Prozessoptimierung in der Entgeltabrechnung / 2 Optimierungspotenziale

Der Bereich der Entgeltabrechnung ist mit umfangreichen Aufgaben betraut. Der Arbeitsaufwand ist hoch und die Verantwortung ist groß. Andererseits ist die personelle Besetzung der Payroll in vielen Unternehmen und auch bei Dienstleistern oftmals eher schmal, was auch am chronischen Mangel an Fachkräften in Deutschland liegt. Umso wichtiger ist es also, die Abläufe möglichst zeitsparend zu organisieren. Leider ist genau dies vielfach nicht der Fall. Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit genau diesem Thema: Welche Maßnahmen können zu einer Optimierung der Payroll-Prozesse führen?

2.1 Stamm- und Bewegungsdaten

Die Pflege von Personaldaten stellt vielerorts den größten Zeitfresser für die Fachkräfte dar. Die entscheidende Frage ist: Auf welche Weise werden diese Daten zugeliefert und erfasst? Dies geschieht auch heute gerne noch auf durchweg manuelle oder zumindest umständliche und fehleranfällige Weise. Bei einer Neueinstellung werden die notwendigen Stammdaten per Papier-Fragebogen per Hand durch den neuen Mitarbeiter ausgefüllt und von dort durch die Sachbearbeitung in die zuständigen Systeme eingetippt. Das Papier wird anschließend zusammen mit dem Arbeitsvertrag und anderen Dokumenten in einer neuen physischen (und ggf. elektronischen) Personalakte abgelegt.

In der Folgezeit werden die anfallenden Bewegungsdaten auf verschiedene Weise in die Fachabteilung geliefert: per Papier oder Mail, über Excel-Tabellen, durch Telefonanrufe oder sogar per Fax. All diese Meldungen müssen im Verfahren eingepflegt werden und dies geschieht in der Regel per Hand.

Der beschriebene Prozess ist keine Seltenheit. Er kostet sehr viel Zeit und birgt durch die Medienbrüche und die manuellen Eingaben erhebliche Fehlerrisiken, was oftmals ebenfalls aufwendige Gegenprüfungen nach dem Vier-Augen-Prinzip nach sich zieht. Eingabefehler können außerdem später nur mit viel Aufwand nachvollzogen werden. Deshalb lohnt es sich, diese Abläufe zu analysieren und Alternativen zu entwickeln – und die gibt es.

Zunächst einmal werden Personaldaten häufig parallel in verschiedenen HR-Systemen und auch auf Papier vorgehalten und auch entsprechend doppelt und dreifach gepflegt. Es gibt teilweise deckungsgleiche Daten in der Personalakte aus Papier, im System für Zeitwirtschaft, im Tool für Personalentwicklung und in der Payroll-Lösung. Es lohnt sich die Auseinandersetzung mit diesen Szenarien:

1. Die Anschaffung eines integrierten digitalen HR-Systems, welche alle Module aus derselben Datenquelle bedient, die Payroll inklusive.
2. Kommt dies nicht infrage, lohnt sich die Beschäftigung mit modernen Schnittstellen zwischen den HR-Systemen.

In beiden Fällen würden die Personaldaten nur noch einmal eingegeben, was viel Zeit spart und Fehler vermeidet. Im nächsten Schritt folgt die Beschäftigung mit einer entscheidenden Frage: Wie kommen die Bewegungsdaten in das Payroll-Programm?

Die Entgeltabrechnung muss sich jeden Tag mit relevanten Änderungen bei Personalfällen beschäftigen. Für den Arbeitsaufwand ist es entscheidend, auf welche Weise diese Daten in die Systeme geraten. Wie oben dargestellt, kommen Personaldaten in etlichen Unternehmen auf verschiedenen parallelen Wegen in die Fachabteilung für Entgeltabrechnung und werden dort manuell in das Payroll-Verfahren übertragen. Die Absender der Änderungsdaten sind zumeist die betroffenen Mitarbeiter selbst oder ihre Vorgesetzten. Zwei Überlegungen machen Sinn:

1. Etablierung eines einheitlichen Zulieferungsweges der Daten an die Personalabteilung.
2. Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals.

2.2 ESS: Die Mitarbeiter beteiligen

Etliche entgeltrelevante Daten müssen die Beschäftigten selbst zuliefern. Zu Beginn der Beschäftigung sind das zunächst die notwendigen Stammdaten, welche später eher selten Änderungen erfahren. Während der Beschäftigung müssen auch bestimmte Bewegungsdaten durch die Beschäftigten mitgeteilt werden, z. B. Krankheit oder Urlaub. Die Zulieferung all dieser Daten geschieht leider oftmals in unstrukturierter Form, beispielsweise durch Personalfragebögen auf Papier, Mitteilungen per E-Mail oder Telefon. Eine sehr wirksame Form der Datenübertragung stellen sog. Employee Self Services (ESS) dar. Sie ermöglichen die Eingabe notwendiger Daten über ein Mitarbeiterportal, welches an die HR- und Payroll-Systeme angebunden ist. Die Mitarbeiter arbeiten auf diese Weise aktiv an der Abwicklung der Entgeltabrechnung mit und nehmen den Fachkräften in den Personalabteilungen ein gutes Stück Arbeit ab. Es ist deshalb empfehlenswert, den Einsatz eines Mitarbeiterportals zu überprüfen.

2.3 Schnittstellen

Eine Schnittstelle sorgt für einen sicheren Datenaustausch zwischen verschiedenen IT-Komponenten. Sie erledigt in Bruchteilen von Sekunden fehlerfreie Arbeiten, für die Menschen bei manueller Eingabe viel Zeit und hohe Konzentration bräuchten. Gut programmierte Schnittstellen sorgen folglich für eine hohe Effizienz und vermeiden riskante Medienbrüche. Deshalb lohnt sich ein gründlicher Blick auf die Kommunikation zwischen den einzelnen HR-Systemen. Liefert die Zeitwirtschaft entgeltrelevante Daten üb...