Meldungen / 4 Meldeinhalte

4.1 Erforderliche Meldedaten

Jede für den Beschäftigten zu erstellende Meldung enthält insbesondere

• die Versicherungsnummer oder die für die Vergabe der Versicherungsnummer erforderlichen Angaben,
• den Familien- und Vornamen,
• Geburtsangaben,
• die Staatsangehörigkeit,
• Angaben über die Tätigkeit nach dem Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit,
• die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs,
• die Beitragsgruppe,
• die zuständige Einzugsstelle,
• den Arbeitgeber,
• die Angabe, ob zum Arbeitgeber eine Beziehung als Ehegatte/Lebenspartner besteht, und
• die Angabe, ob es eine Tätigkeit als geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH ist.

Je nach Art der Meldung sind ggf. zusätzlich weitere Angaben erforderlich.

Abfrage der Versicherungsnummer

Arbeitgeber haben seit dem 1.1.2023 vor Erstellung einer Anmeldung das elektronische Verfahren zur Abfrage der Versicherungsnummer zu nutzen. Die Abfrage erfolgt mit dem Datensatz Versicherungsnummernabfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) über das verwendete Entgeltabrechnungsprogramm oder über die maschinelle Ausfüllhilfe.^[1] Mit der Abfrage wird sichergestellt, dass die Meldungen unter der richtigen Versicherungsnummer erfolgen und dem richtigen Beschäftigten zugeordnet werden.

4.2 Nutzung der Meldeinhalte

Die Meldeinhalte sind durch vorgegebene Datensatzbeschreibungen so gestaltet, dass die notwendigen Informationen für alle beteiligten Versicherungsträger enthalten sind. Auf der Grundlage der Meldungen führt die Krankenkasse ihr Versichertenverzeichnis. Die Daten werden automatisiert an den Rentenversicherungsträger übermittelt und dort dem Versichertenkonto des Beschäftigten zugeordnet. Die Bundesagentur für Arbeit nutzt bestimmte Angaben aus den Meldungen für ihre arbeitsmarktsteuernden Aufgaben.

4.3 Bescheinigung für den Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber hat dem Beschäftigten den Inhalt der Meldung mindestens einmal jährlich in Textform mitzuteilen.

Die Bescheinigung muss inhaltlich getrennt alle im Kalenderjahr gemeldeten Daten enthalten. Sie muss spätestens bis zum 30.4. des Folgejahres oder bei Ende der Beschäftigung nach Abgabe der letzten Meldung ausgestellt werden. Der Meldenachweis ist zu den Entgeltunterlagen zu nehmen und bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.