Der Gesetzgeber hat in § 17 Abs. 1 MiLoG erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Bereits bisher gelten neben tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften (z. B. § 2 NachwG) die Beitragsverfahrensordnung für die Sozialversicherungsaufzeichnungspflichten des Arbeitgebers, mit denen die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss.[1]
Das Mindestlohngesetz enthält Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten für Arbeitgeber, die Arbeitnehmer
- in den genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen des § 2a SchwarzArbG oder
- nach § 8 Abs. 1 SGB IV (Minijobber und kurzfristig Beschäftigte) beschäftigen.
Diese treffen grundsätzlich folgende Aufzeichnungspflichten für Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit:
Arbeitgeber müssen spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer/innen aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufbewahren. Dies gilt entsprechend auch für einen Entleiher, dem ein Verleiher einen Arbeitnehmer oder mehrere Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem der in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweige überlässt.
Keine Geltung für Minijobber in Privathaushalten
Die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten gelten nicht für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten.[2]
Modifikation der Aufzeichnungspflicht für bestimmte Branchen
Die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten gelten in den Branchen des § 2a SchwarzArbG grundsätzlich für alle Mitarbeiter. Nach einer Rechtsverordnung des Bundesfinanzministeriums jedoch nur für Arbeitnehmer, deren verstetigte Vergütung unterhalb von 4.319 EUR brutto im Monat liegt.[3] Insoweit gibt es hier gewisse Erleichterungen – trotz Sofortmeldepflicht.
Aufzeichnungspflichten sind bereits seit 2014 zu beachten
Die vorbenannten Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten bestehen grundsätzlich seit dem 16.8.2014 und sind bei Verstößen hiergegen auch seit diesem Zeitpunkt bußgeldbewehrt. Sollte ein diesen Verpflichtungen unterliegender Arbeitgeber seit dem 16.8.2014 seine Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten noch nicht erfüllt haben, so ist – soweit möglich – eine Nachholung dessen zu empfehlen.
Für die Aufzeichnung der Arbeitszeit gibt es keine besonderen Formvorschriften. Der Arbeitgeber sollte aber in der Lage sein, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit dokumentiert nachzuweisen. Dies kann mit Stundenzetteln oder durch elektronische Zeiterfassungssysteme geschehen.
Übertragung auf Arbeitnehmer
Grundsätzlich kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmern die arbeitsvertragliche Verpflichtung auferlegen, täglich entsprechende Leistungsnachweise zur Erfüllung der vorbenannten Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten hinsichtlich der Arbeitszeit zu erstellen. Neben einem entsprechenden Formblatt sollte der Arbeitgeber diese Dienstanweisung und arbeitsvertragliche Verpflichtung auch entsprechend dokumentieren.
Zeitpunkt der Aufzeichnungspflicht
Die Aufzeichnungspflicht beginnt mit dem Tag der Beschäftigung und muss spätestens bis zum Ablauf des 7. Tages, des auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufgezeichnet und für 2 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt ab dem Zeitpunkt, der für die Aufzeichnung maßgeblich ist. Für die Art und Weise der Aufbewahrung gibt es keine Vorschriften. Der Arbeitgeber muss jedoch gewährleisten können, dass die Aufzeichnungen bei einer Prüfung durch den Zoll diesem zur Verfügung gestellt werden können.
Folgen bei fehlender Arbeitszeitdokumentation
Sollte eine Aufzeichnung der Arbeitszeiten weder vereinbart noch erfolgt sein, besteht das Risiko, dass über Erfahrungswerte in Form der Phantomlohndiskussion der Zeitaufwand geschätzt wird. Da für laufendes Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung nicht das Zufluss-, sondern das Entstehungsprinzip gilt, wird ein Arbeitgeber auch dann Sozialversicherungsbeiträge aus einem Arbeitslohn schulden, den er gar nicht bezahlt hat. Dies kann insoweit zur Folge haben, dass ein Arbeitgeber gegebenenfalls weder den Mindestlohn wahrt, noch seinen ihm nach dem Mindestlohn obliegenden Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten genügt.
2.1 Einschränkungen der Aufzeichnungspflichten durch Rechtsverordnungen
2.1.1 Mindestlohnaufzeichnungs-Verordnung (MiLoAufzV)
Diese Aufzeichnungsverordnung sieht vor, dass ein Arbeitgeber,
- soweit der Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt ist,
- diese keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und
- er sich seine tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilt
sein...
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