Onboarding von Führungskräften - was ist anders? / 3.2 Onboarding: Orientierung & erste Schritte

3.2.1 Die ersten Arbeitstage

Natürlich freuen sich auch neue Führungskräfte über einen freundlichen Empfang, eine Einführung vom nächsthöheren Vorgesetzten und allgemeine Vorstellungsrunde an ihrem ersten Arbeitstag. Die neue Führungskraft sollte sich am ersten Tag keinesfalls in seinem Office verstecken, sondern sich persönlich bei allen Mitarbeitern des eigenen Bereichs oder Teams vorstellen und ein paar persönliche Worte zu sich selbst und seinem Werdegang sagen. Dies demonstriert Offenheit und schafft Vertrauen bei den Mitarbeitern. Je nach Team- und Unternehmensgröße genügt dazu ein informeller Rahmen oder eine kleine Präsentation. Danach sollte sich ein Rundgang im Unternehmen anschließen.

Hinweis

Ankündigung der Einführungsveranstaltung

Informieren Sie den neuen Manager über den entsprechenden Rahmen und geben Sie ihm dadurch die Gelegenheit sich darauf vorzubereiten. Die Organisation und Einladung sollte der jeweilige Vorgesetzte oder HR übernehmen.

Gerade in den ersten Tagen gilt es, im eigenen Team genau hinzuhören und nachzufragen:

• Welche Aufgaben haben die jeweiligen Mitarbeiter, wo läuft es gut und wo hakt es,
• Welche Erwartungen haben die Mitarbeiter an die neue Führung,
• Welche Prozesse haben sich in den letzten Jahren geändert, was ist künftig geplant und was würden die Mitarbeiter gerne ändern (oder rückgängig machen),
• Welche Änderungen sind/waren sinnvoll, welche nicht?

Es wäre von Vorteil, wenn die Vorstellung in den weiteren Teams und Bereichen zeitnah erfolgt. Dazu ist es sinnvoll, dass die neue Führungskraft im Lauf der ersten Woche die einzelnen Teams aufsucht und sich deren Aufgaben und Zuständigkeiten erklären lässt und vor allem viel zuhört. Damit demonstriert sie gleich zu Anfang Interesse für bereichsübergreifende Themen und Teamorientierung.

Hinweis

Vertrauen schaffen

Bei dieser Gelegenheit lassen sich schon die ersten Mitarbeiterkontakte aufbauen und besonders engagierte Leistungsträger identifizieren. Der neue Chef sollte zeigen, dass er offen und neugierig auf die Themen und Projekte des Unternehmens ist und stets für alle Mitarbeiter da ist, auch außerhalb der bestehenden Hierarchie. Hier gilt es Vertrauen bei den Mitarbeitern zu schaffen, gemäß dem Motto: "Ich bin für Sie da!". Vergessen Sie hier den Betriebsrat nicht, auch hier lässt sich schon in der Kennenlernphase Vertrauen aufbauen und Erwartungen klären.

3.2.2 Unterstützung bei organisatorischen Dingen

Eine neu eingestiegene Führungskraft hat viele Fragen. Daher ist es sinnvoll, dem Neuling einen Ansprechpartner für Organisatorisches an die Hand geben (z.B. eine eigene Assistenz). Diese sollte vorab organisieren:

• Offizielle Termine und Meetings für die Einarbeitung planen:

  Schon vorab können für die neue Führungskraft alle wichtigen regelmäßigen Meetings und Termine in den Kalender aufgenommen werden. Der nächsthöhere Vorgesetzte veranlasst diese Termine mit den anderen Team- und Bereichsleitern und lässt sie durch Assistenten koordinieren. Diese Meetings mit anderen Fachabteilungen helfen der neuen Führungskraft, sich auch bereichsübergreifend schnell einen Einblick in die wichtigsten Projekte zu verschaffen und sich zu vernetzen.

• Ausstattung und Technik

  Es sollte selbstverständlich sein, dass auch eine neu eingestellte Führungskraft auf funktionierende Technik und einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz zugreifen kann.

• Unterstützung bei einem eventuellen Umzug:

  Auch Führungskräfte schätzen es sehr, wenn sie in einer neuen Stadt Unterstützung bei der Wohnungssuche durch das Unternehmen bekommen oder gar Wohnungsangebote vermittelt bekommen.

3.2.3 Einarbeitungsmaßnahmen und Einarbeitungsplan

Regelmäßiger Austausch und Updates mit der Führungskraft

Der zuständige Vorgesetzte sollte sich selbst in regelmäßigen Jour-Fixes mit der neuen Führungskraft zusammensetzen und über

• Inhaltliches,
• neue Projekte & geplante Strategien,
• die Firmenpolitik
• und offene Fragen

sprechen. Anfangs sollten diese Jour-Fixes mit dem Vorgesetzten möglichst häufig, z. B. täglich erfolgen, später in einer sinnvollen Frequenz.

Schnell muss sich die neue Führungskraft über die folgenden Punkte klar werden und dies mit dem eigenen Vorgesetzten absprechen:

• Wie groß ist der eigene Handlungsspielraum im neuen Unternehmen?
• Wo liegt der Fokus, eher auf Veränderung, Restrukturierung oder Fortführung des Business?
• welche Akzente können von Anfang an gesetzt werden?

Einarbeitungsplan

Den Einarbeitungsplan kann eine neu eingestiegene Führungskräften nach dem Kennenlernen der ersten Ansprechpartner ein Stück weit selbst mitentwickeln, da jede Führungskraft andere Prioritäten für sich selbst setzt und ab der 3.-4- Woche besser einschätzen kann, wie sie vorgehen möchte

Übergabe vom Vorgänger

Meist hat der Vorgänger die Firma bereits verlassen, sodass ein persönlicher Austausch nicht mehr stattfindet. Im besten Fall hat er aber sein Wissen für den Nachfolger dokumentiert, damit dieser einen guten Einblick in das Unternehmen bekommt und alle wichtigen Reports, Präsentationen und Strategiepapiere gesammelt. Dies verschafft dem Neuen einen direkten Überblick über

• die wichtigsten Zusammenhänge,
• die wirtschaften Z...