6.1 Dürfen Arbeitsverträge weiterhin über DocuSign geschlossen werden?
Ja. DocuSign erfüllt aber nicht die Schriftform. Die wesentlichen Vertragsbedingungen müssen deshalb nach dem NachwG noch schriftlich bestätigt werden.
6.2 Kann der Nachweis elektronisch unterschrieben werden?
Nein; "schriftlich" bedeutet eigenhändig im Original unterschrieben.
6.3 Muss die Niederschrift vom Geschäftsführer unterschrieben werden oder reicht die Unterschrift eines Personalreferenten? Die Genehmigung könnte im Streitfall vom GF erfolgen.
Wenn der Personalreferent vom Geschäftsführer hierzu bevollmächtigt ist, ist das möglich.
6.4 Aushändigung des Nachweises an den Arbeitnehmer: Genügt die Einstellung im Intranet mit einem Verweis hierauf im Einstellungsschreiben?
Nein; die Bestätigung muss im Original ausgehändigt werden.
6.5 Wie fülle ich die Lücken in den Arbeitsverträgen formal am besten? Als Anhang zum Arbeitsvertrag?
Möglich wäre eine vom Arbeitgeber unterschriebene Bestätigung der im NachwG geforderten wesentlichen Arbeitsbedingungen.
6.6 Muss der Arbeitnehmer den Empfang eines möglichen Merkblatts zum Arbeitsvertrag mit den Inhalten zum NachwG schriftlich bestätigen, sofern nicht alle Inhalte im Arbeitsvertrag geregelt wurden?
Nein; eine schriftliche Empfangsbestätigung des Arbeitnehmers ist nicht erforderlich. Im Streitfall muss der Arbeitgeber nachweisen können – z.B. gegenüber der Gewerbeaufsicht, wenn es um die Verhängung eines Bußgeldes geht –, dass er dem Arbeitnehmer den schriftlichen Nachweis übergeben hat. Dies geht z.B. auch durch eine Empfangsbestätigung per Mail oder durch die Zeugenaussage eines Mitarbeiters der Personalabteilung, der das Merkblatt ausgehändigt und hierüber eine Notiz/einen Vermerk gefertigt hat.
6.7 Im Rahmen der digitalen Personalakte wird der originale Arbeitsvertrag häufig vernichtet. Ist dann der gescannte Arbeitsvertrag vor Gericht als Beweismittel zulässig?
Ja. Dass das Arbeitgeberexemplar des Arbeitsvertrags gescannt wurde, ist auch für die Erfüllung der Pflichten nach dem NachwG unerheblich. Es kommt darauf an, dass der Arbeitnehmer das Original eines schriftlichen Vertrags ausgehändigt bekommen hat, das die wesentlichen Vertragsbedingungen im Sinne des NachwG enthält.
6.8 Sind Arbeitsverträge rechtlich gültig, welche von allen Parteien auf einem PDF eine gescannte Originalunterschrift oder mit dem IPen geleistete Unterschrift haben?
Diese Arbeitsverträge sind gültig, sie erfüllen aber nicht die Schriftform. Das heißt, die wesentlichen Arbeitsbedingungen im Sinne des NachwG müssen dann noch einmal in einer gesonderten, vom Arbeitgeber eigenhändig unterschriebenen Originalbestätigung nachgewiesen und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden.
6.9 Müssen alle im Vertrag genannten Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge und sonstige Regelungen den Mitarbeitern in Papierform ausgehändigt werden?
Nein. Betriebsvereinbarungen sind vom Arbeitgeber an geeigneter Stelle im Betrieb auszulegen/auszuhängen (§ 77 Abs. 2 Satz 3 BetrVG). Sie müssen nicht jedem Arbeitnehmer persönlich ausgehändigt werden. Außerdem ist der Arbeitgeber verpflichtet, die für seinen Betrieb maßgebenden Tarifverträge im Betrieb bekanntzumachen, wenn er tarifgebunden, also Mitglied eines Arbeitgeberverbandes ist oder einen Firmentarifvertrag abgeschlossen hat (§ 8 TVG). Für allgemeinverbindlich erklärte Tarifverträge muss der Arbeitgeber an geeigneter Stelle im Betrieb auslegen (§ 9 Abs. 2 TVG-DVO).
6.10 Wie läuft die Aushändigung des Dokumentes in Schriftform bei remote-Tätigkeit? Per Einschreiben zwecks Nachweis der Übergabe?
Der Nachweis der Aushändigung könnte z.B. auch dadurch erbracht werden, dass sie ein gesondertes Blatt mit einer Empfangsbestätigung beifügen und sich dieses dann vom Arbeitnehmer zurückschicken lassen; es würde auch genügen, wenn der Arbeitnehmer Ihnen den Empfang per Mail bestätigt. Für die Empfangsbestätigung ist keine (Schrift-)Form vorgeschrieben.
6.11 Firmenseitig müssen Arbeitsverträge von zwei Personen unterzeichnet werden (4-Augen-Prinzip). Wäre in diesem Fall eine digitale und eine Originalunterschrift möglich oder müssen beide Personen im Original/eigenhändig unterzeichnen?
§ 126 BGB verlangt, dass die Urkunde vom "Aussteller" eigenhändig unterzeichnet sein muss. Aussteller ist dabei derjenige, der die Erklärung in eigener Verantwortung abgibt. Deshalb dürfte es erforderlich sein, dass beide Arbeitgebervertreter eigenhändig unterzeichnen und es nicht ausreicht, dass nur ein Vertreter unterzeichnet und der zweite signiert.
6.12 Wenn man sehr alte Verträge hat und sehr viele Änderungen durch Nachträge zum Arbeitsvertrag geschlossen hat, kann man den Arbeitsvertrag inkl. allen geschlossenen Nachträgen aktualisieren? Das Ziel ist, dass man nur noch einen Arbeitsvertrag hat und nicht unzählige Nachträge.
Eine Neufassung des Arbeitsvertrages setzt voraus, dass der Mitarbeiter auch mit der Neufassung einverstanden ist und den neuen Arbeitsvertrag auch unterschreibt. Wenn er dazu nicht bereit ist oder ...

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