10.6.1 Gesamtkostenermittlung
Rz. 162
Die Fahrtenbuch- bzw. Einzelnachweismethode ist in § 8 Abs. 2 S. 4 EStG geregelt ("Escape-Klausel"). Danach kann der Wert der Privatnutzung sowie der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und der zu berücksichtigenden Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung auch anhand der tatsächlichen Kosten ermittelt werden.[1] Dies kann bei hohen Listenpreisen, geringer Privatnutzung des Kfz oder wenigen Fahrten zur Arbeitsstätte/ersten Tätigkeitsstätte zweckmäßig sein.[2] Aus dem im LSt-Abzugsverfahren gewählten Verfahren resultiert keine Bindung für die Veranlagungsverfahren (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 S 4 LStR 2023). Voraussetzung für die Fahrtenbuchmethode ist die Ermittlung der Gesamtaufwendungen für den einzelnen Pkw für das jeweilige Jahr. Zu den Gesamtaufwendungen zählen (nur) solche Kosten, die unmittelbar dem Halten und Betrieb des Kfz dienen und/oder bei der Nutzung typischerweise entstehen[3], z. B. Treib- und Schmierstoffe, Haftpflichtversicherung, Kfz-Steuer, AfA und Garagen-/Stellplatzmiete (Rz. 158d).[4] Außergewöhnliche, also nicht typischerweise anfallende Kosten sind vorweg der jeweiligen Nutzung zuzurechnen, z. B. Mautgebühren für private Urlaubsfahrten, m. E. aber auch Unfallkosten[5] oder z. B. Aufwendungen, die durch eine Falschbetankung (mit Diesel statt Benzin) entstehen.[6]
Die Finanzverwaltung folgte dem ab Vz 2011 (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S. 11f. LStR 2023) für beide Alternativen der Nutzungswertermittlung (§ 8 Abs. S. 2 bzw. S. 4 EStG), soweit die nicht durch Versicherungsleistungen gedeckten Unfallkosten 1.000 EUR zzgl. USt übersteigen.[7] Übernimmt der Arbeitgeber die bei einer Privatfahrt entstandenen Unfallkosten, führt dies zwar an sich zu einem zusätzlichen geldwerten Vorteil i. S. v. § 8 Abs. 2 S. 1 EStG; nach R 8.1 Abs. 9 Nr. S. 11ff., 15 LStR 2023 ist dieser Vorteil auch bei Fehlen einer Kaskoversicherung auf einen fiktiven Selbstbehalt von 1.000 EUR begrenzt. Liegt keine Schadensersatzpflicht des Arbeitnehmers vor (z. B. Fälle höherer Gewalt, Verursachung des Unfalls durch einen Dritten) oder ereignet sich der Unfall auf einer beruflich veranlassten Fahrt (Auswärtstätigkeit oder Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte), liegt bei Übernahme der Aufwendungen durch den Arbeitgeber kein geldwerter Vorteil vor.
Die Gesamtaufwendungen geteilt durch die gesamten gefahrenen Kilometer ergeben die Kosten pro gefahrenen Kilometer Vom Arbeitnehmer selbst getragene Kosten bleiben bei der Ermittlung der Gesamtkosten außer Ansatz.[8] Werden (Einmal-)Zahlungen des Arbeitnehmers für die außerdienstliche Nutzung geleistet, sind diese auf den Zeitraum, für den sie geleistet werden, gleichmäßig zu verteilen. Diese mindern den geldwerten Vorteil.[9] Die Fahrtenbuchmethode setzt voraus, dass die Aufwendungen für das Kfz im Einzelnen nachgewiesen werden. Ein betriebsinterner Kostenverrechnungssatz ist ebenso wenig zulässig wie eine Schätzung oder eine eidesstattliche Versicherung des Stpfl.[10]
Der Arbeitnehmer wird den Belegnachweis regelmäßig nicht ohne Mitwirkung des Arbeitgebers erbringen können. Er hat daher einen arbeitsrechtlichen Auskunftsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber.[11]
Eine gesonderte Aufzeichnung der Kfz-Kosten (wie z. B. in § 4 Abs. 7 EStG für nicht abziehbare Betriebsausgaben) ist nicht erforderlich.[12]
10.6.2 Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Rz. 162a
Der Stpfl. muss für die Anwendung von § 8 Abs. 2 S. 4 EStG ein ordnungsmäßiges Fahrtenbuch vorlegen, aus dem sich die beruflichen Fahrten, die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (sowie eventuell die Familienheimfahrten anlässlich einer doppelten Haushaltsführung) und die Privatfahrten erg...
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