OKR: Leitfaden zur Durchführung

Kurzbeschreibung

Diese Checkliste unterstützt HR und Führungskräfte bei der Durchführung eines OKR-Zyklus und listet die wichtigsten Aspekte auf, die beachtet werden müssen.

OKR-Leitfaden zur Durchführung

Der OKR-Prozess besteht aus wiederkehrenden Zyklen mit jeweils einer Länge von 3-4 Monaten.

1. Vision/Mission

In Vorbereitung auf den ersten OKR-Zyklus sollte jedes Unternehmen sich im Strategieprozess eine Vision für die nächsten 3-10 Jahre erarbeiten (je nach Branche).

Dabei sollte klar werden, was das Unternehmen in den nächsten 5-10 Jahren mit OKR erreichen will.

2. Moals

In Bezug auf die Vision werden mittelfristige Visionen, sogenannte Moals definiert. Moals sind kleine, qualitativ formulierte Visionen, die als Abstufung zum großen Zielbild der Unternehmensvision eingeschoben werden können. Sie sind eine Hilfestellung und für ca. ein Jahr gedacht. Sie werden oft für Abteilungen formuliert, quasi als Zwischenschritt, falls die Unternehmensvision schwer übertragbar ist oder Mitarbeiter sich diese noch deutlicher vor Augen führen wollen. In der Regel hat diese Formulierung dann direktere Auswirkungen auf die Formulierung der Objectives. Wichtig bei Moals ist, dass diese bottom-up und top-down geprägt sind. Das trägt dazu bei, dass sich das Team mit den Unternehmenszielen identifiziert, motiviert ist und das Mindset stimmt.

Moals sind visionär, qualitativ, handlungsleitend formuliert und beantworten die Frage: "Was stellen wir im Geschäftsjahr in den Fokus"? "Worauf konzentrieren wir uns"?

Fokus bedeutet eine maximale Anzahl von 3-5 Moals im Geschäftsjahr und schlagen eine Brücke zwischen mittel- und kurzfristigen Zielen.

3. OKR-Zylus im Team

• Planung:

  Die Planung ist der erste Schritt im Team-OKR-Zyklus. In einem mehrstündigen Meeting – moderiert und durchgeführt vom OKR-Master – werden in dieser Phase die Objectives und dann auch die dazugehörigen KRs formuliert (in dieser Reihenfolge). Vor allem die Objectives orientieren sich an den zuvor formulierten Moals bzw. Unternehmens OKRs auf welche sie einzahlen sollten.

  OBJECTIVES: Sind kleine, motivierend formulierte Mini-Visionen, die aus Sicht des Teams als Ziel relevant sind. Oft "wettet" das Team darin auf ein verändertes Kunden- bzw. Stakeholder-Verhalten.

  KEY RESULTS: Sind quantitative Ziele oder auch messbare Hypothesen, die das Team realisieren möchte. Dabei liegt der Fokus meist auf dem Outcome.

• OKR-Weekly

  Im OKR-Weekly oder Check-In gibt es einen regelmäßigen Austausch der OKR-Teams. Gemeinsam wird in ca. 10 bis max. 15 Minuten darüber gesprochen, wie das Team vorankommt, vielleicht auch zu wie viel Prozent die Objectives bereits erreicht wurden und ob es eventuell einen kurzen Austausch dazu braucht. Das Meeting ist dafür da, dass Teams besser fokussieren können und im Alltag und im operativen Arbeiten vielleicht auf Grundlage dieser kurzen Reflexion entscheiden können, was sie in der Woche priorisieren, um sich noch besser auf die strategischen Ziele zu fokussieren.

  • Zu wie viel Prozent wurde das OKR erreicht?
  • Was muss geändert oder in den nächsten Zyklus übernommen werden?
  • Braucht es vielleicht andere Maßnahmen?

• OKR-Review

  Am Ende eines jeden Zyklus wird in der Review das Erreichen der Ziele geprüft. Aus der "Vogelperspektive" wird inhaltlich auf die Objectives und schließlich auch auf die KRs geschaut:

  Learnings werden dann direkt im darauffolgenden Zyklus angewandt und fließen in das erneute Planen und die Formulierungen der Objectives ein. Somit ist die Review eine Vorbereitung für die nächste Iteration.

4. Retrospektive

Die Retrospektive beleuchtet ebenfalls den vergangenen Zyklus. Allerdings steht hier mehr die Zusammenarbeit im Team und der Teams und das Framework an sich im Zentrum. Kritisch und wertschätzend wird auf den vergangenen Zyklus zurückgeschaut:

• Was lief an der Zusammenarbeit gut?
• Was kann besser gemacht werden?

Die Retrospektive und die Review sollen somit für eine kontinuierliche Verbesserung sorgen. Einerseits auf Team-Ebene und andererseits aber eben auch auf fachlich-inhaltlicher Ebene.

OKR-Leitfaden zur Durchführung

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1. Strategieprozess: Mission/Vision definieren

Mission/Vision: top-down

Mission / Vision definieren	Zeithorizont	Verantwortlich
Mission 1	3-10 Jahre
Mission 2	3-10 Jahre
Mission 2	3-10 Jahre

2. Moals: Zwischenschritt – top-down und bottom-up

Moals

Moals definieren	Daraus abgeleitete Projekte	Zeithorizont	Verantwortlich
Moal 1		1 Jahr
Moal 2		1 Jahr
Moal 3		1 Jahr

3. OKR-Zyklus im Team – Bottom-up

Unternehmen/Abteilung/Team:
Verantwortlicher:
Zeitraum (von bis bzw. Quartal, Jahr):
OKR Coach/Master:

Objectives

Objective 1					Zielerreichungsgrad gesamt:
KeyResults	Verantwortlich (Abt./Team)	Zielerreichungsgrad	Confidence-Level	Progress/Fortschritt	Probleme/Entscheidungen	Nächste Schritte/Learnings
Key Result 1 Key Result 2 Key Result 3		80 % 60 % 100 %
Key Result 1 Key Result 2 Key Result 3		80 % 60 % 100 %
Key Result 1 Key Result 2 Key Result 3		80 % 60 % 100 %

Zielerreichungsgrad: Zu wieviel % wurde Ziel erreicht?

Confidence-Level:W...