Jansen, SGB IV § 28f Aufzeichnungspflicht, Nachweise der ... / 2.1 Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers

Rz. 3

Zu den vom Arbeitgeber nach Abs. 1 Satz 1 zu führenden Entgeltunterlagen gehören alle Unterlagen, die Aufschluss über die Entgeltabrechnungsdaten des Arbeitgebers, die individuellen Entgeltabrechnungsdaten der Arbeitnehmer, das Arbeitsentgelt bei flexiblen Arbeitszeitregelungen und das Wertguthaben nach § 7 Abs. 1a, die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsentgelte, die ordnungsgemäße Erstattung der Meldungen durch Datenübertragung und die Krankenkassenzugehörigkeit (z. B. Mitgliedsbescheinigung) geben. Das sind insbesondere Firmenstammdaten, Personalstammdaten, Brutto-/Nettoabrechnungen einschl. der Nebenbelege (z. B. Provisions- und Prämienabrechnungen, Stempelkarten, Stundenzettel, Fehlzeitenbelege, Zeiterfassungsprotokolle), die Inhalte der dem Arbeitnehmer ausgehändigten Bescheinigungen über die im Wege der Datenübertragung erstatteten Meldungen. Der Inhalt der durch Datenübertragung erstatteten Meldungen ist wie Entgeltunterlagen zu behandeln und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung durch einen Rentenversicherungsträger (vgl. § 28p) folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.

Die Vorschriften über die Führung der Entgeltunterlagen gelten auch für geringfügig entlohnte Beschäftigte, die nicht versicherungspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sind (§§ 8 und 8a). Insbesondere die Aufzeichnungspflicht für versicherungsfreie – geringfügig entlohnte oder kurzfristig beschäftigte – Arbeitnehmer sowie Studenten ist erforderlich, um die ordnungsgemäße Zahlung der Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie Fragen der Versicherungspflicht rückwirkend prüfen zu können. Diese Aufzeichnungspflicht sowie die Auskunfts- und Vorlagepflicht nach § 98 Abs. 1 Sätze 2 bis 4 SGB X und die Duldung der Überwachung und Prüfung nach § 28p trifft auch solche Arbeitgeber, die nur Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung für geringfügig entlohnte Beschäftigte oder für versicherungsfreie kurzfristig Beschäftigte überhaupt keine Beiträge zu zahlen haben.

Durch die vorstehend aufgezeigte Aufzeichnungspflicht sollen die Versicherungsträger in die Lage versetzt werden, Fragen der Versicherungspflicht rückwirkend prüfen zu können.

In welcher Weise und wie lange die Lohnunterlagen aufzubewahren sind, ist in Abs. 1 Satz 1 entsprechend dem Steuerrecht geregelt (§§ 146, 147 AO). Einzelheiten über den Inhalt der vom Arbeitgeber zu führenden Entgeltunterlagen und zur Beitragsabrechnung sind § 8 der nach § 28n Nr. 7 erlassenen Beitragsverfahrensordnung (BVV) zu entnehmen. In der Gestaltung und Art der Aufbewahrung der Entgeltunterlagen ist der Arbeitgeber grundsätzlich frei. Nach § 10 BVV muss aber sicher gestellt sein, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung des Arbeitgebers gewährleistet ist.

Die im Beitrittsgebiet am 31.12.1991 vorhanden gewesenen Entgeltunterlagen sind – abweichend von dem zuvor aufgezeigten Grundsatz – mindestens bis zum 31.12.2011 vom Arbeitgeber aufzubewahren. Diese Pflicht zur Aufbewahrung erlischt, wenn der Arbeitgeber dem Betroffenen die Entgeltunterlagen aushändigt oder die für die Rentenversicherung erforderlichen Daten bescheinigt. Frühestens erlischt die Pflicht zur Aufbewahrung der Entgeltunterlagen jedoch mit Ablauf des auf die letzte Prüfung der Träger der Rentenversicherung bei dem Arbeitgeber folgenden Kalenderjahres. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Entgeltunterlagen im Beitrittsgebiet erlischt auch vor 2011, wenn das Unternehmen aufgelöst wird.

Die Verpflichtung zur Führung von Entgeltunterlagen gilt nach § 28f Abs. 1 Satz 2 nicht für die in privaten Haushalten Beschäftigten. Entsprechend werden Arbeitgeber wegen der Beschäftigten in privaten Haushalten nicht geprüft, § 28p Abs. 10.

Die Aufbewahrungspflicht des Abs. 1 Satz 1 erstreckt sich auch auf die Entgeltabrechnungen (§ 9 BVV) und die nach Abs. 3 zu übermittelnden Beitragsnachweise.

Rz. 4

Mit Rücksicht auf die in § 28e Abs. 3a bis 3f eingeführte besondere Haftung im Baugewerbe ist mit Abs. 1a auch eine besondere Regelung über die Führung der Entgeltunterlagen bei der Ausführung eines Dienst- oder Werkvertrags im Baugewerbe eingeführt worden. Damit die Haftung nach § 28e Abs. 3a bis 3f auch durchgesetzt werden kann, hat der Unternehmer die Entgeltunterlagen und die Beitragsabrechnung so zu gestalten, dass eine Zuordnung der Arbeitnehmer und des Arbeitsentgelts zu dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag möglich ist. Diese besondere Aufzeichnungspflicht setzt nicht voraus, dass das in § 28e Abs. 3d bezeichnete Auftragsvolumens überschritten wird. Auch ist das Vorhandensein eines Hauptunternehmers nicht erforderlich.