Die durch das LkSG verpflichteten Unternehmen treffen eine Vielzahl von menschenrechts- bzw. arbeitsrechtsbezogenen Sorgfaltspflichten, bei denen es sich nicht um einmalig zu erfüllende Pflichten handelt. Die Sorgfaltspflichten beinhalten einen sich wiederholenden Kreislauf verschiedener und aufeinander bezogener Verfahrensschritte.[1]
Rolle von HR
Um den menschen- sowie arbeitsrechtsbezogenen Sorgfaltspflichten nachzukommen, sollten im Unternehmen feste Zuständigkeiten verankert werden, wie z. B. im Bereich HR.
Das LkSG führt die Sorgfaltspflichten im Einzelnen in § 3 Abs. 1 LkSG auf.
4.1 Betriebsinterne Verantwortlichkeiten
Benennung eines Menschenrechtsbeauftragten
Da die Sorgfaltspflichten verschiedene Abteilungen tangieren, sind klare Verantwortlichkeiten zur Sicherstellung der Compliance notwendig. Zur effektiven Umsetzung haben die durch das LkSG verpflichteten Unternehmen dafür zu sorgen, dass festgelegt ist, wer innerhalb des Unternehmens für die Durchführung und Überwachung des lieferkettenbezogenen Risikomanagements zuständig ist. Als Beispiel nennt das Gesetz hier die Benennung eines "Menschenrechtsbeauftragten" (hierzu sogleich unter Abschn. 5).
Da die Unterlassung der Festlegung einer betriebsinternen Zuständigkeit bußgeldbewährt ist, sollten bei den verpflichteten Unternehmen verständliche und nachvollziehbare Zuständigkeiten definiert werden. Die Geschäftsführung hat sich außerdem regelmäßig, mindestens einmal jährlich, über die Arbeit der zuständigen Person bzw. Personen zu informieren.
Im Hinblick auf die konkrete Ausgestaltung der betriebsinternen Verantwortlichkeiten lässt das Gesetz den verpflichteten Unternehmen allerdings einen weiten Gestaltungsspielraum; auch eine Pflicht zur Bestellung des Menschenrechtsbeauftragten besteht – im Gegensatz zur Festlegung der entsprechenden Veratwortlichkeiten – nicht.
Je nach interner Organisation im Unternehmen können Gründe dafür bestehen, die zuständigen Personen im Unternehmen, die "Lieferketten-Verantwortlichen", ebenso wie einen etwaigen Menschenrechtsbeauftragten, bei HR (oder Compliance) anzusiedeln.
4.2 Angemessene und wirksame Präventionsmaßnahmen
Die verpflichtenden Sorgfaltspflichten umfassen insbesondere die Implementierung eines angemessenen und wirksamen Risikomanagements. Im Rahmen dessen ist regelmäßig und anlassbezogen eine Risikoanalyse durchzuführen mit dem Ziel, die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken zu ermitteln, zu gewichten und zu priorisieren.
Strategie zur Implementierung der notwendigen Maßnahmen
Risiken, die entlang der Lieferkette des Unternehmens verursacht werden können, müssen im Rahmen der präventiven Maßnahmen mithilfe der Fachbereiche definiert und analysiert werden. Auf dieser Grundlage ist eine Strategie zur Implementierung der notwendigen Maßnahmen im betrieblichen Alltag zu entwickeln. Entsprechende Präventionsmaßnahmen können z. B. vorgenommen werden durch:
- die Etablierung von unternehmensinternen Vorgaben zur Lieferantenauswahl,
- eine Due Diligence entlang der Lieferkette,
- Kontroll- und Zustimmungsmechanismen in Form von Lieferantenfragebögen,
- die Modifizierung der Allgemeinen Geschäftsbedingung in Lieferantenrahmenverträgen,
- die Verankerung entsprechender Regelungen in Lieferantenkodizes.
Zudem können Unternehmen
- eigene Kontrollmaßnahmen bei Zulieferern vor Ort durchführen,
- Audits in der Lieferkette erwägen, oder
- von wesentlichen Lieferanten eine Zertifizierung einfordern und damit die Audits auslagern.
Auch der Gesetzgeber verweist mehrfach auf die Möglichkeit der Inanspruchnahme anerkannter Zertifizierungs- bzw. Audit-Systeme und regt an, dass Unternehmen vertraglich festschreiben können, dass der Vertragspartner bestimmte Produkte nur von ausgewählten, zuvor geprüften Lieferanten beziehen darf oder nachweisen muss, dass bestimmte Produkte aus zertifizierten Regionen oder Rohstoffe aus zertifizierten Unternehmen kommen.
Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie
Spätestens wenn im Rahmen der Risikoanalyse ein Risiko festgestellt wird, bedarf es einer Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie des Unternehmens.[1] Insoweit kann eine Grundsatzerklärung empfehlenswert sein, bevor ein entsprechendes Risiko überhaupt ermittelt oder festgestellt wird.[2] Die Grundsatzerklärung muss u. a. die Strategie enthalten, mit der das Unternehmen seinen Sorgfaltspflichten nachkommt. Dabei ist ein Pflichtbestandteil der Grundsatzerklärung, dass das Unternehmen u. a. seine Erwartungen an seine Beschäftigten in der Lieferkette formuliert. Die Unternehmensleitung selbst muss die Grundsatzerklärung abgeben. Sie muss dies auch gegenüber den Beschäftigten und dem Betriebsrat tun.
Bei der Errichtung und Umsetzung des Risikomanagementsystems sind durch die Unternehmen zudem stets die Interessen seiner Beschäftigten und der Beschäftigten in der Lieferkette angemessen zu berücksichtigen. Dies umfasst die gesamte Lieferkette, somit unmittelbare und auch mittelbare Zulieferer. Dies soll ebenfalls dazu beitragen, dass...
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