Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung / 3 Durchführung einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung

3.1 Umfang

Im Rahmen der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung werden regelmäßig die Daten der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sowie des betrieblichen Rechnungswesens als Teil der Finanzbuchhaltung berücksichtigt. Art und Umfang der für die Betriebsprüfung relevanten Daten und Unterlagen ergeben sich insbesondere aus §§ 8 ff. BVV.

Der allgemeine Umfang einer Betriebsprüfung^[1] bleibt bei einer elektronisch unterstützten Prüfung unberührt. Es handelt sich lediglich um eine andere Form der Bereitstellung der zu prüfenden Betriebsdaten.

Die Teilnahme der Arbeitgeber an der elektronischen Betriebsprüfung (kurz: euBP) ist dabei verpflichtend. Die Verpflichtung erstreckt sich bislang jedoch nur auf die Entgeltdaten. Arbeitgeber können bei dem für die Prüfung zuständigen Rentenversicherungsträger beantragen, dass für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichtet wird.

Ab dem 1.1.2025 gilt die Verpflichtung für Arbeitgeber, die für eine Betriebsprüfung erforderlichen Finanzbuchhaltungsdaten in elektronischer Form zu übermitteln. Falls diese Daten nicht mithilfe eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms (per euBP) übertragen werden, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, sie über eine systemgeprüfte Schnittstelle oder ein systemgeprüftes Programmmodul aus ihrer Finanzbuchhaltungssoftware an die Träger der Deutschen Rentenversicherung zu senden.

[1]

S. Betriebsprüfung.

3.2 Ablauf der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung

Bei der Absprache eines Prüftermins kann die Durchführung einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung mit dem zuständigen Prüfdienst vereinbart werden. Der Prüfdienst wird dann weitere Details zur Datenanlieferung in die schriftliche Prüfanmeldung aufnehmen. Auch ein späterer Wunsch zur Datenübermittlung kann in Abstimmung mit dem Prüfdienst realisiert werden.

Unplausibilitäten und Notwendigkeit der Einsichtnahme einzelner Belege

Ergeben sich bei der Auswertung der Abrechnungsdaten Hinweise, Unplausibilitäten oder die Notwendigkeit der Einsichtnahme einzelner Belege, wird der Prüfdienst diese gezielt beim Arbeitgeber bzw. Steuerberater anfordern. Diese werden insofern entlastet, da im Vorfeld der Betriebsprüfung keine Unterlagen mehr kopiert und zusammengestellt werden müssen.

Durch die Auswertung der übermittelten Daten können im Vorfeld gezielt Sachverhalte aufgegriffen bzw. Belege angefordert werden. Dies kann zu einem wesentlich kürzeren Aufenthalt des Betriebsprüfers beim Arbeitgeber vor Ort führen. Sofern nach Auswertung der Daten aus der Lohn- und Finanzbuchhaltung keine weitere Rücksprache oder die Einsichtnahme von weiteren Belegen erforderlich ist, kann ggf. auch eine Prüfung vor Ort entbehrlich sein.

Praxis-Tipp

Antrag auf außerordentliche Prüfung bei Systemwechsel

Beim Wechsel des Abrechnungsprogramms kann eine Betriebsprüfung auch außerhalb des turnusmäßigen Prüfzeitraums erfolgen. So kann bereits zum Zeitpunkt des Abschaltens des Altsystems eine Datenübertragung und Prüfung erfolgen.

Die außerordentliche Betriebsprüfung muss beim Prüfdienst des zuständigen Rentenversicherungsträgers beantragt werden. Die Kontaktdaten sind im Internetauftritt der Deutschen Rentenversicherung unter der Rubrik Experten > Arbeitgeber & Steuerberater > Betriebsprüfdienst > Prüfbüros der Deutschen Rentenversicherung veröffentlicht.

3.3 Übermittlung der ergänzenden Entgeltunterlagen

Der Gesetzgeber hat in § 8 Abs. 2 BVV geregelt, welche ergänzenden Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.

Zu den begleitenden Entgeltunterlagen gehören Unterlagen zur Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit, zur Staatsangehörigkeit, zur Mitgliedschaft bei der Krankenkasse, zur Entsendung und auch Stundenaufzeichnungen. Es fallen u. a. folgende Unterlagen darunter:

• Personalfragebogen für geringfügig entlohnte oder kurzfristig Beschäftigte,
• Arbeitsvertrag einschließlich etwaiger schriftlicher Vereinbarungen,
• Antrag und Bescheid über die Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status,
• Stundenaufzeichnungen,
• Unterlagen über den Aufenthaltstitel,
• Nachweise über getroffene Vorkehrungen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben,
• Anträge auf Befreiung von der Versicherungspflicht (z. B. für Minijobber).

Die Entgeltunterlagen sind elektronisch als Datei zu führen und mit einem sprechenden Namen (Art der Entgeltunterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt des Dokuments) zu versehen (z. B. befreiungsantrag-mustermann_max-03042023.pdf).

Wie und wo der Arbeitgeber die elektronischen Unterlagen führt, bleibt ihm überlassen. Es sind alle gängigen Formate (z. B. PDF oder Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff) erlaubt. Die Ablage ist sowohl in Ordnerverzeichnissen auf dem Betriebsrechner möglich, als auch in einer Cloud oder in Dateimanagementsystemen.

Die im Rahmen der Betriebsprüfung angeforderten ergänzenden Unterlagen sind auf elektronischen Wege zu übermitteln. Hier ist bei einem laufenden Verwaltungsverfahren der Betriebsprüfung abzuwarten, welche genauen Unterlagen vom Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung angefordert werden.

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