Hybride Arbeitsortmodelle und psychologische Sicherheit / 5.2 Die Planung

Aufgrund einer detaillierten Analyse wird die Planung der Umstellung möglich. Dabei gibt es nicht ein oder mehrere Modelle, die einfach nur umgesetzt werden müssen, sondern hybrides Arbeiten wird sich in jedem Unternehmen ein Stück weit anders gestalten. Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt werden:

• Das Modell: Aufgrund der Erkenntnisse aus der Analyse sollte ein Unternehmen entscheiden können, welche Arten von Hybridarbeitsplatzmodellen für das eigene Unternehmen geeignet sind, und sich dann auf eines oder eine sehr begrenzte Zahl festlegen.
• Der hybride Arbeitsplatz: Standards vereinfachen Prozesse, senken Kosten und vermeiden Diskussionen. Das gilt auch für die Ausstattung von hybriden Arbeitsplätzen. Daher hat es sich bewährt, für Hard- und Software, die hybrid genutzt werden, Standardgeräte und Konfigurationen festzulegen.
• Der hybride Arbeitsort: Seit Jahren hat sich die Praxis etabliert, mit Notebooks in Zügen oder Cafés zu arbeiten – mit unzuverlässiger und unsicherer Netzverbindung, mangelndem Sichtschutz auf Bildschirme und einer Sitzposition, die weit weg ist von Arbeitsplatzrichtlinien. Mit Homeoffice-Arbeitsplätzen sieht es oftmals nicht besser aus. Daher sollte festgelegt werden, an welchen Orten gearbeitet werden darf, welche Coworking Spaces und öffentlichen Orte neben Homeoffice zulässig sind.
• Das neue Office: Wenn ein signifikanter Teil der Beschäftigten remote arbeitet, bekommt das Bürogebäude eine neue Rolle. Vom Hort für Stillarbeit, wird es zu einer Plattform für Begegnung, Kommunikation und Innovation. Dabei sollten verschiedene Raumkonzepte einbezogen werden: Räume für Kommunikation, Räume mit Rückzugsmöglichkeiten, "Hotel-Arbeitsplätze" für Mitarbeiter, die nur sporadisch anwesend sind, Räume mit Spezialausrüstung und Flexräume, die variabel genutzt werden können. Es gibt mittlerweile etliche Büroausstatter, die sich auf diese Anforderungen fokussiert haben und gemeinsam mit Unternehmen neue Bürowelten planen.
• Gerechtigkeit herstellen: Wie gesagt, werden nicht alle Arbeitsplätze mobil werden können. Das kann als gravierende Ungerechtigkeit erlebt werden. Daher sollte jedes Unternehmen sich auch darum Gedanken machen, welche kompensatorischen Maßnahmen (Geld, Benefits, Freizeit, Entscheidungsfreiheit und Selbstorganisation) denjenigen Mitarbeitern angeboten werden können, die nicht die Freiheit der neuen Arbeitswelt genießen können.
• Budgets: Neben den bereits erwähnten Investitionen und Verschiebungen in laufenden Kosten braucht es in vielen Fällen auch Entscheidungen darüber, ob und in welcher Höhe Budgets für die Nutzung von Coworking-Spaces zur Verfügung gestellt werden. Bei einer deutlichen Reduzierung der eigenen Flächen kann das sogar die kostengünstigere Lösung sein.
• Kommunikations-, Anwesenheits- und Teambuilding-Routinen: Wie gezeigt, leiden insbesondere Kommunikation, Führung, Teamzusammenhalt und Identifikation mit dem Unternehmen in remoten und hybriden Arbeitsmodellen. In vielen Fällen hat es sich als hilfreich erwiesen, dass feste Routinen eingeführt werden. Dazu zählen z. B. feste Teamtage mit Anwesenheitspflicht (Zeiten variieren zwischen einem Tag pro Monat bis zwei Tage pro Woche), Warmup-Routinen für Video-Calls, regelmäßige Teambuilding-Events, Leitlinien für Kommunikationsroutinen und anderes mehr.
• Firmenspezifische Regelungen: Wer darf was wann? Und wie wird hybrid kommuniziert und zusammengearbeitet? Antworten auf diese und weitere Fragen werden am besten in einer firmenspezifischen Regelung dokumentiert. Dazu gehören auch die Normen für Kommunikation, Produktivität, Erreichbarkeit sowie die Sicherstellung des Funktionierens von Prozessen.
• Best Practices: Es lohnt sich auf jeden Fall, bei anderen Unternehmen oder in Veröffentlichungen zu recherchieren, welche Modelle bereits unter welchen Rahmenbedingungen erfolgreich umgesetzt wurden.
• Zeitplanung: Nicht alle Maßnahmen werden sofort umgesetzt werden können. Daher ist ein gestaffelter und realistischer Zeitplan sinnvoll. Dabei muss auch ausreichend Zeit für die Abstimmung mit der Mitarbeitervertretung eingeplant werden.
• Kommunikation: Wie jedes Veränderungsprojekt braucht auch die Einführung hybrider Arbeit eine begleitende Kommunikation, die den Weg bereitet und Mitarbeiter mit einer positiven Einstellung mitnimmt.
• Training: Die Arbeitswelt verändert sich dramatisch, wenn remote gearbeitet und geführt wird. Es lohnt sich daher, Führungskräfte und Teams gezielt zu schulen. Im Vordergrund werden folgende Elemente stehen: die firmenspezifischen Regelungen inklusive der Verpflichtung zur Produktivität und Sicherstellung von Prozessen, Kommunikation im virtuellen Raum, Führen im virtuellen Raum, Cybersecurity.