Onboarding als Projekt / 1.2 Die fünf Phasen des Onboardings

Sollte es bei Ihnen noch keine festen Onboarding-Strukturen im Unternehmen geben, bietet es sich an, das Projekt Onboarding in folgenden fünf Phasen aufzusetzen:

Die 5 Phasen des Onboardings

1.2.1 Schmerzpunkte identifizieren

Die Erfahrung zeigt, dass es nicht reicht, wenn HR definiert, wo es beim Onboarding derzeit klemmt. Denn sowohl HR-Mitarbeiter als auch Führungskräfte haben oft einen "blinden Fleck" in Sachen Wahrnehmung des Status Quo.

Für die Kollegen im Personalbereich hört der Kontakt zum Onboardee meist spätestens nach Erledigung der Einstellungsformalitäten auf. Allenfalls schlägt der New Joiner während der Einarbeitungszeit mal bei den Kollegen von der Personalentwicklung auf. Somit sind sie vomFeedback des Onboardees abgeschnitten – es sei denn, sie holen es sich aktiv ein!

Führungskräfte sind häufig total "Land unter" im operativen Geschäft, gehen Kritik aus dem Weg oder überfordern neue Mitarbeiter, indem sie zu viel erwarten. Diese trauen sich dann wiederum – auch aufgrund des Abhängigkeitsverhältnisses (die Führungskraft entscheidet ja über das Bestehen der Probezeit) – nicht, kritisches Feedback zu äußern.

Daher ist es enorm wichtig, möglichst breites Feedback aller Prozessbeteiligten einzuholen, um herauszufinden, wo es beim Onboarding der neuen Kollegen wirklich klemmt. Idealerweise beziehen Sie auch Onboardees ein, um deren Erfahrungen beim Jobstart zu erhalten.

Geeignete Methodik

Bewährt haben sich spielerische, interaktive Vorgehensweisen, die intuitive Antworten triggern und bei denen es den Inputgebern NICHT gestattet ist, lange nachzudenken. Sie möchten hier schließlich ehrliche Antworten! Wir erzielen tolle Ergebnisse mit den Workshop-Methoden "Thesenpoker" oder EIGENLAND®.

Beide Methoden ermitteln den Status Quo des Onboardings im Unternehmen, stellen ein gemeinsames Verständnis her und bringen die Schmerzpunkte an die Oberfläche. Die Workshops sollten in einem Setting mit 4 bis 10 Prozessbeteiligten aus verschiedenen Unternehmensbereichen "gespielt" werden. Allen Teilnehmern wird jeweils eine bestimmte These zum Onboarding vorgelegt, die innerhalb weniger Sekunden beantwortet werden soll. Durch "verdecktes" Abgeben der jeweiligen Zustimmung zur These werden sozial erwünschte Antworten vermieden sowie die Partizipation aller Beteiligten getriggert. Beim Thesenpoker-Workshop werden Assoziationen und Elemente des Poker-Kartenspiels verwendet. Bei der Methode EIGENLAND® werden Assoziationen und Elemente aus Bergbau und Brettspiel genutzt.

Je nach Unternehmensgröße werden ein oder mehrere Durchgänge nötig sein, um ein vollständiges Bild des Status Quo zu gewinnen (Zeitinvestition: ca. 3–4 Stunden). Es ist Aufgabe des Onboarding Managers oder Projektleiters, die gewonnenen Erkenntnisse zu verdichten, die anschließenden Diskussionen zu moderieren und die Erkenntnisse in einen Anforderungskatalog für das Onboarding-Programm zu überführen.

1.2.2 Beteiligte abklären

Dies ist zwar nur eine überschaubare, kurze Phase, aber eine sehr wichtige, die oft vernachlässigt wird. Anhand der Passenger Map erarbeiten Sie in einem interdisziplinären Workshop (Dauer: 60–90 Minuten inkl. Diskussion), welche Personen im Onboarding involviert sind und welche Rollen sie im Prozessablauf haben. Vom Personalsachbearbeiter über IT/Einkauf bis hin zur Führungskraft und dem Paten. Auch hier nähern wir uns über ein Format, welches die Beteiligten spielerisch und motivierend zur Mitarbeit bringt.

Praxis-Tipp

Den Betriebsrat so früh wie möglich einbeziehen

Spätestens, wenn Sie sich entscheiden sollten, den Onboarding-Prozess softwaregestützt aufzusetzen, kommt der Betriebsrat ins Spiel. War er dann nicht von vornherein beteiligt, ist es ungleich schwerer, die BR-Kollegen gut "abzuholen". Zumal es häufig der Betriebsrat ist, der als erster im Unternehmen mitbekommt, wenn sich neue Mitarbeiter unwohl, nicht wertgeschätzt, schlecht eingearbeitet oder unter Weckung falscher Erwartungen angeködert fühlen. Nutzen Sie also das Potenzial und die Ressource Betriebsrat, um Ihr Onboarding zu verbessern.

Wichtig ist auch, dass Sie genau analysieren, welches Verständnis bei den Führungskräften bezüglich des Onboardings vorherrscht: Wird die Meinung vertreten – wie in so vielen Unternehmen –, Onboarding wäre Aufgabe von HR? Falls dem so ist, können die Methoden der einzelnen Onboarding-Phasen auch dazu genutzt werden, dass ein Umdenken bei den Führungskräften einsetzt: Ein guter Einarbeitungsprozess wird zwar von HR initiiert und administriert, aber mit der Umsetzung und dem Engagement der Führungskräfte, die ihrerseits wiederum das Team und die Kollegen aktivieren müssen, steht und fällt die Qualität.

Übrigens: In vielen Unternehmen gehört auch die Geschäftsführung auf die Passenger Map. Viele CEOs oder Personalleiter lassen es sich nicht nehmen, neue Kollegen persönlich willkommen zu heißen. Sei es im Rahmen einer Q & A Session am Welcome Day, einer Verabredung zum Mittagessen, o. Ä. Und anders herum: Will das Unternehmen eine Unternehmenskultur der Wertschätzung, Transparenz, Kommunikation und Vera...