Wie bereits dargestellt, muss ein Mediator unabhängig und neutral sein. Dies kann bei unternehmensinternen Mediatoren in bestimmten Konstellationen problematisch werden. Der unternehmensinterne Mediator ist, wie auch die Konfliktparteien, Mitarbeiter des Unternehmens und insoweit regelmäßig weisungsgebunden. Es muss daher sichergestellt sein, dass der interne Mediator, im Rahmen seiner Mediatorentätigkeit weisungsfrei handelt. Er darf zudem aufgrund seiner sonstigen Rolle im Unternehmen nicht von einem möglichen Ergebnis der Mediation betroffen sein und auch nicht in einem besonderen formellen oder informellen Näheverhältnis zu einer der beteiligten Konfliktparteien stehen.

Je nach Unternehmensgröße bieten sich unterschiedliche Lösungsansätze an. In der Praxis haben Unternehmen mit mehreren Standorten den Standard entwickelt, dass interne Mediatoren nur bei Konflikten an anderen Standorten, nicht aber am eigenen Standort tätig werden. Bei kleineren Unternehmen wird darauf geachtet, dass der Mediator zumindest aus einem anderen Bereich kommt als die Konfliktparteien.

Entscheidend ist auch, dass der Mediator gegenüber den Konfliktparteien keine disziplinarischen Befugnisse hat, weil es sich z. B. um den Chef der Personalabteilung handelt. Eine Konstellation, bei der beispielsweise der Mediator, der zunächst zwischen zwei streitenden Mitarbeitern vermittelt hat, später als Chef der Personalabteilung dem vermeintlichen Übeltäter eine Abmahnung erteilt, muss aufgrund der gesetzlichen Vorgaben, wie eingangs genannt, zwingend vermieden werden.

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