Unter Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen durch den Arbeitgeber zu verstehen, die Angaben zu den persönlichen und dienstlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers enthalten und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Eine Personalakte liegt unabhängig davon vor, an welcher Stelle die Sammlung geführt wird und welche Form (normale Akte, Kartei, Speicherung von Daten mithilfe der elektronischen Datenverarbeitung) sie hat.
Arbeitsrecht: Konkrete gesetzliche Regelungen zur Führung von Personalakten bestehen nicht. Gelegentlich sind Vorgaben in Tarifverträgen enthalten – von Bedeutung ist das Personalakten-Einsichtsrecht gemäß § 3 Abs. 5 TVöD-AT. § 83 Abs. 1 BetrVG bzw. § 25 SprAuG regeln ein Einsichtsrecht des Arbeitnehmers. Datenschutzrechtliche Vorgaben ergeben sich aus der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO, insbesondere Art. 88) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), insbesondere aus § 26 BDSG.
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