Die automatisierte Transkription von Gesprächen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Beschäftigte. Es gibt verschiedene Anwendungsfelder wie Bewerbungs- und Personalgespräche, Schulungen und Projektmeetings. Unternehmen können dadurch beispielsweise die Arbeitsabläufe deutlich effizienter gestalten und für mehr Nachvollziehbarkeit sorgen. Hierfür ist es unerlässlich zu verstehen, was genau die eingesetzte Software macht und wie sie eingestellt ist.
Die rechtlichen Anforderungen sind anspruchsvoll, aber bei Umsetzung bestimmter Maßnahmen erfüllbar. Um die Transkription datenschutzrechtlich zu rechtfertigen, ist eine Rechtsgrundlage erforderlich, z. B. eine Betriebsvereinbarung oder eine Einwilligung der betroffenen Personen. Bei der Einwilligung ist die Freiwilligkeit von entscheidender Bedeutung und muss durch das Unternehmen gewährleistet werden. Als dritte Variante – aber meist mit höheren datenschutzrechtlichen Risiken – kann die Transkription unter bestimmten Umständen auch ohne Betriebsvereinbarung oder Einwilligung auf die überwiegenden berechtigten Interessen des Unternehmens gestützt werden. Des Weiteren sind strafrechtliche sowie arbeitsrechtliche Aspekte zu beachten, so kann beispielsweise die Mitbestimmung des Betriebsrats relevant werden. Auch proaktive Maßnahmen zur Vermeidung von Diskriminierung und Mechanismen zur Einsicht und Korrektur von Transkripten spielen eine Rolle.
Transkriptionen haben gerade in der Ära des Arbeitskräftemangels das Potenzial, sich von der Ausnahme zur Regel zu entwickeln. Dieser Wandel erscheint durch die digitale Transformation und das Streben nach effizienterem Arbeiten immer wahrscheinlicher. Vor diesem Hintergrund werden Unternehmen früher oder später prüfen müssen, ob diese Technologien in ihrem Betrieb rechtlich und kulturell umsetzbar sind.
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