Projektmanagement: der richtige Start / 3 Mit Meilensteinen Projektphasen definieren

Hilfreich für Ihr Vorgehen ist es den Projektverlauf in Entwicklungsphasen zu untergliedern. Dies erlaubt eine mittelfristige und genauere Planung. Die Phasen können Sie durch die Festsetzung von Meilensteinen definieren:

• Meilensteine sind Zwischenergebnisse, die an wichtigen Abschnitten des Projekts erzielt werden müssen, damit das Projekt in die nächste Phase treten kann. Jeder Meilenstein definiert dabei ein in sich geschlossenes Arbeitsergebnis.
• Ein Meilenstein bildet den Abschluss einer Phase, ist somit das Phasenprodukt.
• Ein erreichter Meilenstein kann im Hinblick auf die Kontrolle den Projektfortschritt belegen.
• Welche Meilensteine festgesetzt werden, hängt vom Projekt und vom Unternehmen ab.

Hinweis

An einem Meilenstein kontrollieren häufig Auftraggeber und verantwortliche Entscheider das bisherige Ergebnis, z.B. daraufhin, ob bestimmte Qualitätsstandards eingehalten wurden. Erst wenn das Phasenprodukt dieser Überprüfung standgehalten hat, wird die nächste Phase genehmigt. An einem Meilenstein kann sich sogar entscheiden, ob das Projekt abgebrochen oder fortgeführt wird. Stimmen Sie daher die Meilensteine immer mit den verantwortlichen Stellen ab.

Welches Phasenmodell ist das richtige?

Für z. B. Datenverarbeitungsprojekte wurden verschiedene Phasenmodelle entwickelt. Das todsichere Erfolgsmodell gibt es jedoch nicht. Sie können sich an die Faustregel halten: Je komplexer das Projekt, desto mehr Phasen sollte das Modell haben. Worauf es vor allem ankommt ist, dass die Phasen

• benannt werden,
• überschaubare und abgrenzbare Aufgaben enthalten,
• ein Arbeitsergebnis definieren
• und dass die in ihnen definierten Aufgaben und zu erzielenden Ergebnisse im Team unmissverständlich abgeklärt werden.

Auf Grundlage der Phasendefinition kann das Projektteam dann seine eigene Vorgehensmethodik entwickeln. Dabei müssen sich natürlich alle auf das gleiche Modell stützen. Achten Sie darauf, dass sich alle über die Bedeutung der Meilensteine im Klaren sind.

Beispiel: Phasenmodell für DV-Projekte

Welches Modell das richtige ist, hängt von Größe, Komplexität und Art des Projekts ab.

Vorteile von Projektphasen

Nicht nur für Planungs-, auch für alle anderen Projektaktivitäten sind Phaseneinteilungen hilfreich:

• Phasen schaffen "Entscheidungspunkte" für zunächst unüberschaubare Probleme.
• Sie können systematischer vorgehen, die anstehenden Probleme schneller erkennen, über mögliche Lösungen nachdenken, die beste Lösung umsetzen.
• Top-down-Ansatz: Die Probleme werden "geteilt", dann gelöst, und diese Teillösungen werden wieder im Hinblick auf das Projektziel integriert.
• Sie erhalten eine bessere Übersicht über alle Aktivitäten im Projekt, über die Kapazitäten und Zuständigkeiten, die sich in den Phasen auch verändern können.
• Die Kontrolle wird erleichtert.

Hinweis

Die Planung nach Projektphasen minimiert die Projektrisiken.