Onboarding und die am Prozess beteiligten Personen / 4.6 Fachliche Einarbeitung: Schnelles Erreichen der Zielperformance

Bevor der neue Kollege eigenverantwortlich seine Aufgaben erledigen und damit sein Team unterstützen kann, muss er fachlich fundiert eingearbeitet werden.

Das A und O: Der Einarbeitungsplan

In der Probezeit ist es daher wichtig, dass der neue Mitarbeiter das Know-how und die Kompetenzen aufbaut, die er benötigt, damit er seine Aufgaben erledigen und möglichst schnell produktiv mitarbeiten kann.

Bei dieser Aufgabe unterstützt ein individueller Einarbeitungsplan, der vorab in Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten und dem Team erstellt wird. Alle notwendigen Einarbeitungsschritte, Qualifizierungen und Prozesse sind darin beschrieben und auf die künftigen Aufgaben des neuen Mitarbeiters zugeschnitten.

Die Planung der Einarbeitung ist eine wesentliche Führungsaufgabe, aber auch das gesamte Team sollte dabei helfen, den Einarbeitungsplan zu entwickeln.

Zudem werden die übrigen Mitarbeiter optimalerweise in die Einarbeitung eingebunden und helfen dem Neuen vor allem bei aufkommenden Fragen weiter, insbesondere der ausgewählte Pate.

Damit der neue Mitarbeiter schon gleich an eigenen Aufgaben arbeiten kann, sollte der Vorgesetzte mit dem Team geeignete erste Kleinprojekte und Arbeitsaufgaben für dessen Anfangszeit zusammenstellen.

Teilen sich die Teamkollegen die Einarbeitung des neuen Kollegen, bekommen sie i. d. R. einen umfassenderen Gesamtblick auf die Einarbeitungsfortschritte des neuen Kollegen.

Praxis-Tipp

Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag mit eigenen Aufgaben versorgt ist und aktiv mitarbeitet. Wenn Sie das Team hierzu einbinden, sichern Sie gleichzeitig deren Unterstützung und Hilfsbereitschaft für den neuen Kollegen.

Unternehmensinformationen zusammenstellen

Machen Sie sich Gedanken darüber, was der neue Kollege über das Gesamtunternehmen (Struktur, Organisation, Organigramm, Unternehmensziele, Führungsleitlinien, betriebliche Umgangsformen, Arbeitsstil etc.) wissen muss. Diese Informationen sollten dem Mitarbeiter via Intranetlinks, Onboarding-Plattform, Begrüßungsmappe, o. Ä. bereitgestellt werden und auch in einem der Mitarbeitergespräche kommuniziert werden. Auch über die Produkte und Dienstleistungen muss der neue Kollege umfassend informiert werden.

Fachliche Infoveranstaltungen

Bewährt haben sich fachliche Informationsveranstaltungen für neue Kollegen, z. B. in Form von Knowledge Cafés: Verschiedene Abteilungen berichten parallel an einzelnen Stationen, die man durchläuft, kurz über ihre jeweiligen Projekte. So bekommt der Neue ein Gefühl dafür, was alles "läuft" und knüpft erste Kontakte, welche er bei weiterführendem Interesse selbständig ausbauen kann. Tiefergehende Informationen über die Produkte bzw. Dienstleistungen des Unternehmens sind selbstverständlich.

Wie unterstützt die Führungskraft die fachliche Einarbeitung?

Die Führungskraft kann die fachliche Integration entscheidend unterstützen und vorantreiben:

• Klären Sie mit dem neuen Mitarbeiter frühzeitig seinen Verantwortungsbereich und den ihm zustehenden Handlungsspielraum ab. Klare Zuständigkeiten vermeiden Kompetenzüberschreitungen und der neue Mitarbeiter weiß, für welche Aufgaben er verantwortlich ist.
• Regelmäßige Gespräche und Feedback: In den regelmäßigen Mitarbeitergesprächen während der Probezeit stellt die Führungskraft die Weichen für die künftige Leistung des Mitarbeiters. Hier vereinbart der Vorgesetzte mit dem Mitarbeiter künftige Aufgaben und Ziele und bespricht die bisherigen Arbeitsergebnisse. Auch weitere Entwicklungsmaßnahmen und Konfliktpunkte werden in regelmäßigen Gesprächen geklärt. Sie geben der Führungskraft die Möglichkeit, die Integration des neuen Mitarbeiters als Starthelfer und Coach zu begleiten und zu prüfen, ob die vereinbarten Ziele und benötigten Kompetenzen auch wirklich erreicht wurden. Später dienen diese Meilensteingespräche auch als Basis für die Übernahmeentscheidung.
• Schulungsmaßnahmen vereinbaren: Unternehmensspezifische Software oder Systeme erfordern meistens fachliche Schulungen bei neuen Mitarbeitern. Organisieren und vereinbaren Sie schon vor Eintritt des neuen Mitarbeiters zielgerichtete Maßnahmen. Evtl. lassen sich mehrere neue Mitarbeiter in einer Schulung zusammenfassen. Diese Termine können bereits im Einarbeitungsplan terminiert werden. Das erzeugt beim Onboardee Sicherheit und drückt auch ein hohes Maß an Wertschätzung seitens des Unternehmens aus.
• Lernziele festlegen und überprüfen: Der Ablauf und die Lernziele der ersten Einführungsmonate werden im Einarbeitungsplan festgelegt und mit dem Mitarbeiter besprochen. Bei Nicht-Erreichen bestimmter Lernziele kann dadurch besser nach den Ursachen geforscht und konstruktive Lösungen entwickelt werden, um die Lernziele bis zur Beendigung der Probezeit zu erreichen. Nur so kann eine fundierte Übernahmeentscheidung getroffen werden.

Praxis-Tipp

Stellen Sie durch eindeutige Informationen sicher, dass der neue Mitarbeiter sich ausreichend informiert und damit sicher fühlt. Ermuntern Sie den neuen Mitarbeiter, auch selbst die Initiativ...