Jansen, SGB IV § 28f Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung

0 Rechtsentwicklung

Rz. 1

Diese Vorschrift ist mit dem Einordnungsgesetz v. 20.12.1988 (BGBl. I S. 2330) in das Sozialgesetzbuch IV eingefügt worden. Inzwischen sind mehrere Änderungen vorgenommen worden. Mit dem Gesetz zur Stärkung des Wettbewerbs in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Wettbewerbsstärkungsgesetz – GKV-WSG) v. 26.3.2007 (BGBl. I S. 378) wurde Abs. 4 mit Wirkung zum 1.11.2011 neu gefasst – bis dahin ist die bisherige Fassung anzuwenden. Abs. 3 und Abs. 5 wurden mit dem Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze v. 19.12.2007 (BGBl. I S. 3024) mit Wirkung zum 1.1.2008 geändert.

Abs. 4 wurde mit dem Dritten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze v. 5.8.2010 (BGBl. I S. 1127) und Abs. 3 wurde durch das Gesetz zur nachhaltigen und sozial ausgewogenen Finanzierung der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Finanzierungsgesetz – GKV-FinG) v. 22.12.2010 (BGBl. I S. 2309) mit Wirkung zum 1.1.2011 geändert und ergänzt. Mit dem Vierten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze v. 22.12.2011 (BGBl. I S. 3057) wurden in Abs. 1, 1a und 5 das Wort "Lohnunterlagen" durch das Wort "Entgeltunterlagen" ersetzt. Im Zuge der Errichtung der einheitlichen Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau durch das Gesetz zur Neuordnung der Organisation der landwirtschaftlichen Sozialversicherung v. 12.4.2012 (BGBl. I S. 579) wurden Abs. 1 und 4 begrifflich angepasst. Mit dem Gesetz zur Weiterentwicklung der Finanzstruktur und Qualität in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Finanzstruktur- und Qualitäts-Weiterentwicklungsgesetz – GKV-FQWG) v. 21.7.2014 (BGBl. I S. 1133) wurde § 242b SGB V (Sozialausgleichsverfahren) mit Wirkung zum 1.1.2015 aufgehoben. Entsprechend wurde Abs. 3 Satz 5 gestrichen.

1 Allgemeines

Rz. 2

Die Vorschrift regelt die Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers, die Pflicht zur Aufbewahrung der Entgeltunterlagen, die Möglichkeiten zum Erlass eines Summenbescheides, das Erfordernis von Beitragsnachweisen sowie die Möglichkeit der zentralen Abführung von Beiträgen. Sie gilt auch für die Umlagen der Entgeltfortzahlung nach dem AAG (§ 10 AAG) sowie für die Insolvenzgeldumlage (§ 359 Abs. 1 Satz 2 SGB III).

2 Rechtspraxis

2.1 Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers

Rz. 3

Zu den vom Arbeitgeber nach Abs. 1 Satz 1 zu führenden Entgeltunterlagen gehören alle Unterlagen, die Aufschluss über die Entgeltabrechnungsdaten des Arbeitgebers, die individuellen Entgeltabrechnungsdaten der Arbeitnehmer, das Arbeitsentgelt bei flexiblen Arbeitszeitregelungen und das Wertguthaben nach § 7 Abs. 1a, die Zusammensetzung der monatlichen Arbeitsentgelte, die ordnungsgemäße Erstattung der Meldungen durch Datenübertragung und die Krankenkassenzugehörigkeit (z. B. Mitgliedsbescheinigung) geben. Das sind insbesondere Firmenstammdaten, Personalstammdaten, Brutto-/Nettoabrechnungen einschl. der Nebenbelege (z. B. Provisions- und Prämienabrechnungen, Stempelkarten, Stundenzettel, Fehlzeitenbelege, Zeiterfassungsprotokolle), die Inhalte der dem Arbeitnehmer ausgehändigten Bescheinigungen über die im Wege der Datenübertragung erstatteten Meldungen. Der Inhalt der durch Datenübertragung erstatteten Meldungen ist wie Entgeltunterlagen zu behandeln und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung durch einen Rentenversicherungsträger (vgl. § 28p) folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.

Die Vorschriften über die Führung der Entgeltunterlagen gelten auch für geringfügig entlohnte Beschäftigte, die nicht versicherungspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sind (§§ 8 und 8a). Insbesondere die Aufzeichnungspflicht für versicherungsfreie – geringfügig entlohnte oder kurzfristig beschäftigte – Arbeitnehmer sowie Studenten ist erforderlich, um die ordnungsgemäße Zahlung der Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie Fragen der Versicherungspflicht rückwirkend prüfen zu können. Diese Aufzeichnungspflicht sowie die Auskunfts- und Vorlagepflicht nach § 98 Abs. 1 Sätze 2 bis 4 SGB X und die Duldung der Überwachung und Prüfung nach § 28p trifft auch solche Arbeitgeber, die nur Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung für geringfügig entlohnte Beschäftigte oder für versicherungsfreie kurzfristig Beschäftigte überhaupt keine Beiträge zu zahlen haben.

Durch die vorstehend aufgezeigte Aufzeichnungspflicht sollen die Versicherungsträger in die Lage versetzt werden, Fragen der Versicherungspflicht rückwirkend prüfen zu können.

In welcher Weise und wie lange die Lohnunterlagen aufzubewahren sind, ist in Abs. 1 Satz 1 entsprechend dem Steuerrecht geregelt (§§ 146, 147 AO). Einzelheiten über den Inhalt der vom Arbeitgeber zu führenden Entgeltunterlagen und zur Beitragsabrechnung sind § 8 der nach § 28n Nr. 7 erlassenen Beitragsverfahrensordnung (BVV) zu entnehmen. In der Gestaltung und Art der Aufbewahrung der Entgeltunterlagen ist der Arbeitgeber grundsätzlich frei. Nach § 10 BVV muss aber sicher gestellt sein, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überb...