3.1 Einsichtnahme und Auskunftserteilung
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Außenprüfer das Betreten der Geschäftsräume in den üblichen Geschäftsstunden zu gestatten und ihm die erforderlichen Hilfsmittel (Geräte, Beleuchtung) und einen angemessenen Raum oder Arbeitsplatz zur Erledigung seiner Aufgaben zur Verfügung zu stellen.[1]
Außerdem müssen der Arbeitgeber und seine Angestellten dem Prüfer Einsicht in die Geschäftsbücher und in die Unterlagen gewähren und jede zum Verständnis der Buchaufzeichnungen vom Außenprüfer verlangte Erläuterung geben. Dabei sind mündliche Erläuterungen in der Regel ausreichend.
3.2 Datenzugriff bei maschineller Lohnabrechnung
Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde grundsätzlich 3 gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung. Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; falls erforderlich, kann sie auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.
Unmittelbarer Zugriff (Z1)
Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem in der Weise zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt. Dabei darf sie nur mithilfe dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) der Finanzbehörde aus.
Mittelbarer Zugriff (Z2)
Die Finanzbehörde kann auch verlangen, dass die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können.
Datenträgerüberlassung (Z3)
Die Finanzbehörde kann die Datenüberlassung auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung verlangen. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem Datenverarbeitungssystem herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen. Die Datenträgerüberlassung umfasst die Mitnahme der Daten – im Regelfall nur in Abstimmung mit dem Steuerpflichtigen. Der zur Auswertung überlassene Datenträger ist spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide an den Steuerpflichtigen zurückzugeben und die Daten sind zu löschen.
Außenprüfer können seit 2023 verlangen, dass die Daten auch nach ihren Vorgaben in einem anderen maschinell auswertbaren Format an sie übertragen werden.[1]
Als Folge der fortschreitenden Digitalisierung schafft der Gesetzgeber damit die rechtliche Grundlage, dass die aufzeichnungspflichtigen Daten nicht nur auf einem Datenträger, sondern auch auf anderen Wegen, wie z. B. durch eine von der Finanzverwaltung bereit gestellte Cloud, übertragen werden können. Durch die Erweiterung des Z3-Zugriffs wird der Datenaustausch zukünftig vermehrt über Online-Speicher und Cloud-Dienste erfolgen.
3.3 Digitale Lohnschnittstelle
Um die elektronische Lohnsteuer-Außenprüfung zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung einen Standarddatensatz für die Einrichtung einer digitalen Lohnschnittstelle erarbeitet und beschrieben (Digitale LohnSchnittstelle – DLS). Die Anwendung des einheitlichen Datensatzes als Schnittstelle für die Lohnsteuer-Außenprüfung erleichtert den Datenexport, insbesondere der Lohnkonten, unabhängig davon, welches Entgeltabrechnungsprogramm der Arbeitgeber verwendet.
Verbindliche Anwendung der digitalen Lohnschnittstelle seit 2018
Seit dem 1.1.2018 ist für die aufzuzeichnenden Lohndaten ein einheitlicher Standarddatensatz als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto gesetzlich vorgeschrieben. Die zuvor ausgesprochene bloße Empfehlung zur Anwendung der DLS ist damit überholt.[1]
Die jeweils aktuelle Version der DLS steht auf der Internetseite des Bundeszentralamts[2] zum Download bereit und ist von allen Softwareherstellern bei der Erstellung der jeweiligen Lohnabrechnungsprogramme zu beachten.[3]
Die Arbeitgeber müssen sämtliche aufzuzeichnenden lohnsteuerrelevanten Daten nach dieser einheitlichen digitalen Schnittstelle elektronisch zur Verfügung stellen. Zur Vermeidung von Härten können insbesondere von kleineren Arbeitgebern ohne maschinelles Lohnabrechnungsprogramm die lohnsteuerlichen Daten auch in einer anderen auswertbaren Form bereitgestellt werden.[4] Die DLS wird von den Softwareherstellern umgesetzt. Weitere Maßnahmen durch den Arbeitgeber sind im Regelfall nicht erforderlich.
Unberührt hiervon bleiben die weiterhin bestehenden digitalen Datenzugriffsmöglichkeiten auf prüfungsrelevante steuerliche Daten, insbesondere auf die elektronischen Daten der Finanzbuchhaltung.[5]
Im Übrigen liegt es im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers, in welchem Umfang er den Arbeitgeber zur Mitwirkung heranzieht; wie weit der Arbeitgeber dem zu folgen hat, hängt von den Umständen des Einzelfalles ab, wobei auf die Zumutbarkeit, Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit abzustellen ist.
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