Prozessoptimierung in der Entgeltabrechnung / 1.1 Die Personaldaten

Im Zentrum aller Dinge der Entgeltabrechnung stehen die relevanten Daten der einzelnen Personalfälle im Betrieb. Sind diese nicht vollständig und fehlerfrei, so kommt es auch in der Payroll zu Problemen. Zu unterscheiden sind die Stammdaten und die Bewegungsdaten.

Stammdaten

Die Stammdaten erfordern insbesondere im Zuge des Onboardings neuer Mitarbeiter einen gewissen Aufwand, denn es müssen alle üblicherweise nicht veränderlichen Daten erfasst werden – vom Geburtsdatum und der Sozialversicherungsnummer über die zuständige Krankenkasse und die Steuerdaten bis zu vertraglich festgelegten Vergütungen und zusätzlichen Erfordernissen wie vermögenswirksamen Leistungen. Sind diese grundsätzlichen Angaben einmal eingepflegt, erfahren sie in der Regel eher wenige Veränderungen. Trotzdem müssen sie ständig im Blick bleiben, denn manches Mal gibt es auch in diesem eher starren Bereich neue Daten – beispielsweise steuerliche Freibeträge, Adressänderungen oder den Wechsel der Krankenkasse. Man beachte: Jede Änderung in den Stammdaten hat grundsätzlich auch eine Auswirkung auf die Entgeltabrechnung.

Bewegungsdaten

Die Erfassung und Verwaltung von Bewegungsdaten ist die oftmals zeitaufwändigste Tätigkeit im Bereich der Entgeltabrechnung – und sie ist von elementarer Bedeutung. Es gibt eine Unzahl an möglichen Veränderungen während eines Beschäftigungsverhältnisses und es vergeht in vielen Unternehmen keine Abrechnung ohne eine große Anzahl dieser Variablen. So kommt es in vielen Fällen allein durch die individuellen Zeitzuschläge zu monatlich veränderten Entgelten. Hinzu kommen Veränderungen durch Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub und übliche Bewegungen bei Gehältern oder Provisionen, Einmalzahlungen, Arbeitsstunden, Sachbezügen, Mehrarbeit, betrieblicher Altersvorsorge oder Pfändungen. Die Liste ist lang und all diese Bewegungen müssen zeitgerecht und fehlerfrei in das System eingetragen werden.