerklassen so lange anwenden, bis sie programmgesteuert oder auf Antrag des Arbeitnehmers geändert und ihm elektronisch mitgeteilt werden. Die Änderung wird zum ersten Tag des Monats wirksam, an dem erstmals alle Voraussetzungen hierfür vorgelegen haben, ggf. auch für bereits abgelaufene Lohnzahlungszeiträume des aktuellen Lohnsteuerjahres.[1]
Eine förmliche Antragstellung für eine Änderung der Steuerklasse ist mit Ausnahme der Steuerklasse II (diese erfolgt über den "Lohnsteuer-Ermäßigungsantrag 2023, Anlage Kinder") sowie des Steuerklassenwechsels bei Ehegatten inklusive der Anwendung des Faktorverfahrens (diese erfolgt über den "Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten und Lebenspartnern") nicht vorgesehen.
Änderung der Steuerklasse nur durch Finanzamt
Die Zuständigkeit für die Bildung und Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale liegt bei den Finanzämtern. Eine Steuerklassenänderung darf nur durch das Finanzamt vorgenommen werden, ggf. im Rahmen des Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahrens.[2]
Steuerklassenwechsel mehrfach pro Jahr möglich
Seit 2020 ist ein Steuerklassenwechsel zur Änderung der Steuerklassenkombination sowie die Anwendung des Faktorverfahrens bei Ehegatten ohne Einschränkung mehrfach möglich.[3] Die früheren Ausnahmeregelungen, nach denen in bestimmten Fällen die Steuerklasse bei Ehe-/Lebenspartnern mehr als einmal im Jahr gewechselt werden konnten, z. B. wenn ein Ehe-/Lebenspartner keinen Arbeitslohn mehr bezieht, ein Ehe-/Lebenspartner wieder ein Dienstverhältnis nach vorheriger Arbeitslosigkeit aufnimmt, die Ehe-/Lebenspartner auf Dauer getrennt leben, ein Ehe-/Lebenspartner verstirbt oder die Anpassung des Faktors sowie die Beendigung des Faktorverfahrens erforderlich werden[4], sind entfallen.
Antrag auf Steuerklassenwechsel bis 30.11.
Für den Steuerklassenwechsel bei Ehe-/Lebenspartnern ist eine formelle Antragstellung erforderlich. Dient die Änderung der Steuerklassen bei Ehegatten nicht der Korrektur der infolge der Heirat automatisch gebildeten Kombination IV/IV[5], wird diese erst ab Beginn des Monats wirksam, der auf die Antragstellung folgt.[6] Der Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten und Lebenspartnern ist an die Antragsfrist 30.11. des jeweiligen Jahres gebunden, um eine Berücksichtigung für das laufende Lohnsteuerabzugsverfahren zu erreichen. Eine rückwirkende Änderung ist nicht möglich. Weitere Einzelheiten zum Steuerklassenwechsel enthalten die Lohnsteuerrichtlinien.[7]
Auch für den Wechsel in die Steuerklasse II ist eine formelle Antragstellung beim Wohnsitzfinanzamt erforderlich.
- Für Kinder unter 18 Jahren ist eine Versicherungserklärung zum Entlastungsbetrag für Alleinerziehende ausreichend.
- Für weitere Kinder und für Kinder über 18 Jahren ist der "Lohnsteuerermäßigungsantrag 2024, Anlage Kinder" zu verwenden.[8]
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