Bei größeren Firmen kann es für den Arbeitgeber sinnvoll sein, für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte Sammelbeförderungen zu organisieren, z. B. durch den Einsatz von (Werks-)Bussen oder Personen-Kleintransportern. Gerade für Unternehmen mit großer Belegschaft im ländlichen Raum oder aber für Industriefirmen mit Schichtbetrieb ist diese Form der Arbeitsweggestaltung überlegenswert. Sie ist aus betrieblicher Sicht von Vorteil, entlastet zudem den Berufsverkehr und ist auch aus steuerlicher Sicht eine lohnende Alternative.
Der Vorteil, der beim Arbeitnehmer durch den kostenlosen oder verbilligten vom Arbeitgeber organisierten Transport zum Arbeitsplatz entsteht, ist steuer- und beitragsfrei, wenn er die Voraussetzungen der lohnsteuerlichen Sammelbeförderung erfüllt.[1] Die Verwaltung stellt an diese Steuervergünstigung 2 Anforderungen.
- Es müssen mind. 2 Arbeitnehmer mit einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Omnibus, Kleinbus, Pkw oder sonstigen Verkehrsmittel zur Arbeit befördert werden.
- Die arbeitgeberseitig angeordnete Sammelbeförderung muss für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendig sein. Eine betriebliche Notwendigkeit liegt vor, wenn die Beförderung mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Zeitaufwand durchgeführt werden könnte oder wenn der Betriebsablauf eine gleichzeitige Arbeitsaufnahme der beförderten Arbeitnehmer erfordert.
Sammelbeförderung ist an strenge Anforderungen geknüpft
Keine steuer- und beitragsfreie Sammelbeförderung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer mit seinem Pkw auf seinem Weg zur ersten Tätigkeitsstätte einen oder mehrere Kollegen mitnimmt. Der Begriff Sammelbeförderung verlangt, dass der Arbeitgeber die Beförderung mehrerer Arbeitnehmer organisiert und veranlasst. Sie darf nicht in die Entscheidungsbefugnis des Arbeitnehmers fallen.[2] Dasselbe gilt für die Mitnahme im Dienstwagen. Ein auch zur Privatnutzung überlassener Dienstwagen kann keine steuerfreie Sammelbeförderung begründen, selbst dann nicht, wenn der Arbeitgeber für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die Mitnahme von Arbeitskollegen angeordnet hat.[3]
Unterschied zur (freiwilligen) Fahrgemeinschaft
Die Bildung freiwilliger Fahrgemeinschaften, die für eine nachhaltige betriebliche Mobilität uneingeschränkt zu befürworten ist, beurteilt sich lohnsteuerlich nach den Regeln der Entfernungspauschale. Durch die freiwillige Mitnahme weiterer Arbeitnehmer im eigenen Pkw oder Dienstwagen lassen sich keine Einsparungen bei der Lohnsteuer und Sozialversicherung erzielen. Etwaige Arbeitgeberzuschüsse sind lohnsteuer- und beitragspflichtig und können mit 15 % pauschal versteuert werden.[4]
Arbeitnehmer, die vom Arbeitgeber im Rahmen einer steuerfreien Sammelbeförderung kostenlos oder verbilligt zur Arbeitsstätte gefahren werden, dürfen die Entfernungspauschale nicht ansetzen.[5] Der Werbungskostenabzug für die arbeitstäglichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist in Fällen der unentgeltlichen Sammelbeförderung gesetzlich ausgeschlossen. Für die Umsetzung in der Lohnsteuerpraxis muss der Arbeitgeber die steuerfreie Sammelbeförderung in der Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben F kenntlich machen. Bei einer entgeltlichen Sammelbeförderung ist das Fahrgeld des mitfahrenden Arbeitnehmers als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abzugsfähig.
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