Veit Lemke

Die Arbeit häuft sich, Überstunden in größerem Umfang fallen an und eine Stelle ist zumindest vorübergehend unbesetzt. Das Team braucht schnell Unterstützung. Doch bevor der neue Kollege eigenverantwortlich seine Aufgaben erledigen kann, muss er fachlich fundiert eingearbeitet werden.

Das A und O: Der Einarbeitungsplan

Damit ein neuer Mitarbeiter möglichst schnell produktiv arbeiten kann, muss er umfassend eingearbeitet werden. Vorgesetzte sollten die Zeit vor Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters nutzen und einen individuellen Einarbeitungsplan erstellen, ggf. in Zusammenarbeit mit dem Team. Er sollte genau auf die neue Stelle und den neuen Mitarbeiter zugeschnitten sein.

Der Vorgesetzte geht mit dem neuen Mitarbeiter den Einarbeitungsplan durch und übergibt ihm i. d. R. das erste "Kleinprojekt." In der Probezeit ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter das Know-how und die Kompetenzen aufbaut, die er benötigt, damit er seine Aufgaben erledigen kann. Das ist eine wesentliche Aufgabe der Führungskräfte, daher sollten sie diese Aufgabe auch nicht delegieren. Aber auch das gesamte Team sollte in die Einarbeitung eingebunden werden und bei Fragen weiterhelfen, insbesondere auch der Pate. Mit dem Team können Vorgesetzte z. B. Kleinprojekte und Arbeitsaufgaben für den Neuen zusammenstellen. Läuft die Einarbeitung in bestimmte Aufgaben auch bei Mitgliedern des Teams, kann i. d. R. eine schnellere Einarbeitung und ein umfassenderer Gesamtblick auf die Einarbeitungsfortschritte des Neuen gewährleistet werden.

 
Praxis-Tipp

Den Neuen von Anfang an integrieren

Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag mit Aufgaben versorgt ist und aktiv mitarbeitet. Wenn Sie das Team einbinden, sichern Sie gleichzeitig deren Unterstützung und Hilfsbereitschaft für den neuen Kollegen.

Unternehmensinformationen zusammenstellen

Machen Sie sich Gedanken darüber, was der neue Kollege über das Gesamtunternehmen (Struktur, Organisation, Organigramm, Unternehmensziele, Führungsleitlinien, betriebliche Umgangsformen, Arbeitsstil etc.) wissen muss. Diese Informationen sollten dem Mitarbeiter via Intranetlinks, Onboardingplattform, Begrüßungsmappe, o. ä. bereitgestellt werden und auch in einem der Mitarbeitergespräche kommuniziert werden. Auch über die Produkte und Dienstleistungen muss der neue Kollege umfassend informiert werden.

Fachliche Infoveranstaltungen

Bewährt haben sich fachliche Informationsveranstaltungen für neue Kollegen, z. B in Form von Knowledge Cafés: Verschiedene Abteilungen berichten parallel an einzelnen Stationen, die man durchläuft, kurz über ihre jeweiligen Projekte. Informationen über Produkte bzw. Dienstleistungen des Unternehmens sind selbstverständlich.

Wie unterstützt die Führungskraft die fachliche Einarbeitung?

Die Führungskraft kann die fachliche Integration entscheidend unterstützen und vorantreiben:

  • Klären Sie mit dem neuen Mitarbeiter frühzeitig seinen Verantwortungsbereich und den ihm zustehenden Handlungsspielraum ab. Klare Zuständigkeiten vermeiden Kompetenzüberschreitungen und der neue Mitarbeiter weiß, für welche Aufgaben er verantwortlich ist.
  • Regelmäßige Gespräche und Feedback: In den regelmäßigen Mitarbeitergesprächen während der Probezeit stellt die Führungskraft die Weichen für die künftige Leistung des Mitarbeiters. Hier vereinbart der Vorgesetzte mit dem Mitarbeiter künftige Aufgaben und Ziele und bespricht die bisherigen Arbeitsergebnisse. Auch weitere Entwicklungsmaßnahmen und Konfliktpunkte werden in regelmäßigen Gesprächen geklärt. Sie geben der Führungskraft die Möglichkeit, die Integration des neuen Mitarbeiters als Starthelfer und Coach zu begleiten und zu prüfen, ob die vereinbarten Ziele und benötigen Kompetenzen auch wirklich erreicht wurden. Später dienen diese Meilensteingespräche auch als Basis für die Übernahmeentscheidung.
  • Schulungsmaßnahmen vereinbaren: Unternehmensspezifische Software oder Systeme erfordern meistens fachliche Schulungen bei neuen Mitarbeitern. Organisieren und vereinbaren Sie schon vor Eintritt des neuen Mitarbeiters zielgerichtete Maßnahmen. Evtl. lassen sich mehrere neue Mitarbeiter in einer Schulung zusammenfassen. Diese Termine können bereits im Einarbeitungsplan terminiert werden. Das erzeugt beim Onboardee Sicherheit und drückt auch ein hohes Maß an Wertschätzung seitens des Unternehmens aus.
  • Lernziele festlegen und überprüfen: Der Ablauf und die Lernziele der ersten Einführungsmonate werden im Einarbeitungsplan festgelegt und mit dem Mitarbeiter besprochen. Bei Nicht-Erreichen bestimmter Lernziele kann dadurch besser nach den Ursachen geforscht und konstruktive Lösungen entwickelt werden, um die Lernziele bis zur Beendigung der Probezeit zu erreichen. Nur so kann eine fundierte Übernahmeentscheidung getroffen werden.
 
Praxis-Tipp

Neue Mitarbeiter fördern und fordern

Stellen Sie durch eindeutige Informationen sicher, dass der neue Mitarbeiter sich ausreichend informiert und damit sicher fühlt. Ermuntern Sie den neuen Mitarbeiter, auch selbst die Initiat...

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