Praxis-Beispiele: Berufskraftfahrer

1 Spesenberechnung (Ladetätigkeit)

 

Sachverhalt

Ein Kraftfahrer, der bei einer Lebensmittelkette angestellt ist, beliefert täglich unterschiedlich 3 bis 4 Filialen seines Arbeitgebers und verschiedene Kunden. Je nach betrieblicher Notwendigkeit werden die Abladestellen täglich unterschiedlich angefahren.

Er übernimmt hierfür

  • täglich um 6:00 Uhr am Betriebshof des Arbeitgebers seinen Lkw und
  • kehrt täglich nach Beendigung seiner Fahrtätigkeit um 15:00 Uhr an die betriebliche Einrichtung seines Arbeitgebers zurück, um den Lkw dort abzustellen.

Da keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, hat der Arbeitgeber durch eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung bestimmt, dass der Arbeitnehmer sich arbeitstäglich an einem festgelegten Ort (Betriebshof), der die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte nicht erfüllt, einfinden soll, um von dort seine berufliche Tätigkeit aufzunehmen.

Die An- und Abfahrt zur Wohnung beträgt insgesamt 30 Minuten.

Können dem Fahrer für diese Tätigkeit steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen (Spesen) ausbezahlt werden?

Lösung

Allein das Abholen sowie die Wartung und Pflege des Fahrzeugs, als Hilfs- und Nebentätigkeiten, führen nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers. Allerdings handelt es sich in diesem Fall bei dem Betriebssitz um einen Sammelpunkt. Etwas anderes gilt nur, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Betriebssitz arbeitsrechtlich als erste Tätigkeitsstätte zuordnet.

Der Kraftfahrer ist täglich mehr als 8 Stunden (9 Stunden Fahrtätigkeit und 30 Minuten An- u. Abreise) beruflich von seiner Wohnung abwesend. Die berufliche Tätigkeit erfolgt auf einem Fahrzeug. Für die Berechnung der steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen ist die Abwesenheitszeit von der Wohnung entscheidend. Die Abwesenheitszeit des Arbeitnehmers vom Betriebshof ist unmaßgeblich.

  • Die steuerlich zulässigen Verpflegungsmehraufwendungen betragen 12 EUR und können vom Arbeitgeber steuerfrei gezahlt werden. Erfolgt keine Erstattung durch den Arbeitgeber, kann der Arbeitnehmer diese Pauschalen in seiner persönlichen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Unbeachtlich ist, wenn durch Einzelnachweis(e) höhere Kosten nachgewiesen werden. Abzugsfähig sind nur die Pauschalen.

Für die Fahrten von der Wohnung zum Sammelpunkt kann nur die Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend gemacht werden. Bus- oder Lkw-Fahrer haben regelmäßig keine erste Tätigkeitsstätte. Wenn dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich ein vom Arbeitgeber festgelegter Ort aufgesucht werden soll, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort/Sammelpunkt gleich behandelt mit den Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte. Ein steuerfreier Arbeitgeberersatz ist in diesem Fall nicht zulässig. Werden seitens des Arbeitsgebers Erstattungen vorgenommen, müssen diese individuell nach den ELStAM lohnversteuert werden und zusätzlich fallen Beiträge zur Sozialversicherung an.

2 Spesenberechnung (Fernfahrer)

 

Sachverhalt

Ein Berufskraftfahrer im Fernverkehr verlässt am Sonntag um 21:00 Uhr seine Wohnung und fährt zum Betriebshof des Arbeitgebers. Um 22:00 Uhr beginnt er eine mehrtägige Auswärtstätigkeit im Inland und kehrt am Mittwoch wieder zum Betriebshof zurück.

  • Sonntag, 21:00 Uhr: Start mit Verlassen der Wohnung zur vorgegebenen Tour.
  • Montag: Abladen des Lkws in Frankfurt und Aufnahme weiterer Ladung.
  • Dienstag: Abladen des Lkws in Nürnberg und München und Aufnahme einer neuen Ladung.
  • Mittwoch: Abladen beim Kunden und Rückfahrt, 20:00 Uhr: Ankunft am Betriebshof, 21:00 Uhr: Ankunft zu Hause.

Sämtliche Ladetätigkeiten erfolgen bei den Kunden, fahrerfremde Tätigkeiten werden nicht ausgeübt.

Welche steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen (Tagesspesen) kann der Arbeitgeber für diesen Zeitraum steuerfrei zahlen?

Lösung

Der Arbeitnehmer übt mit dem Verlassen der Wohnung bis zur Rückkehr in die Wohnung eine Fahrtätigkeit aus. Berufskraftfahrer haben am Betriebssitz des Arbeitgebers keine erste Tätigkeitsstätte. Jedoch handelt es sich in diesem Fall bei dem Betriebssitz um einen Sammelpunkt. Etwas anderes gilt nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dem Betriebssitz arbeitsrechtlich als erste Tätigkeitsstätte zuordnet.

Verpflegungsmehraufwendungen können vom Arbeitgeber steuerfrei gewährt werden. Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann vom Arbeitgeber ohne Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von 12 EUR steuerfrei gezahlt werden. Wird diese nicht oder nicht in voller Höhe gezahlt, kann der Arbeitnehmer die Pauschale oder den Teil der Pauschale als Werbungskosten geltend machen. Insoweit ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.

Ein Einzelnachweis der Verpflegungsmehraufwendungen ist ausgeschlossen.

 
  Spesensatz Erläuterung
Sonntag 12 EUR Eine Mindestabwesenheit ist nicht erforderlich
Montag 24 EUR Der Fahrer war ganztägig (24 Stunden), mit Übernachtung im Inland unterwegs
Dienstag 24 EUR Der Fahrer war ganztägig (24 St...

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